Slimme codes in de onderwerpregel
Omdat we met zijn allen veel met ons neus in de email vertoeven een tip voor de onderwerpregel. Een goede onderwerpregel geeft zo veel mogelijk weer van de essentie van de inhoud van de mail, liefst alles. Omdat te bereiken kun je gebruik maken van een aantal samenwerkings-codes. Ik bespreek er hieronder 3.
Exoneratie: Email is communicatie. Als je iets gaat veranderen in de communicatie moet je er wel eerst afspraken over maken.
Code: * (sterretje aan het begin van de onderwerpregel
Betekenis: Dit is alles
Gebruik: Je gebruikt het sterretje wanneer alle info die je kwijt wilt in de onderwerpregel past (als ware het een tweet of chat). De mail zelf blijft dan helemaal leeg.
Code: [y/n] of [j/n] (aan het eind van de onderwerpregel)
Betekenis: Graag een ‘ja’ of ‘nee’ antwoord op de vraag in de mail
Gebruik: Wanneer de inhoud van de email een gesloten vraag is (waarop alleen nog maar het antwoord ‘ja’ of ‘nee’ mogelijk is) dan is het voor de ontvanger heel handig om dit in de snel-scanfase van de inbox te kunnen zien. Zulke vragen kunnen vaak snel beantwoord worden en dat is voor iedereen prettig.
Code: [eom] ‘end of message’ of [eb] ‘einde bericht’ (aan het eind van de onderwerpregel | of eind van de tekst in de email)
Betekenis: Met deze mail is deze communicatielijn afgerond.
Gebruik: Soms blijft een emaildraadje jojo-en’ met ‘dank je’, ‘goed weekend’, ‘jij ook’ enz. Dat kan prettig zijn omdat het je een goed gevoel geeft, maar kan er ook zomaar voor zorgen dat de emailbox nooit leegkomt. Vandaar deze code.
Nu mijn vraag aan jou: Gebruik je emailcodes? Zo ja, wat zijn je ervaringen Zo nee, ga je deze uitproberen/zie je het voordeel. Reacties graag hieronder.
PS: Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.
Beoordeel deze tip:
nog geen beoordelingen
Laden...
7 reacties
[naam van project] onderwerp.
Ben je met meerdere projecten tegelijk bezig of meerdere opdrachten, zet dan de naam van het project/opdracht tussen rechte haken. Kan je gebruiken voor snelscannen van berichten mbt een specifiek project/opdracht.
Goeie Tip! Dank
Wel grappig dat de codes afspraak gebonden zijn. Wij gebruiken [EOM] voor het ‘eerst vermelde sterretje’…
Zoals Gert-Jan ook zegt, specifieke mail laten starten met [project/contextnaam] zodat mensen kunnen ‘batchen’.
(bij)Voordeel van onderwerp te laten starten met projectnaam is dat je alles snel kan groeperen door te sorteren op onderwerp.
De tip van het sterretje voor het onderwerp hebben we meegekregen op een workshop van Ad. Dit gebruiken wij binnen onze afdeling al een aantal maanden en werkt prima! Erg praktisch.
Dank!
Quad erat demonstrantum (het geen te bewijzen was).
De volgende codes gebruik ik:
ACT: je verwacht een actie
ACTS: je verwacht z.s.m. een actie
VRG: je wilt antwoord op een vraag
VRGS: je wilt z.s.m. antwoord op een vraag
TKN: je wilt iets doorgeven, ontvanger hoeft niet te reageren (dit bericht mag ook enkele dagen later gelezen worden door de ontvanger)
TKS: je wilt iets doorgeven, moet z.s.m. gelezen worden
TO: je wilt iets overleggen
TOS: je wilt iets overleggen, moet z.s.m. overlegd worden
DONE: gevraagde actie is ondernomen (vervang ACT en de RE/FWD hierdoor en laat de rest van de opdracht in stand)
JA/NEE: het antwoord op de vraag is ja of nee (als je een kort antwoord kunt geven)