Ja/Nee mail*
Situatie: Je bent aan het werk in de e-mailbox. Het gaat vlot, edoch … plotseling is er een mail waarvan je niet precies weet wat er mee moet. Er komt een lichte ergernis op en vervolgens heb je de neiging om de mail eerst maar eens even te laten voor wat hij is.De inhoud van de mail is zoiets als:
- “zou je misschien even mee willen denken met XYZ” (ik weet niet wat ik moet doen met XYZ) , of
- “weet jij nog wat we hebben afgesproken/toegezegd” (ik heb niet opgeschreven wat ik zou doen’) , of
- “heb jij nog een goed idee wat we met de stukken in de bijlage moeten doen” (ik begrijp niet meer wat de samenhang is in al deze bijlagen’) enz.
Het zijn vaak mailtjes waarin een ‘we’ wordt gepresenteerd waar ‘ik’ zou moeten staan.
Wat er aan de hand zou kunnen zijn is het volgende: een medewerker die aan jou rapporteert (of een collega manager) en het even niet helemaal weet, probeert (meestal onbewust) je de bal toe te spelen. Als je
- daar niet bedacht op bent;
- in een hulpvaardige modus bent;
- een risico vermoedt;
- veel verstand hebt van de inhoud,
kan het maar zo zijn dat je het werk van de betreffende medewerker of collega gaat doen.
Het effect daarvan kan zijn dat aanbod vraag schept en je steeds vaker dit type mails krijgt. Dus meer mail en en meer oneigenlijk werk dus managementcorvee!
Strategie:
Als je dit type ergernis op voelt komen:
- Ga na of het eigenaarschap van het betreffende onderwerp helder is.
- Als dat niet zo is: schrijf een antwoord dat er voor zorgt dat dit vanaf nu wel helder is.
- Als het eigenaarschap wel helder is stel de e-mailer de vraag of hij de inhoud van zijn mail kan omvormen naar een inleiding + een vraag waarop het enig mogelijke antwoord ja of nee is.
Effect:
De medewerker en collega blijft eigenaar van het onderwerp (en weet er uiteindelijk natuurlijk het meeste van) en komt met een vraag om een besluit vanuit de bredere context of samenhang die de essentie vormt van jouw bijdrage. Daarmee empower je hen en zorgt ervoor dat je zelf niet heel diep in materie hoeft te denken waar je geen eigenaar van bent.
* Deze mail-hygiënische truuk heb ik geleerd van mijn collega Taco Oosterkamp
Tip: Gebruik de wijsheid van je ondersteuner bij deze exercitie. Grote kans dat zij feilloos weet welke zaken van je bord af kunnen.
PS: Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.
Beoordeel deze tip:
nog geen beoordelingen
Laden...