2021 Het jaar van minder Outlook en meer Teams

5. Communicatie, 6. Systeem

In 2020 kregen de meeste drukke werkers Teams erbij als communicatie en samenwerkingsgereedschap.

Teams is in eerste instantie in de plaats gekomen van live-meetings. Maar nu zo langzamerhand zie ik de vragen ontstaan naar wat Teams nog meer onder de motorkap heeft. En vooral ook wat dat betekent voor de workflows waar we aan gewend zijn.

Mijn inschatting – gebaseerd op vragen die ik krijg – is dat het een jaar wordt waarin Outlook minder gebruikt gaat worden en Teams veel meer.

Een voorbeeld: Bestanden heen en weren en bewerken

Als ik een bestand naar een Rob stuur via e-mail met de vraag voor review dan gebeurt er dit:

  1. Ik heb het bestand ergens in mijn systeem
  2. Ik voeg het als bijlage toe aan een e-mail (er ontstaat een ‘tijdelijk’ bestand in de outbox)
  3. Rob ontvangt het in zijn inbox (tijdelijk bestand wordt aangemaakt)
  4. Rob zet het ergens in zijn systeem als bestand en bewerkt het.
  5. Rob voegt het als bijlage toe aan een e-mail (tijdelijk bestand wordt aangemaakt)
  6. Ik ontvang het in mijn inbox (tijdelijk bestand wordt aangemaakt)
  7. Ik zet het ergens in mijn systeem

Kortom er zijn 7 bestanden nodig om deze samenwerking te organiseren. Dat is niet handig. Dat wisten ze bij Microsoft natuurlijk ook wel en dus is dit opgelost in Teams. Er is één bestand op een vaste plek dat daar wordt bewerkt en  waarvan alle wijzigingen zichtbaar blijven.

Hoera: we zijn af van overvolle inboxen, we zijn af van versie beheer en af van zoeken naar een van de vele incarnaties van ons bestand.

Dus als je intern samenwerkt stuur je NOOIT meer een bestand per e-mail. Alles krijgt een duidelijke plek in een Team/Kanaal en je hebt minder corvee, verspilling, gedoe en zoektijd.

Dit zal betekenen dat de communicatie rondom de bestanden logischer wordt via Chat of Posts in Teams. En dus Minder Outlook  | Meer Teams.

Het leven zit vol wonderen!

PS: Links onderin Teams staat ‘Help’. Daar vind je alle uitleg en video’s over de mogelijkheden en functies van MS Teams. Dus zorg dat je er niet pas over vijf jaar achter kom wat er allemaal mogelijk is…

Wil je hier meer van? Schrijf je in voor een van de Online Workshops. Kort, vrolijk en direct toepasbaar. Meer info vind je hier.

Beoordeel deze tip:

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren 2 beoordelingen
Laden...

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *