Timemanagement werkt niet (en wat je wel kunt doen)
De gekke paradox is dat je tijd helemaal niet kán managen.
Er zijn voor iedereen 24 * 60 minuten in een dag. We managen onze besteding van de tijd. We komen geen tijd te kort maar willen te veel doen. Tot zover natuurlijk niets nieuws.
Toch is er veel vraag naar timemanagement omdat dit soms toch wel weer eens even helpt je bewust te worden.
Het probleem dat zich uit in een wijdverbreid gebrek aan tijd, heeft niet bij iedereen dezelfde oorzaak. Het kan wel in een organisatie eenzelfde oorzaak hebben. Het vergt altijd wat puzzelen voor me om er achter te komen wat nu precies de onderliggende oorzaak is waarom een manager in de problemen is geraakt op dit vlak.
Ik zie 5 oorzaken:
1. De individuele vaardigheden schieten tekort
Voorbeelden zijn: een taal missen, niet kunnen typen, noodzakelijke software niet beheersen, basale ordening niet op orde kunnen houden enz.
2. De verwachtingen van hoger management zijn onrealistisch (vaak verankerd in de bedrijfscultuur)
‘Pauzes doen we hier niet’. Altijd bereikbaar moeten zijn. Emailcommunicatie gaat altijd door.
3. De noodzakelijke systemen en processen zijn er niet
Alle communicatie verloopt via email (met versie Outlook 2003), er is geen online samenwerkingsplatform, onkosten, facturen, tijdregistraties zijn op een zeer tijdverslindende manier georganiseerd. Er is geen ondersteuner beschikbaar.
4. Prioriteiten zijn er niet of verschuiven per dag
Wat de hoogste persoon ‘in charge’ wil, wordt automatisch tot prioriteit en verschuift vaak.
5. Er is geen allignement (rommelige strategie)
Er is geen verbinding tussen missie, visie, strategie en de verdeling van speelvelden. Er is geen reviewcultuur waardoor er geen consistentie en standaardisatie kan ontstaan.
In een beeld (dat ik geleerd heb van Dan Markovitch) zou dat er zo uit zien:
Een ijsbergtopje met ‘timemanagement-problemen’ veroorzaakt door één of meer fundament-oorzaken.
En nu wat te doen:
Mijn tip is start gewoon met Inbox Zero en bouw vandaar uit goede gewoontes op die je steeds meer overzicht, focus en grip geven (mooie klus voor de vakantie).
PS: Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.
Beoordeel deze tip:
1 beoordelingen
Laden...