Haal eens een stap uit je proces

“Hoe meer stappen in je workflow hoe meer verspilling.”

Het is de moeite waard om even op in te zoomen op deze oude wijsheid en er een paar kleine tips van af te leiden.

Voorbeeld 1 Handtekeningen
Als er drie handtekeningen nodig zijn voor een document dan is er minimaal de kans op de volgende typen verspillingen:

• Wachten
• Stapels/voorraden
• Heen en weren (zowel met het document als wat betreft de communicatie)

Maak er 2 handtekeningen van en het proces wordt al beter.
Maak er 1 van en je proces loopt zeker weten veel sneller.

Voorbeeld 2 Email kabinet
Als je als routine hebt dat je alle mail opbergt in een uitgebreid kabinet van folders en subfolders loop je tegen een aantal verspillingen aan:

• Stapels en voorraden (je laat de emails nl al snel in Postvak In staan als je het druk hebt)
• Zoeken (emails met meerdere onderwerpen hebben geen goed thuis)
• Complexiteit: Verzonden emails worden meestal uitgesloten van deze opberg-excercitie waarmee je geen complete communicatie in de folders hebt.

Wen er aan om alles in 1 groot archief te knikkeren, zet ‘zoeken in alle mappen’ aan. Je workflow is daarmee veel eenvoudiger (scheelt tijd, intelligentie en energie) en je bent van al deze verspillingen af.

Voorbeeld 3 Medewerker in dienst
Als er in een proces veel mensen een steentje bijdragen (bijvoorbeeld indienstneming van een nieuwe medewerker) dan ontstaan er zonder twijfel de volgende verspillingen:

• Heen en weren (vooral van communicatie)
• Wachten (vooral van de kandidaat medewerker)
• Complexiteit (veel mix van digitaal en papier) en logistieke en agendaproblemen

Als je dit proces een keer tekent met behulp van de techniek waardestroom-tekenen dan kun je er zeker een aantal verspillingen uithalen en je proces daarmee inkorten zonder kwaliteit te verliezen.

Reactie? Graag hieronder. Stellen we erg op prijs.

PS: Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.

Beoordeel deze tip:

nog geen beoordelingen

Laden...