Een terugkerende interne crisis als rituele dans

Situatie: Er wordt door de afdeling control een email verzonden waarin staat dat er in een bijeenkomst van de directie een deadline is vastgesteld voor het opleveren van gegevens voor een managementrapportage (kwartaalrapport) dat dient als verantwoordingsinstrument voor de directie.

Je ziet deze mail en schrikt omdat uit vorige rondes gebleken is dat het veel kunst en vliegwerk vergt om alle gewenste gegevens (want de gevraagde bijdrage is het invullen van een uitgebreid formulier van control) boven tafel te krijgen en de deadline is al nabij en één van je MT-leden is met vakantie.

Gelukkig is de maandag daarop de bijeenkomst van je MT. Dit punt gaat op de agenda en alle MT leden worden geacht hun deelcijfers te verzamelen. Tijdens deze bijeenkomst wordt er ritueel flink gezucht en gemopperd op de nabije deadline en verkapt op het vele vervelende en stressy werk en de zin en onzin van deze kwartaalrapportage.

Al dat komt in de plaats van energiegevend bouwen aan de toekomst van uw organisatie.

Kortom: aan alle kanten symptomen van managementcorvee zowel voor jezelf als voor je managers.

Komt ook voor bij andere cyclisch voorkomende organisatiezaken: begrotingen, enquettes, kwaliteitsaudits, RI&E’s kwartaalrapportages &  jaarverslagen.

Strategie:

1. Ze je ergernis over deze terugkerende crisis om in een dagdeel hard werken met een of meer managers.
2. Ga in dat dagdeel grondig in op de gevraagde gegevens en de bronnen waaruit deze gegevens gehaald moeten worden.
3. Zorg dat deze gegevens ieder moment (niet alleen op dit kwartaal-moment) op te halen zijn.
4. Maak een pro-active cyclus maken waarin je de planning zelf overneemt voor uw afdeling.
5. Stel met je companen een draaiboek (checklist) op van zaken die gedaan moeten worden voor iedere kwartaalrapportage.
6. Maak een van je medewerkers eigenaar van de cyclus en van het afwerken van het draaiboek.

Effect: Dit managementcorvee krijgt een plek in een solide organisatie-routine waar je zelf nauwelijks omkijken naar hebt. Je loopt voor op de planning van control. Je bent van de interne ergenis en stress af en vooral: je kunt je tijd besteden aan je bijdrage voor de organisatie als geheel.

PS: Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.

Beoordeel deze tip:

nog geen beoordelingen

Laden...