Stop met beginnen, maak meer af (minder in, slimmer door, vaker uit)

Productief zijn betekent waardevolle dingen doen. In het economische veld zijn ‘Net gestart’, ‘half af’, ‘bijna af’, ‘komt nooit af’ allemaal stadia die nog geen productiviteit leveren. Afmaken is nodig om de waarde zichtbaar te laten worden. De omkering is: zolang er nog projecten/acties/zaken af te maken zijn kun je nog productief zijn.

Het lijkt erop dat we steeds meer te doen hebben in dezelfde tijd. Bottom line betekent dit dat er steeds meer input komt van alle kanten waar we iets mee moeten. Het verwerken van de input is gelimiteerd door het aantal uren dat we aan werk willen of moeten besteden. Meer ‘in’ dan ‘door’ betekent dat er werkvoorraad, stapels en volle inboxen ontstaan. De output is alles wat we willen leveren en vooral ook alles wat we hebben toegezegd te zullen realiseren voor interne of exerne klanten. Ik focus voor u op de drie beroemde stadia van ieder proces: in-door-uit.

Drie strategiën
1. Minder IN

• Wees heel kritisch op dat wat uw wereld binnen wil komen. Maak een echt ‘voorportaal’ voor alle post, ideeën, losse eindjes, briefjes, tijdschriften, artikelen, rapporten enz. enz. Dat kan door middel van een fysiek verzamelpunt, een mand, doos, postvak oid. Als het maar wel aantrekkelijk is om naar te kijken en mee te werken.
• Doe er niets anders mee dan alleen maar eerst eens verzamelen (dus niet alvast even kijken).
• Maak een ritueel (liefst dagelijks) om een besluit te nemen over ieder van de items op basis van bijvoorbeeld het MMC workflow diagram (kunt u hier downloaden).
• Als u besluit iets níet op te willen nemen in uw workflow (een tijdschrift/nieuwsbrief dat u niet leest) denk dan even door of u hier niet op een ‘loop’ bent gestuit waarvan u de stroom kunt stoppen (abonnement opzeggen). En vergeet natuurlijk niet dat de beste strategie voor mail is: minder sturen is minder ontvangen.

2. Slimmer DOOR

• Beperk het aaantal zaken die u ‘onder handen’ heeft en werk er in blokken aan, passend bij het belang en omvang van het betreffende item.
• Denk een keer na over uw werk-rust-ratio. Anderhalf uur achter elkaar concentreren is max.
• Vaak ongeplande zaken voorrang geven frustreert.
• Te lang zitten is vermoeiend.
• Onvoorbereid een gesprek of vergadering ingaan voelt (meestal) niet goed.
• Ja, onze moeders hadden toch gelijk! Een opgeruimde werkplek is veel effectiver. Uw bureau is uw werkplek en niet uw opslagplaats, archief, aflegplek, verzamelplaats voor allerlei nut en onnut, vaak en nooit gebruikt equipment enz.

3. Eerder en vaker UIT

• Als het item delegeerbaar is: delegeren!
• Als een zes voldoende is laat het daar dan ook bij. Als het een tien moet zijn zorg dan ook daarvoor.
• Werk vanuit uw agenda en zorg dat er minimaal 40 % van uw tijd beschikbaar is voor adhoc zaken en afspraken met uzelf. Overleggen is nog geen actie. Actie is nog geen resultaat. Een resultaat schept nog niet vanzelf waarde voor uw interne of externe klant.
• Zorg dat u niet afgeleid wordt tijdens een afspraak met uzelf tenzij het echt dringend én belangrijk is.
• Neem tijd voor overzicht over alles waar u (en uw mensen) zich aan heeft (hebben) gecommitteerd. Werk het meest aan zaken die wel belangrijk zijn maar nog niet dringend.
• Houd een resultatenlijst bij.
• Doe een Weekly Review!

De cyclus verbonden met deze strategiën is een drietrapsraket:

1. Het werk zo elegant en flexibel mogelijk inrichten in het verlengde van uw persoonlijkheid en energie.
2. Permanent gericht zijn op slimmere, betere, snellere, goedkopere manieren om uw werk te doen en daarmee blijven experimenteren.
3. Van uw medewerkers eisen dat zij ook stappen zetten op de weg naar verminderen van corvee en vermeerderen van resultaat, en daarbij uzelf zien als coach en mentor. (want relaxt en effectief werkende medewerkers vergroten de waarde van uw organisatie of afdeling zichtbaar voor alles en iedereen).

Als je dit artikel waardevol vond en er wel meer van zou willen kun je je op deze pagina aanmelden voor het Adjit Ezine. Aanmelders kunnen direct een eBook downloaden dat gaat over slimme systemen, processen en structuren (‘Minder managementcorvee, Ruimte maken voor resultaat). Daarna ontvang je steeds op donderdag om de twee weken het Adjustintime eZine met een artikel + een tip.

PS: Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.

Beoordeel deze tip:

nog geen beoordelingen

Laden...