Hoe je een groot systeem niet moet uitrollen

Mijn leermeester Les McKeown in een quote: “The answer to “the new system blues” is quite simple” involve the eventual end users throughout the whole process.”

Een beroemd en pijnlijk voorbeeld.

Vorig jaar werd bekend dat Avon (beauty spullen) ¢125.000.000 af ging schrijven op een nieuwe SAP module die speciaal was ontwikkeld voor de salesmensen van het bedrijf. De meeste van deze salesmensen waren wat wij hier ZZP-ers zouden noemen.

Hoewel het programma precies werkte zoals het ontwikkeld en bedoeld was stemden de salesmensen met hun voeten. Zij vonden het een gebruikersonvriendelijk systeem en wilden er niet mee werken. In drommen liepen ze over naar de concurrent en haalden daarmee de bodem onder het basisproces uit van Avon.

Vandaar deze pijnlijke keus. Terug naar het oude systeem en het hele SAP-verhaal afschrijven als sunk-cost. Een heleboel van de salesmensen kwamen weer terug waarmee een dure les was geleerd.

Hoe kan dat gebeuren?

Processors zien de noodzaak van een nieuw systeem en gaan in gesprek met de leveranciers van systemen en ontmoeten daar uiteraard ook weer processors. Samen maken ze een fantastisch plan inclusief implementatie kick-off, workshops en trainingen.

De eindgebruikers zijn vaak operators die al heel snel in de gaten hebben dat een heleboel in het pakket ballast is en niet nodig om hun werk te doen. Operators zijn praktische mensen en houden van simpel. Waarmee de weerstand begint.

Klinkt het ver weg?

Ik denk dat je ze kent: De Sharepoint’s van deze wereld, of iets langer terug ‘Yammer’? Los nog van alle pogingen om CRM-systemen te implementeren.

Oplossing

Zoals Les McKeown schrijft: Laat de nieuwe processen en systemen niet ontwikkelen door processors alleen. Betrek echt vanaf het eerste moment de operators en laat hen steeds iedere nieuw stukje testen en daarmee voorzien van een reality-check.

Scheelt een heleboel geld en een boel frustratie. En voorkomt misschien ook nog wel dat je beste mensen weglopen.

PS: Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.

Beoordeel deze tip:

nog geen beoordelingen

Laden...