Veel Zenden is Veel Ontvangen (tis niet anders)

Geen categorie

Situatie: Je bent bezig met mail verwerken (want daar gaat dit stukje over) en denkt er mooi doorheen te komen. Je hebt al minstens 30 mails verwerkt en beantwoord. Sommige met ‘Oké’, andere met ‘Dank je’, nog weer andere met ‘Houd me op de hoogte’ enz. Terwijl je inbox langzaam naar ZERO loopt gebeurt er iets opmerkelijks. Aan de bovenkant loopt uw mailbox weer vol. Voor de ‘Oké’’s krijgt u nog een ‘Oké’ retour. ‘Dank je’ wordt ‘Graag gedaan’ en ‘Houd me op de hoogte’ wordt ‘Doe ik’. En dat in alle varianten die er maar te verzinnen zijn.

Allemaal communicatie die niet veel waarde toevoegt maar wel veel tijd opsouppeert die veel van jullie uiteindelijk opgeteld labelen als corvee. Helaas zijn deze aardige reageermailtjes natuurlijk wel een uitdrukking van het streven naar een prettige samenwerkingscultuur gericht op communicatie en gesprek. Om van hier te komen naar een cultuur waarin actie en resultaat voorop staat en communicatie daarvan in dienst staat is een verandering nodig.

En de reden is simpel: email is nu eenmaal een monster dat direct groeit als je het te eten geeft daarom is het zaak maatregelen te nemen.

Kortom: Het is niet anders:
Hoe email je verzendt hoe meer je zult ontvangen.

Strategie:

  • Laat je secretaresse de aardige nietstoevoegende mailtjes uit je archief vissen, ze voor één keer printen en bespreek ze met haar. Haal er voornemens uit en voer die uit.
  • Gebruik een code voor de afsluiting van de communicatie. Bijvoorbeeld NRN (No reaction needed); ZG (Zaak gesloten) enz. Daarmee is duidelijk dat er een punt is gezet.
  • Spreek met je team af dat de onderwerpregel van een email gebruikt kan worden als een sms-bericht. Een * voor de tekst betekent: er is geen andere inhoud dan de onderwerpregel.
    
Oud:
    Onderwerpregel: Vraagje.
    Hoofdtekst: Beste Annemarie, alles goed daar? Ben je druk? Zou je de bijlage willen reviewen en mij voor aanstaande vrijdag daar iets over willen laten weten. Ga er zonder tegenbericht vanuit dat dit gaat lukken. Hoor graag van je. Groet Ad.
    Nieuw:
    Onderwerpregel: * Graag review bijlage voor vrijdag
    Hoofdtekst: [leeg]
    Het is misschien even wennen en je moet het natuurlijk goed afspreken maar dan werkt het als een snelle en adequate communicatiemanier gericht op actie en resultaat.

Als je dit artikel waardevol vond en er wel meer van zou willen kun je je op deze pagina aanmelden voor het Adjit Ezine. Aanmelders kunnen direct een handleiding Weekreview downloaden en daarmee een checklist maken die je in een uur focus, overzicht en grip geeft. Daarna ontvang je elke vrijdag een mail met daarin 3 tips voor de week die komt.

Met plezier gelezen? Abonneer je dan hieronder op Ad's Blog. Daarnaast ontvang je gelijk een pdf van de eerste twee delen van mijn handboek Personal Lean. Het eerste deel gaat over e-mailbeheer (Inbox Zero), het tweede over agendabeheer (Agenda in Balans).

Gelukt! Je krijgt gelijk de eerste twee hoofdstukken van het handboek toegestuurd.

Beoordeel deze tip:

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Loading...

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *