Over zin en onzin van het fenomeen rondvraag

Op de meeste vooraf geformuleerde vergader-agenda’s staat ergens het onderwerp ‘rondvraag’. Het idee ervan is dat zaken die op dat moment aandacht vragen maar niet als agendapunt zijn opgevoerd toch een plek krijgen. In mijn ervaring kan dit punt voor veel gedoe zorgen als de voorzitter niet heel strak de touwtjes in handen heeft. Ontsporingen die ik regelmatig zie:

• De rondvraag staat als eerste punt op de agenda en kost veel tijd waarmee de aandacht voor geplande en voorbereide agendapunten onder druk komt en de creatieve energie al opgesoupeerd is.
• De rondvraag staat als laatste punt op de agenda en kost veel tijd waarmee de agenda uit zijn geplande tijd vliegt en mensen in de problemen komen met andere verplichtingen.
• De rondvraag wordt een ‘vuilnisbak’ van allerlei onduidelijke zaken, ergernisjes, losse eindjes enz.

Wat ik wel zie werken zijn de volgende werkwijzen (en soms ook gecombineerd):

• De rondvraag bestaat niet uit vragen maar louter uit mededelingen waarop niet gereageerd kan worden staande de vergadering.
• Alle rondvraagpunten worden voorafgaand aan de vergadering met de voorzitter afgestemd die status en procedure rondom het punt met de indiener afstemt (‘ter infomatie’, ‘adviesvraag’)  tijd toewijst en strak de regie houdt.

Mijn tips:

1. Geen rondvraag op de agenda zetten en als u toch iets dergelijks wilt er ‘mededelingen’ van maken en aan het begin van de vergadering vastzetten in een strikte snelle ronde langs de deelnemers.
2. Van alle punten die echt op het allerlaatst toch ‘vreemd aan de orde van de dag’ op de agenda moeten, zeer kritsch bekijken of het niet ‘latest, loudest’-dingen zijn en als dat zo is, de indieners ervan feedback geven ter lering voor volgende keren.
3. Later ingekomen punten maximeren in behandelingstijd en eventueel doorverwijzen naar een ander moment.
4. Sowieso geen enkele vergadering langer dan anderhalf uur laten duren zonder een echte pauze (menskundig is dat de maximale spanningsboog).

Uiteraard zijn deze algemeenheden nooit altijd geldig. UIteindelijk gaat het erom dat de juiste besluiten genomen worden en vervolgens ook leiden tot acties die zorgen dat er iets verandert in de wereld. Daarnaast is er in iedere levensfase een andere logica voor vergaderingen samenhangend met de karakteristiek van die levensfase. Een organisatie in groeistuip (Wild Water Fase) zal meer moeten gaan doen aan structuur, systemen en processen vaak ook leidend tot meer overleg. Een organisatie die een beetje artrose heeft (Tredmolen Fase) doet er goed aan eens kritisch door de vergadertuinen te harken om te kijken wat daar allemaal aan standaard cyclisch overleg plaatsvindt en wat dit overleg vervolgens oplevert voor de werkelijkheid van klant en primair proces.

Voor wie nog wat algemene wijsheid wil over de rondvraag hier een citaat uit Wikipedia waaruit ook heel duidelijk wordt wat het probleem is van het fenomeen:

[Een rondvraag is een mogelijk deel van een vergadering waar ieder van de aanwezigen van de bijeenkomst de kans krijgt om zaken op te merken, mede te delen of zijn of haar overgebleven vragen te stellen aan de aanwezigen. Ook al heet het agendapunt ‘De rondvraag’, betekent dit niet dat er alleen maar vragen gesteld mogen worden. Het punt rondvraag komt voort uit: ‘De voorzitter vraagt in den ronde’ of er nog zaken zijn blijven liggen, die de deelnemers nog graag kwijt willen. Op een vergadering is het gebruikelijk om als laatste punt (of soms als eerste punt) de rondvraag op de agenda te plaatsen. De voorzitter van de vergadering geeft dan één voor één de aanwezigen het woord zodat de aanwezige zijn of haar vragen kan stellen over onderwerpen die niet expliciet op de agenda staan of niet onder een ander agendapunt aan de orde gesteld kunnen worden.

Een paar algemene punten over een rondvraag:

• Het is niet gezegd dat iemands toevoeging aan de rondvraag ook een vraag moet zijn: het kan ook het moment zijn om een opmerking te maken, zoals het feliciteren van iemand met een functie waarvoor de persoon is ingeslagen of geïnstalleerd, of het complimenteren of bedanken van iemand.
• Er hoort geen discussie te ontstaan naar aanleiding van een rondvraag
• In een rondvraag horen geen inhoudelijke vragen gesteld of opmerkingen gemaakt te worden over een onderwerp dat besproken is in de vergadering: dit had besproken moeten worden in een eerder punt van de vergadering.
• Soms is het nodig dat men zich vóór de bijeenkomst aanmeldt voor de rondvraag.
• Soms wordt de rondvraag door een aanwezige tijdens een vergadering gebruikt om iets expliciet in de notulen te krijgen]

PS: Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.

Beoordeel deze tip:

nog geen beoordelingen

Laden...