Hoe maak je een goede agenda weekplanning?

Er zijn 7 bouwstenen te benoemen die voor iedereen gelden. Ik zal ze hieronder uitwerken. De kunst is om deze te vertalen naar de eigen context en logica. Ik verwijs in dit artikel naar andere plekken op deze blog waar zaken verder zijn uitgewerkt.

1. Plan op een moment dat er nog iets te plannen valt

Dit betekent dat je niet op zondagavond de week die komt kunt gaan plannen. Die zit uiteraard al helemaal vol. Dus ga naar een week in de toekomst waar ruimte zit en begin daar met bouwen aan een nieuwe werkelijkheid.

2. Zorg voor balans tussen afspraken met anderen, afspraken met jezelf en nog niet ingevulde tijd

De hoofdregel is hier dat je je agenda niet meer als voor 60% vol zet met afspraken met anderen zodat je in ieder geval 40 % van je tijd beschikbaar hebt voor afspraken met jezelf en ad hoc zaken (je weet zeker dat ze komen maar je weet niet wanneer). Zie dit artikel voor meer.

3. Gebruik kleuren

Laat afspraken met anderen in de default-kleur en maak afspraken met jezelf bij voorkeur groen (vindt je brein fijn).

4. Wees heel spaarzaam met taken opnemen in je agenda

Alleen als een taak op een specifieke dag en/of tijd hoort verdient deze een plek in je agenda. Alle andere zaken horen er niet in.

5. Meer dan 25 e-mail per dag? Plannen!

Als je meer als 25 e-mails per dag krijgt plan dan tijd in voor het op zijn plek zetten (verwerken ) van deze e-mails. Doe dat uiteraard op basis van Inbox Zero. Plannen betekent een groen blokje opnemen in je weekplanning. E-mail verwerken = werk. Zie dit artikel voor meer.

6. Wees spaarzaam met deadlines

Deadlines kunnen een plek krijgen in agenda en je kunt ze zelfs een opvallende kleur geven (bijvoorbeeld rood) maar wees er voorzichtig mee. Doe het alleen voor knaterhard gecommitteerde deadlines die je niet mág missen. Zie dit artikel voor meer.

7. Zet een weekreview in je agenda (en doe hem!)

Plan in je agenda minimaal een uur om een ordentelijke weekreview te doen. Een vast onderdeel in deze weekreview is een agenda terugblik en een agenda vooruitblik. Download de handleiding Weekreview als hulp.

Met deze 7 bouwstenen kun je proces op gang krijgen die je helpt weken te plannen die een compositie in zich hebben. En ja natuurlijk gaat alles ook geregeld de soep in. En dat is maar goed ook. Dat houdt de boel interessant want: ‘Life is what happens when you’re busy making other plans’ (John Lennon).

Als je eens een keer een workshop wilt over dit onderwerp laat het me weten via de contactpagina.

Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen en/of op de rating-sterren als je dit een aardig artikel vind!

PS: Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.

Beoordeel deze tip:

3 beoordelingen

Laden...