Standaard e-mailteksten altijd bij de hand
Alle e-mailteksten die je vaker gebruikt en niet je uitdrukkelijke aandacht nodig hebben zou je moeten willen automatiseren. Dat automatiseren vergt soms wat puzzelen maar …. dat doe ik dan weer voor je!
Stel: je stuurt regelmatig uitnodigingen of bevestigingen (voor of van gesprekken bijvoorbeeld). Wat zou je met de beste standaardtekst kunnen doen zodat je deze altijd snel bij de hand hebt?
We gebruiken daarvoor de e-mail handtekeningfunctie. Ik beschrijf de truuk hierna in Outlook maar het zal duidelijk zijn dat een vergelijkbare werkwijze ook mogelijk is in gmail of apple mail.
Je normale handtekening ziet er misschien zo uit:
—————————–
Met vriendelijke groet,
Ad van der Hulst
—————————-
Uiteraard kan ik deze tekst aanpassen. En dat niet alleen maar ik kan deze natuurlijk ook langer maken. Bijvoorbeeld zo:
—————————-
Beste ….
Hierbij nodig ik je uit voor ons jaargesprek.
Datum:
Tijd:
Plaats:
Wil je me uiterlijk twee werkdagen van te voren laten weten welke onderwerpen jij aan de orde wilt hebben?
Met vriendelijke groet,
Ad van der Hulst
——————————
Deze hele tekst kan onderdeel worden van een handtekening en daarmee worden gebruikt als template.
Hoe doe je dat?
- Maak een nieuwe e-mail.
- Schrijf de tekst van je template.
- Kopieer alles inclusief de handtekening
- Doe rechtermuisklik op de handtekening
- Je komt nu in het hulpscherm voor handtekeningen.
- Klik op ‘Nieuw’
- Plak alles wat je hebt gekopieerd en geef de handtekening de naam van je template (in dit voorbeeld ‘uitnodiging jaargesprek’).
- Klik ‘opslaan’
Testen
- Maak een nieuwe mail aan.
- Doe rechtermuisklik op de handtekening.
- Kies ‘uitnodiging jaargesprek’ en je hebt het template geactiveerd.
- Vul de open plekken in (naam, datum, tijd + plaats) en de e-mail is klaar voor verzenden.
Gebruik
Je kunt voor allerlei repeterende e-mailteksten zo’n handtekening/template aanmaken.
Uiteindelijk kun je, door met de rechtermuisknop te klikken op de standaard handtekening, het juiste template kiezen en klaar ben je. En dat scheelt een boel corvee!
PS: Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.
Beoordeel deze tip:
4 beoordelingen
Laden...
3 reacties
Handige tip!
Graag zou ik hier een aanvulling bij geven:
Ik gebruik voor dit soort teksten sinds kort PhraseExpress (n.a.v. je tip van 28 november vorig jaar), bijvoorbeeld voor standaard mailtjes zoals het sturen van orderbevestigingen of offertes.
Voor die tijd gebruikte ik in Outlook de “snelonderdelen” (bij invoegen, snelonderdelen), maar deze zijn lastig te wijzigen achteraf.
Het voordeel van PhraseExpress boven de Outlook handtekening is bijvoorbeeld dat PhraseExpress de naam van de contactpersoon in je tekst kan zetten.
Een nadeel van PhraseExpress vind ik dat de tekstkleur standaard ingesteld is, wat Outlook wel automatisch kan mee veranderen. Want bij een antwoord-mail typ ik met blauwe tekst (dan is je handtekening ook blauw), en een nieuwe mail zwart.
Dat is een standaard instelling, en dat zou ik natuurlijk kunnen wijzigen in altijd zwart, waarom zou een antwoord eigenlijk blauw zijn?
Groeten, Lisette
Dag Lisette, dank voor je fantastische aanvullingen!
Ik heb alle standaard antwoorden als Notes in Outlook staan. Maar deze methode lijkt me nog net iets sneller. Ik ga het zeker uitproberen.