Ja/Nee mail*

Geen categorie
 Situatie: U bent aan het werk in de emailbox. Het gaat vlot, edoch … plotseling is er een mail waarvan u niet precies weet wat er mee moet. Er komt een lichte ergernis op en vervolgens heeft u de neiging om de mail eerst maar eens even te laten voor wat hij is.
De inhoud van de mail is zoiets als:
  • “zou je misschien even mee willen denken met XYZ” (ik weet niet wat ik moet doen met XYZ) , of
  • “weet jij nog wat we hebben afgesproken/toegezegd” (ik heb niet opgeschreven wat ik zou doen’) , of
  • “heb jij nog een goed idee wat we met de stukken in de bijlage moeten doen” (ik begrijp niet meer wat de samenhang is in al deze bijlagen’) enz.
Het zijn vaak mailtjes waarin een ‘we’ wordt gepresenteerd waar ‘ik’ zou moeten staan.
Wat er aan de hand zou kunnen zijn is het volgende: een medewerker die aan u rapporteert (of een collega manager) en het even niet helemaal weet probeert (meestal onbewust) u de bal toe te spelen. Als u daar niet bedacht op bent, in een hulpvaardige modus bent, een risico vermoedt, veel verstand heeft van de inhoud, kan het maar zo zijn dat u het werk van de betreffende medewerker of collega gaat doen.Het effect daarvan kan zijn dat aanbod vraag schept en u steeds vaker dit type mails krijgt. Dus meer mail en en meer oneigenlijk werk dus managementcorvee!
Strategie:
Als u dit type ergernis op voelt komen:
  • Ga na of het eigenaarschap van het betreffende onderwerp helder is.
  • Als dat niet zo is: schrijf een antwoord dat er voor zorgt dat dit vanaf nu wel helder is.
  • Als het eigenaarschap wel helder is stel de mailer de vraag of hij de inhoud van zijn mail kan omvormen naar een inleiding + een  vraag waarop het enig mogelijke antwoord ja of nee is.
Effect:
De medewerker en collega blijft eigenaar van het onderwerp (en weet er uiteindelijk natuurlijk het meeste van) en komt met een vraag om een besluit van u vanuit de bredere context of samenhang die de essentie vormt van uw bijdrage. Daarmee empowert u hen en zorgt ervoor dat u zelf niet heel diep in materie hoeft te denken waar u geen eigenaar van bent.

* Deze mail-hygiënische truuk heb ik geleerd van mijn collega Taco Oosterkamp

Tip: Gebruik de wijsheid van uw secretaresse bij deze excercitie. Grote kans dat zij feilloos weet welke zaken van uw bord af kunnen.

Met plezier gelezen? Abonneer je dan hieronder op Ad's Blog. Daarnaast ontvang je gelijk een pdf van de eerste twee delen van mijn handboek Personal Lean. Het eerste deel gaat over e-mailbeheer (Inbox Zero), het tweede over agendabeheer (Agenda in Balans).

Gelukt! Je krijgt gelijk de eerste twee hoofdstukken van het handboek toegestuurd.

Beoordeel deze tip:

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Loading...

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *