Naming & Framing (over de kracht van naam geven)

6. Systeem

Schedel labelerEen tijd geleden was schedel D2700 uit Georgië in het nieuws. Het ging om een deel van een verre voorloper van de mens (van 1,7 miljoen jaar geleden).

In mijn verbeelding zag ik een Neanderthalerachtige mannelijke gestalte voor mij, tot een medewerker van Naturalis mij meldde dat het scheen te gaan  om de schedel van een jonge vrouw.

Toen moest ik denken aan het skelet dat wij ter lering hadden op de middelbare school. Dat skelet had een naam: Hein. Het simpele feit dat het (overigens kunststoffen) geval een naam had maakte dat we het skelet op konden nemen in onze communicatie.

Had de Naturalis-schedel (want daar heeft D2700 zijn plek) bijvoorbeeld Lisa geheten dan was er totaal andere nieuwsgolf geweest. Al reflecterend op die ervaring kwam ik op het volgende.

Naam geven

Een goede naam geven aan een e-mail, een agenda item, een document of een map is een kunst en tegelijk een onwaarschijnlijke productiviteitsbooster.

  • De naam van een e-mail is de samenvatting van de inhoud in de onderwerp regel.
  • De naam van een agenda-item is de beschrijving van het gewenste resultaat (‘Besluit nieuwe locatie’)
  • De naam van het document heeft alle metagegevens die helpen voor de ontvanger en de zender voor begrijpen waar het document over gaat, eventueel aangevuld met een datumstempel en een naam of initiaal (‘2020-11-15 aanbod xxx adjustintime’)
  • De naam van een folder of een fysieke map heeft een logica binnen de hiërarchie van je systeem. Zie eventueel deze blog voor inspiratie.

Fysieke documenten

Zoek je een systeem voor het restant van je fysieke documenten (het meeste in inmiddels wel digitaal) dan heb ik nog een tip:

Gebruik de volgende logica:

  1. Geen bibliotheeklogica hanteren maar bouwen aan een terugvind-archief
  2. In een simpel A-Z mappensysteem
  3. In een verticaal systeem (staand of ‘landscape’)
  4. Waarin een nieuw item op te bergen is binnen 1 minuut
  5. En dat ook nog leuk/slim/snel is om te doen
  6. En last but not least…

ReferentiearchiefIeder item waar geen actie aan vast zit en dat je wilt bewaren voor ooit/misschien krijgt een eigen mapje met een eigen naam. En in dat naam geven zit hem de clou. Het is de kunst om de naam te vinden die de kans zo groot mogelijk maakt dat je het mapje terugvind op het moment dat je het nodig hebt.

Dat kan niet door  academisch in categorieën te denken maar wel door je even af te vragen welk woord of lemma -begrip er bij je boven komt als je aan het item denkt. Dat lemma komt via een labeler op de voorkant/zijkant van het mapje. De kick die dit proces geeft is het bewijs voor de stelling in de titel van deze blogpost. Het resultaat is een referentie-archief waarin alle zaken een naam hebben gekregen en zijn ingevoegd in een simpel A-Z mapjes systeem.

Dus: een goede naam is een frame die zorgt dat communicatie beter verloopt, terugvinden en review makkelijker wordt.

Wil je hier meer van? Schrijf je in voor de Online Workshop Timemanagement Personal Lean. In een dagdeel is je e-mail in control, je agenda in balans en heb je in ieder weekend vakantie. Meer info vind je hier

Beoordeel deze tip:

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren 1 beoordelingen
Laden...

2 reacties

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *