16 slechte gewoontes die je afhouden van een lege inbox

12 december 2013 |

Inbox ZeroInbox Zero is een feit als je Postvak In alleen ongelezen e-mail bevat en het aantal zich tussen 0 en 1 scherm bevindt. Je ziet dan in ieder geval wit aan de onderkant van je scherm en dat is het criterium voor een Postvak In dat in control is. Hieronder 16 gewoontes die voorkomen dat je Inbox Zero haalt.

1. Kijken en niks doen
Hoe vaak open je je ‘Postvak In’ om er alleen even doorheen te scrollen maar doe je feitelijk niets? Als je ‘Postvak In’ opent: Doe iets! Ruim op, archiveer, maak taken aan, maak ‘wachten-op’s’ enz.

2. E-mails weer ongelezen zetten
Nooit doen! Het is alsof je de brief weer in de envelop stopt, dicht plakt en weer in eigen brievenbus stopt. Dus als er een actie aan vast zit: zet hem in een actie-mail-folder of maak een taak of agenda-item aan.

3. Geen ritme of systeem
De snelheid waarmee je je emails kunt verwerken hangt net als alles in de wereld af van goede gewoontes en routines. Wanneer je geen vaste tijd hebt om mail te verwerken, wanneer je geen slim systeem hebt áls je eenmaal je e-mail gaat verwerken dan ben je de sjaak. De hele dag kost de inbox je energie en wordt zeker nooit zero.

4. Gegarandeerd kansloze missie kiezen
Als je jezelf tot doel stelt ‘zo veel mogelijk’ mails te verwerken dan heb je geen duidelijk doel en ga je het dus ook niet halen. Twee keer per dag je Postvak In helemaal zero is een heel helder doel waar je heel snel aan verslaafd zult raken (komt in je comfortzone net als tandenpoetsen en douchen).

5. Lange e-mails schrijven
Mensen lezen geen e-mails. Ze scannen ze zo’n beetje. Dus maak je je e-mails heel goed leesbaar door ze kort te houden, veel te werken met opsommingstekens, duidelijk te zijn in wat je wilt enz. Als gevolg krijg je minder en kortere e-mails retour.

6. Emotionele emails schrijven
Geen bozigheid, feedback, ironie/vage leut en andere mogelijk emotionele zaken per e-mail doen. E-mail is er niet geschikt voor. Wel doen leidt op zijn best tot verwarring, maar genereert meestal veel onnutte en risicovolle heen-en-weers. Zit je wat dwars: bel of ga langs. Niet e-mailen.

7. Complexe of dringende zaken per e-mail af willen handelen
Complexe zaken komen nooit goed uit de verf in e-mail. Probeer je probleem maar eens uit te leggen aan een helpdesk die alleen maar per e-mail te bereiken is. De kans dat je direct begrepen wordt is nihil. Je verzucht al snel dat bellen veel sneller zou zijn. En dat is ook zo!
Voor dringende zaken geldt iets dergelijks. Alleen is de follow up dan vaak ook telefoon (‘heb je mijn mail van een half uur geleden al gelezen’).

8 RE:RE:RE:RE
Als een e-mail vaker dan 3 keer heen en weer gaat is het voor het onderwerp geen goed medium: bellen of face-tot-face dus.

9 Reply All en CC te pas en te onpas gebruiken
Pas op wanneer je dit inzet. Het zou maar zo eens kunnen zijn dat mensen die in RA of CC staan zich met de conversatie gaan bemoeien met als gevolg dat je weer meer e-mail krijgt en dus je Postvak In helemaal nooit meer zero krijgt.

10 Onbegrijpelijke wartaal digitaal rondsturen
Als je een e-mail schrijft: wees duidelijk. Wees specifiek. Lees je e-mail voor je hem verstuurt nog een keer door. Zet hem even weg als concept en review de e-mail nog een keer. Heldere e-mails leiden tot veel minder vraag en weer uitleg e-mails.

11. Steeds weer dezelfde teksten typen
Als je in de situatie bent dat je vaker alinea’s aan het herhalen bent in e-mails: verzin een list. Maak een mini-datbase van herhalende zinnen (b.v. in een nooit te verwijderen conceptmail) of gebruik Textexpander, Active Words of Fingertips.

12 Nooit ‘unsubscribe’ gebruiken
Meld je af voor nieuwsbrieven en reclame die je helemaal niet wilt hebben. Als je het niet doet heb je een herhaling van (irritante) corvee-zetten.

13 Zelf veel e-mails sturen
De wet is nu eenmaal: hoe meer je zend hoe meer je ontvangt. Derhalve is de snelste interventie om de Postvak In zero te krijgen simpelweg minder e-mail te sturen.

14 Muizen
Muizen en slepen kost tijd en is niet precies. Leer jezelf de basissneltoetsen aan die horen bij jouw programma en merk hoe elegant dat gaat.

15 Niet blind kunnen typen
Als e-mailen een basiscommunicatiemiddel voor je is leer jezelf dan blindtypen. Het grootste oponthoud is er na een minuut achter komen dat er chinees in hoofdletters op je scherm staat in plaats van de briljante alinea waarvan jij dacht dat je die aan het typen was.

16 In het wilde weg zoeken in Outlook
Outlook staat default op zoeken in de folder waar je in aan het werken bent. En dat is natuurlijk bijzonder onhandig. Ga naar Bestand/Opties/Zoeken en vink zoek ‘in alle mappen + verwijderde items’ aan en klik op ‘ok’. Alle andere programma zoeken in alles zoals het hoort.

Ken je nog meer slechte gewoontes? Zet ze dan hieronder in de comments. WANT IK SPAAR ZE!!

Wil je hier meer van? Schrijf je in voor een van de Online Workshops. In een dagdeel is je e-mail in control, je agenda in balans en heb je in ieder weekend vakantie. Meer info vind je hier

Beoordeel deze tip:

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren 1 beoordelingen
Laden...

2 reacties

  • Marco says:

    Je dag beginnen met e-mails afhandelen, de doodsteek voor een productieve dag.

  • Jurgen says:

    Voor punt 11 kun je ook AutoHotKey gebruiken (is trouwens ook handig voor tal van andere taken die je wil automatiseren)

    Outlook (en Thunderbird) heb ook beide een heel goed systeem van filters. Zo gaan alle newsletters die ik wel wil lezen maar die meestal niet dringend zijn in een aparte map.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.