Maandag tot en met vrijdag evenveel werklast (Heijunka)

De werklast verdelen over de week is gebruik maken van je gezonde verstand. Maar in de praktijk van alledag is dat nog niet zo eenvoudig.

Voorbeeld uit de praktijk

Hierbij een voorbeeld van een bedrijf dat op verzoek inhoudelijke adviezen levert (dat kunnen uiteraard ook orders, sollicitatiebrieven, intakes of telefonische helpvragen zijn).

Per dag komen er per post een aantal adviesaanvragen binnen. Ieder advies krijgt een fysiek dossier waar alle relevante correspondentie een plek in krijgt. Een groot aantal dossiers zijn te beschouwen als ‘onder handen werk’ (OHW). Per dag gaan er ook weer een aantal adviezen de deur uit die afgerond zijn.

Dagverwerking is heel vaak niet mogelijk omdat er nadere informatie moet worden opgevraagd met als gevolg dat er altijd een aantal dossiers ‘in de wacht’ staan. Sommige dossiers hebben misschien helemaal geen uitgebreid dossier nodig en andere dossiers zijn complex en risicovol.

De instroom is niet gelijk maar kan met horten en stoten gaan. De verwerking is ook niet gebalanceerd omdat de bezetting geconcentreerd is op maandag, dinsdag en donderdag (vanwege werkende ouders die woensdag en vrijdag graag vrij hebben). Op woensdag en vrijdag is de bezetting beperkt tot een aantal voltijd-medewerkers.

In dit voorbeeld  is het aantal  OHW + in-de-wacht-dossiers meer als een maandvoorraad. Dat vindt iedereen veel te veel. De opdrachtgevers zijn erg tevreden over de adviezen maar niet over de snelheid waarmee een aantal  adviezen hen bereikt.

Een snel advies leidt tot een bonus een traag advies leidt tot een malus (namelijk een lagere factuur).

Acties om  iets aan deze situatie te doen (overwerken, uitzendkrachten inhuren)  zorgden ervoor dat de berg verschoof van de ene plaats in het proces naar een andere plek in het proces. En na een poos geloofde bijna niemand meer dat er iets aan te doen is en heeft de neiging om in de stand ‘zo-is-het-nu-eenmaal’ te gaan.

Wat is nu de reden van variatie in het werk:

1. De klant(interne klant/collega) levert het werk onregelmatig aan.
2. De bezetting is niet elke dag hetzelfde (‘we werken nu eenmaal met veel parttimers’).
3. De complexiciteit van de dossiers is niet gelijk.
4. In de jaarcyclus zitten pieken en dalen (wisselende vraag, griepgolf, vakanties, Carnaval enz.).

Zo’n vraagstuk los je niet in een dag op. Maar er is veel mogelijk als je gebruik maakt van de schatkist van lean en vooral ook gebruik maakt van de intelligentie en de creativiteit van de mensen die het werk dagelijks doen. In dit geval zijn we bezig met het opschonen (weghalen van de 7 verspillingen) van het proces met behulp van Value Stream Mapping maar ook met Heijunka, het in balans krijgen van in-door en uitstroom van het werk.

De eerste stap op weg naar balans

Een simpele elegante start van Heijunka was in dit geval:
1. Registreer het aantal nieuwe adviesaanvragen per dag.
2. Tel alle dossiers die te beschouwen zijn als onder handen werk
3. Registreer per dag het aantal afgeronde adviezen.
Hang deze paar gegevens zichtbaar voor iedereen op en bespreek ze samen met het streven meer rust en balans in het werk te krijgen. Het verschil tussen ‘in’ en ‘uit’ vergroot of verkleint de werkvoorraad. Als je dit een paar weken doet zul je zien dat er ideeën opkomen om meer balans te krijgen en komt er een gevoel bij de hoeveelheid onderhanden werk (met als listige mindsetverschuiving: is het werkvoorraad of gewoon achterstand?).

Als je eens een keer een workshop wilt over dit onderwerp laat het me weten via de contactpagina.

Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen en/of op de rating-sterren als je dit een aardig artikel vind!

PS: Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.

Beoordeel deze tip:

nog geen beoordelingen

Laden...