Dead or Alive! (de hamvraag bij opbergen van documenten)
Ze zijn zo goed als uitgestorven maar als je goed kijkt zie je ze nog wel eens. Professionals met vergaderordners. Op de zijkant van de (vaak uitpuilende) ordner staat de naam van het gremium/onderwerp. In de map zitten alle vergaderstukken/agenda’s en notulen van de afgelopen tijd.
Dat je ze nog maar zelden ziet, betekent niet dat ze er niet zijn! Ze zijn digitaal gegaan in ‘Dropbox’, ‘Sharepoint’ of een ander vergelijkbare service.
Het idee daarbij is dat je alles wat bij een onderwerp hoort bij elkaar hebt want dat lijkt rationeel.
NIET DUS!
Er is een heel belangrijke sortering die je nog toe moet passen: Dead or Alive?
Dead? Alles waar geen actie meer aan vast zit verklaren we voor dood en gaat naar een eigen plek: Het referentie-archief = terugvind-archief.
Alive? Alles waar wel actie aan vast zit is levend en hoort bij een lopend project/resultaat.
Hoe dan wel (fysiek en digitaal)?
DEAD: In het referentiearchief wanneer het nodig is om te bewaren (dus niet wanneer het stuk al bij de eigenaar wordt opgeslagen of simpel ergens, bv op www, te vinden is) onder het lemma (naam van map) waar je het in de toekomst denkt te zullen zoeken; strikt alfabetisch naast of achter elkaar.
DIGI-DEAD: Lange rij folders op alfabet met terugvind-lemma’s voor de dode content (vermijd nested folders).
ALIVE: In mapjes met alleen de stukken waar actie aan vast zit.
DIGI-ALIVE: Project/resultaatmappen met de levende met actie-verbonden content.
FAQ:
Vraag: Heb ik dan voor ieder onderwerp 2 thuisplekken?
Antwoord: Wanneer je de dode spullen wilt bewaren en je hebt er ook nog levende projecten van: ja.
Mijn vraag aan jou: Maak je dit onderscheid tussen dead or alive? Heb je zelf een waterdichte methodiek?
Zet je reactie hieronder in de comments!
PS: Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.
Beoordeel deze tip:
nog geen beoordelingen
Laden...
2 reacties
Voor mij werkt het niet om een dead-alive onderverdeling te maken. Ik ben dan structureel alles kwijt en ben teveel tijd kwijt met het archiveren en terugzoeken.
Ik loop het liefst met de ordner de vergadering in. Daar heb ik alles bij me wat ik nodig heb/kan hebben/denk te hebben. Tegen de tijd dat-ie uitpuilt is het nieuwe seizoen weer begonnen en heb ik de map opgeschoond en is ws alles mee met het oud papier.
Het liefst zou ik werken met de digitale middelen, maar ik heb geleerd dat ik dan het overzicht niet heb.
Bas, het onderscheid tussen dead or alive wordt gemaakt in een review moment en dat heb je wel in je routine zitten. Jouw dead is letterlijk dead (oud papier).
Mijn conclusie is dat je wel werkt met dead or alive alleen met een langere cyclus. Je zou eventueel kunnen overwegen met een tabblad in je ordners verschil te maken tussen dead or alive. Dat vinden de meeste breinen erg prettig.
En overzicht houden in een digitale workflow is inderdaad aanzienlijk moeilijker dan in de fysieke wereld.
Ad