Over autopsie na afloop van een project (goudzoeken)

De start van vele projecten krijgt aandacht. Er wordt gevierd, geïnstalleerd, ge-kick-off-t enz. In dit artikel wil ik een paar tips schrijven over een stiefkindje in projectmanagement en dat is de terugblik na afloop van een project. De kunst & wetenschap van reflectie is vaak een ongeoefend terrein van het management. Dat is echt jammer omdat er vaak zo ongelofelijk veel goud te vinden is in de vorm van lessen voor de toekomst.

AAR: After Action Review is een simpel concept dat gebruikt kan worden voor deze terugblik op basis van 3 vragen. Wat hadden we verwacht dat zou gebeuren? Wat ís er gebeurd? Wat is de verklaring voor het verschil? Voor een projectreview zou het er als volgt uit kunnen zien:

• Organiseer een afgebakend moment met de sleutelfiguren in de uitvoering van het project (gewoon zelf doen en zeker geen externe lieden zoals ik erbij!)
• Bewerk met elkaar antwoorden op de volgende 3 vragen:
• 1. Wat zou de opbrengst/uitkomst hebben moeten zijn? (scope, projectdoel, middelen, tijdspad)
• 2. Wat is de actuele opbrengst/uitkomst?
• 3. Wat is de verklaring van het verschil? (ook als het meer-opbrengst of minder uitputting van middelen is)
• Oogst de inzichten, lessen die naar boven komen. Beschrijf deze en gebruik ze in de organisatie van volgende projecten.

Met deze vorm van reflectie organiseert u een bouwsteen voor het leren in uw organisatie en worden projecten ook echt opgeleverd, afgerond en beoordeeld. Dat is voor alle betrokkenen prettig en ook vitaliserend. Consequent afspreken betekent ook dat je vermijdt dat projecten als ballonnen in de lucht blijven hangen totdat er niemand er meer aan denkt.

De legendarische denk-week (Think Week) van Bill Gates was ook een vorm van deze AAR. Bill trok zich twee maal per jaar een week terug in een klein boerderijtje ergens aan de rand van een meer. Hij reflecteerde op het verleden, heden en de toekomst van zijn bedrijf, van de technologie en van zijn bedrijfstak. Hij deed dat onder andere op basis van een paar honderd (!) voorbereide whitepapers opgesteld door sleutelfiguren uit zijn bedrijf. Hij voorzag deze whitepapers van handgeschreven opmerkingen. Tijdens lange wandelingen verbond hij alle ideeën
en voegde er zijn briljanten aan toe. Hij dacht na over zijn eigen optreden. Hij analiseerde teleurstellingen en successen. Hij reflecteerde en leerde!

Het leidende principe ‘Alles is Beta’ betekent dat alles altijd in zekere zin klad is en blijft in afwachting van iets beters. Een principe als dit houdt de organisatie reflecterend, lerend en vitaal. Een grondige autopsie als afronding van een project kan hier goed bij helpen.

PS: Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.

Beoordeel deze tip:

nog geen beoordelingen

Laden...