Houd tijd voor een stap, een hap en een plas

Omdat er ooit iemand bij Microsoft na ampel overleg heeft besloten dat in Outlook een nieuwe afspraak altijd een uur duurt staan er bij de meeste mensen veel afspraken van een uur in de agenda’s. Dat op zich is natuurlijk geen enkel probleem. Het wordt pas een probleem als er meerdere van die 1-uurs- afspraken na elkaar in de agenda staan.

Dat kan namelijk helemaal niet.

Je kunt niet op hetzelfde moment op de ene plek met een club eindigen en op hetzelfde moment met een andere club starten op een andere plek.

De consequentie is dat je of bij de ene bijeenkomst te vroeg vertrekt of bij de andere te laat binnenkomt.

In veel organisaties is dat al zo gebruik dat het eerste kwartier van een bijeenkomst rommelige tijd is waarin het vooral gaat om bijkletsen, koffie halen, heen en weren enz. En natuurlijk ook een moment van ergeren van diegenen die graag zouden willen beginnen omdat ze hun eigen schema en dat van anderen willen respecteren.

Mijn pleidooi is om het basisblok in de agenda te veranderen naar 45 minuten en alle bijeenkomsten, bila’s en overleggen wel te laten starten op het hele uur. Het laatste kwartier frictietijd kan dan worden gebruikt voor een beetje lopen, een hap en een plas. En heb je 2 blokken van 45 minuten nodig (wat overigens de langste boog is die mensen kunnen trekken) dan heb je daarna een half uur overlooptijd.

Bovenstaand is niet alleen theorie. Op de plekken waar het wordt gepraktizeerd blijkt dat het uitstekend kan zonder verlies van productiviteit. En het is natuurlijk vooral prettig voor diegenen onder ons die ‘back-to-back’ afspraakdagen hebben.

Ander goede agenda-ideeën? Meld ze hieronder zodat iedereen er voordeel bij heeft.

PS: Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.

Beoordeel deze tip:

nog geen beoordelingen

Laden...