Uniformeren of standaardiseren
Als je zeker weet dat ‘iets’ werkt en je moet dat ‘iets’ steeds herhalen dan is het wijs om dat ‘iets’ vast te leggen in een routine.
Grof gezegd zijn daar 2 manieren voor:
Uniformeren
(gelijk trekken, vastleggen | doen zoals het hoort)
Uniformeringen worden zichtbaar in formulieren, digitale workflows, in normen voor specifieke beroepen.
Het voordeel is dat het proces of routine vast ligt en daardoor eenvoudiger overdraagbaar wordt voor nieuwe collega’s.
- Nadeel 1: Je routine wordt al heel snel dwingend en gaat in de weg zitten bij uitzonderingen (bijvoorbeeld bij dwingende digitale workflows).
- Nadeel 2: Uniformeringen hebben de neiging om steeds complexer te worden omdat we proberen de problemen van vandaag te tackelen door een nieuwe toevoeging aan de uniforme routine. Een klein voorbeeld daarvan is dat we onze schoenen dienen uit te doen bij security op het vliegveld.
Standaardiseren
(de laatste inzichten vastleggen | blijven nadenken over verbeteren)
Standaarden worden zichtbaar in checklists, in waardestroomtekeningen, in standard-operation-procedures etc.
Het voordeel van deze manier van vastleggen is dat de mensen die werken met de routine er eigenaar van zijn en blijven en dus ook steeds de standaard kunnen gebruiken om verbeteringen toe te voegen.
Het nadeel is dat deze manier van vastleggen alleen mogelijk is in een cultuur die gericht is op verbeteren (never-ending-improvement).
Kwaliteits-systemen krijgen als dragers van uniformering of standaardisering vaak de schuld. Dat is niet terecht. De ISO’s en INK’s van deze wereld zijn neutraal. Je kunt ermee uniformeren én standaardiseren. Uniformeren leidt al snel tot verstarring en tot verplichte review-acties op het moment dat de audits er weer aankomen. Standaardiseren vraagt om een permanente cultuur van empowerment en verbeteren.
Mijn tip: ga voor standaardiseren waar en zo snel als dat maar mogelijk is.
PS: Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.
Beoordeel deze tip:
2 beoordelingen
Laden...
4 reacties
Dag Ad,
Mij niet duidelijk waarom jij het voordeel geeft aan standaardisering boven uniformering.
Soms zijn er situaties die juist uniformering eisen, denk bv aan uitvoeren van risicoanalyses of snel verwerking van grote hoeveelheden informatie voor trends. Wel is het zo dat dat je in het voorbeeld van workflow formulieren een 80/20 benadering moet aanhouden en niet alle mogelijke scenario’s van te voren willen aanvangen. Juist bij die uitzonderingsituaties moet je het niet aan IT overlaten maar gewoon de mensen bij elkaar zetten.
Nu heb ik gelijk een mooi bruggetje naar “standaardiseren “, klinkt altijd erg lean en clean.
Ik hou het liever op “harmoniseren” , een oplossing in harmonie gekozen beklijft altijd:)
Hoi Anton,
Ik geef de voorkeur aan standaardiseren omdat ik veel situaties zie waarin ‘verkalkte’ ooit geüniformeerde processen het werken op basis van gezond verstand in de weg zit. Daarnaast is verbeteren zonder een uitgangspunt (de standaard) te hebben ook een beetje lastig.
Evengoed zie ik je punt. Harmoniseren is wel een heel mooi (en Nederlands) woord. Daar ga ik eens mee leven.
Hallo Ad,
Interessant thema heb je gekozen. Ben er in het kader van mijn werk meermaals tegen aangelopen. Het was voor mij de aanleiding om er ook een blog post over te schrijven waarin ik probeer standaardiseren en harmoniseren te duiden en naast elkaar te houden:
http://www.dumontis.com/blog/standaardiseren
Kort gezegd: uniformeren is nooit het doel, harmoniseren kan soms, en standaardiseren moeten we eigenlijk altijd willen.
Groet,
Rob van Stekelenborg | Dumontis
Dag Rob,
je hebt het mooi omschreven in jouw artikel. Dank voor de link. Zo zie je dat mijn zelf gekozen beperking (tip tot tot max 300 woorden) ook betekent dat er nuances blijven liggen. Maar gelukkig hebben we die nu voor dit thema in jouw blog-artikel.
Dank, Ad