Hoe het aantal emails met +50 % terug te brengen

Bedenk je goed voordat je op de knop ‘Verzenden’ drukt. Met die klik zet je mogelijk een proces in gang dat vergelijkbaar is met de rimpels in het water na het gooien van een steen.

Van 7 managers van een Engels bedrijf werden op hun verzoek de email-gewoontes onder de loep genomen met een verrassende uitkomst voor hen zelf. Gemiddeld besteedden zij 1,5 uur per dag aan email. Zij verzonden per werkdag gemiddeld 56 emails.

Na analyse vonden de managers dat 20 % van de verzonden mails gewerkt had zoals zij dat hadden gedacht. Dit waren de mails met een duidelijke vraag die ook snel en volledig te beantwoorden was door de ontvangende partij. Wat was nu het oordeel over de resterende 80 %?

De managers concludeerden dat de overige 80 % van de mail werd gebruikt voor nadere uitleg, onzinnige dingen (jo-jo-mail: ja, dank; fijn weekend); voor te complexe of te dringende zaken (die bellen of face-to-face-overleg nodig hadden).

In plaats van te zoeken naar slimme tools om deze overvloed te managen keek de organisatie naar de leanprincipes door mail te gaan beschouwen als een ‘industrieel’ bedrijfsproces en met deze bril op te zoeken naar overproductie, herbewerking, complexiteit enz. Hun doel werd daarbij de emailstroom in 4 maanden terug te brengen met 20 %.
De afspraak werd: denk 2x na voordat je een mail verstuurt.

Het gevolg was dat zij gemiddeld 54 % (!) in plaats van 20 % minder mails verstuurden (dus 26 ipv 56 mails per dag gemiddeld).

Zonder dat de rest van de medewerkers ook maar iets aan instructie hadden gekregen daalde het totale aantal emails  dramatisch. Door de 73 andere andere medewerkers van het bedrijf werd 64 % minder email verstuurd. Omgerekend naar tijd en uren per jaar leverde dit 10400 uur per jaar op (tijdens de 2 jaar van het onderzoek). Dit aantal uren bedroeg 7 % van het totaal aantal productieve uren van het bedrijf.

Dus op rij:

• 7 managers zijn kritisch op het gebruik van email
• 73 medewerkers sturen zonder instructie ruim 60 % minder emails
• er komen 10400 uur vrij per jaar voor zaken van meer waarde
• 7 % productiviteitswinst in de organisatie

De aanname en de conclusie van de onderzoekers was dat je techniek niet moet willen bestrijden met nog meer techniek. Het helpt niet om allerlei intelligente software in te zetten om voor te sorteren (zoals gmail nu doet). De zaken die echt helpen zijn:

• kritisch zijn met zenden (zie dit artikel voor de logica daarvan)
• een concreet besluit nemen over iedere mail die je bekijkt
• bellen waarderen (je hoort tenslotte veel meer dan alleen de woorden)
• face-tot-face afstemming gebruiken voor complexe of dringende zaken (gaat nu eenmaal veel sneller)

nb1: onderzoek is in de Wall Street Journal gedocumenteerd

nb2: en ook beschreven in de Harvard Business Review

PS: Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.

Beoordeel deze tip:

2 beoordelingen

Laden...