Mijn agenda is een lijst!

Geen categorie

afbeelding-3Als ik er goed over nadenk is het opvallend hoe goed ik heb leren vertrouwen op mijn agenda. Ik weet niet wat ik volgende week donderdagmiddag moet doen en toch voel ik mij er heel rustig onder. Al mijn afspraken staan namelijk in een betrouwbare lijst met dagen en uren die ik altijd bij me heb en waar ik zo veel als ik maar nodig vind in kan kijken.

Vanuit de methodische aanpak GTD valt te leren dat het net zo rationeel is om nog 4 andere lijsten bij te houden die maken dat je hoofd leeg is en vrij voor reflectie, creativiteit en intuïtie. De 5 lijsten zijn:

  1. Lijst met afspraken (agenda dus)
  2. Lijst met eerstvolgende acties
  3. Lijst met lopende projecten
  4. Lijst met zaken die onderweg zijn en waar anderen aan zet zijn (wachten-op)
  5. Lijst met misschien/ooit/later items

Het lijkt heel veel. Toch is mijn ervaring na een paar jaar ermee werken dat alle lijsten heel rationeel zijn om te gebruiken. Net zo rationeel als het gebruik van de lijst die agenda heet.

Nog een paar tips vanuit de GTD wereld die mij veel hebben opgeleverd:

Wel doen: In je agenda alleen zaken op nemen die echt bij die dag horen. Dus of afspraken op een specifieke tijd, of zaken die persé op die dag moeten maar niet op een specifieke tijd.
Niet doen: Geen to-do rijtjes of reminders in je agenda opnemen. Deze komen op een andere plek te weten op de eerstvolgende-actie-lijst of als input in een van je inboxen. Zie voor dit laatste een eerdere post.
Terugblik: Wekelijks 2 weken terugkijken in de agenda en alle losse eindjes die erin zitten eruit halen (b.v. was niet bij die bijeenkomst, moet dus achterhalen wanneer de volgende is gepland; b.v. heb iets toegezegd en niet opgeschreven op mijn eerstvolgende actielijst; b.v ben naar nieuwe opdrachtgever gereden maar kwam op de foute locatie terecht dus NAW bijwerken; enz.)
Vooruitblik: Wekelijks 2 maanden vooruitkijken. Waar zijn de pieken en dalen en kan ik daar nog iets aan doen? Waar zit logistieke ellende (‘s-0chtends Groningen en ’s middags Maastricht) en kan ik daar nog iets aan doen? Welke afspraken heb ik heel lang geleden gemaakt en wil ik graag bevestigd zien? Aan welke afspraak zit voorwerk vast dat niet goed gepland zit in de tijd? enz.

De afbeelding komt uit de film “The golden compass” waarin een instrument voorkomt dat een mix is tussen een kompas en een kroniek van de wereldgeschiedenis (verleden en toekomst).

Gerelateerde posts
Tijd: die wonderlijke vriend…
Capture (verzamelen)

Wil je hier meer van? Schrijf je in voor de Online Workshop Timemanagement Personal Lean. In een dagdeel is je e-mail in control, je agenda in balans en heb je in ieder weekend vakantie. Meer info vind je hier

Beoordeel deze tip:

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

3 reacties

  • Rob says:

    Het klinkt heel overzichtelijk en werkbaar.
    Toch vraagt het wel wat discipline om de tijd te nemen, alle lijstjes even af te werken.
    Het is natuurlijk waar dat te regelmatig, voor alle zekerheid, je agenda’s nalopen veel meer tijd vergt en meer onzekerheid geeft.
    groetjes.

  • Ad says:

    Dat klopt. Toch is er rationeel geen alternatief. Je doet ook je agenda niet weg omdat het te veel werk is om er naar te kijken. De inhoud/functie van de andere 4 lijsten is volgens mij onomstreden. De vraag is hoe je de lijsten zo simpel mogelijk kunt houden passend bij je eigen gevoel voor stijl (en fun als het even kan).

    Groet Ad

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *