Twee cheques van totaal $ 22.000.000 en 5S

Ik las een bijzonder verhaal. Een veel belovende medewerker was benoemd tot vice-president bij een grote investeringsbank. Na een paar weken ging zijn baas (vrouw, managing director) eens kijken hoe het de junior VP ging.

Zij trof de man aan in zijn kantoor tussen grote stapels papier, dossiers. Zowel op zijn bureau als op de grond. Gekscherend vertelde zij hem dat het wel zaak was snel te leren zijn zaakjes beter te organiseren omdat in de hogere echelons orde wel erg op prijs werd gesteld.

Haar oog viel op een officieel papier dat gedeeltelijk uitstak uit een van de stapels. Zij pakte het vast en het bleek een beschikking van de IRS (USA belastingdinest) te zijn met een teruggaaf van $ 14.000.000.

Dit papier bleek te dateren van 6 maanden eerder en lag daar dus al zes maanden zonder actie. De man werd gesommeerd direct diezelfde dag zijn stapels op te ruimen en er kwam nog een cheque te voorschijn van $ 8.000.000.

Het verweer van de man was dat hij zoveel snel bewegende en aandacht vragende projecten had dat hij er niet aan toe kwam om alles op te ruimen en uit te zoeken. Daarnaast was het hem ook niet bekend naar welke afdeling en functie hij precies deze cheque moest doorsturen. Uiteraard had hij het wel goed willen doen maar in de hectiek van iedere dag waren de cheques in de mist verdwenen.

Aan het eind van dezelfde dag was de man zijn baan kwijt.

Dus wat doet troep?
Troep (stapels, onduidelijke postbakjes, blocnotes, tijdschrijften enz.) zorgt ervoor dat afwijkingen niet zichtbaar worden. De stapels worden diffuse, onduidelijke en op het laatst betekenisloze plekken waar van alles in kan verdwijnen.

Ook zaken als deze cheques, contracten, belangrijke aantekeningen, briljante ideeën, alles verdwijnt in de mist van de stapels. En het blijkt dat wij als mens een fenomenaal talent hebben om zelfs uiteindelijk gewoon om stapels heen te kijken. We zien ze gewoon niet meer!

Wat te doen?
De beste en simpelste methodiek heet 5S. Hieronder in het kort beschreven. De methodiek heet 5S omdat het 5 werkwoorden betreft die ieder met een S beginnen.

S1: sorteren
Tijd vrijmaken om een keer al je spullen vast te pakken en jezelf af te vragen: ‘Is dit (mogelijk) overbodig?’
Alles wat overbodig is kan weg. Alles wat mogelijk overbodig is leg je tijdelijk apart om er na de excercitie nog eens iets van te vinden.

S2: structureren
Van alles wat mag blijven na S1 bepalen hoeveel je van wat wilt hebben en welke plek het verdient (op basis van de betekenis die het voor je heeft). wat je veel en vaak gebruikt mag dichtbij wat je zelden gebruikt mag in de kast aan de andere kant van je kamer.

S3: schoonmaken en onderhouden
Even bekijken of alles heel en schoon is en daar actie op zetten. Ook ervoor zorgen dat de basale mini-voorraden aanwezig zijn in de juiste hoeveelheid (printer gevuld). In deze fase is het van belang om goede afvallijnen te organiseren. Waar gaan de kringloopspullen naar toe? Waar gaan de lege batterijen naat toe? Waar gaan de shredder-paparassen naartoe? enz. slechte afvoerroutes zijn vaak de orzaak van constipatie op werkplekken ne afdelingen.

S4: standaardiseren en visualiseren
Nadenken of er een vaste plek te creëren is voor zaken en ervoor zorgen dat dit ook visueel is ondersteund door een stickertje of een streep, een kleurtje of wat ook maar passend is. Als je goede routines hebt gevonden deze ook vastleggen in een checklist zodat ze ook nog eens over te dragen zijn aan ondersteuners, meewerkers of opvolgers.

S5: systematiseren
Regelmatig S1 t/m S4 op de rol zetten.

nb: 5S kan ook prima in het klein (probeer het eens met uw sleutelbos of portemonnee) maar uiteraard ook prima in het groot op een afdeling. En ik kan u daarbij uiteraard ook prima ondersteunen :-). Het verhaal komt uit dit boek.

PS: Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.

Beoordeel deze tip:

nog geen beoordelingen

Laden...