Slimme kwartaalrapportages

In veel organisaties wordt er per kwartaal gerapporteerd op een aantal KPI’s. Het onderstaande verhaal gaat daarom uit van 4 kwartalen per jaar. Hetzelfde geldt overigens voor het rapporteren per maand.

Kennen en/of sturen
Kengetallen krijg je door zo goed en slim mogelijk de werkelijkheid te vangen in cijfers. Stuurgetallen vertegenwoordigen waarden waar je naar streeft. Helaas en gelukkig is niet alles meetbaar maar een beetje goede rapportage kan een behoorlijk beeld op leveren van het wel of niet in control zijn van uw organisatie.

Seizoensinvloeden
Bij het bespreken van kwartaalrapportages is naar mijn ervaring altijd veel uitleg nodig. De cijfers zijn soms te laat, soms evident onjuist en vaak is er ook een toelichting noodzakelijk die te maken heeft met griepgolven (verzuim); vakantieperiode (productiviteit) enz. Die uitleg is begrijpelijk maar niet nodig omdat er in ieder jaar wel een griepgolf en een vakantieperiode zit. Dat kan anders.

Voortschrijdend jaar ipv losse kwartalen
Het geheim is dat je de rapportages anders presenteert met dezelfde cijfers. Je rapporteert niet langer Q1. Je rapporteert ieder kwartaal het gemiddelde van de vier voorafgaande kwartalen.
In Q1-2012 dus over het gemiddelde van Q2-2011; Q3-2011; Q4-2011 en Q1-2012 (het nieuwe kwartaal). In de volgende rapportage gaat Q2=2011 eraf en komt Q2-2012 erbij.

Voorbeeld in cijfers oud (arbeidsongeschiktheid)
Q1 2011 is het verzuim 7,2 % (want griepgolf)
Q2 2011 is het verzuim 5,9
Q3 2011 is het verzuim 2 (want vakantie)
Q4 2011 is het verzuim 4,6
Q1 2012 is het verzuim 6,8
Q2 2012 is het verzuim 5,7
In een grafiek:

Als u deze kwartalen los zou rapporteren zou je daar steeds de uitleg bij nodig hebben.

Voorbeeld in cijfers nieuw (arbeidsongeschiktheid)
De nieuwe rapportage met voortschrijdende jaren is mogelijk vanaf Q4-2011 (want we hebben de data van de 3 voorafgaande kwartalen).
De voortschrijdend jaargemiddelden per kwartaal zouden er als volgt uitzien:
Q4 2011 is het gemiddelde van de 4 kwartalen: 4,93 %
Q1 2012 is het gemiddelde van de 4 kwartalen: 4,83 %
Q2 2012 is het gemiddelde van de 4 kwartalen: 4,78 %
Wanneer u de gemiddelden in een grafiek zet komt er een trend tevoorschijn die veel meer zegt dan cijfers.

Geen noodzaak meer voor toelichtingen op kwartaalcijfers want het gemiddelde dempt alle seizoensinvloeden.

Nadeel
Het nadeel is dat er geen ontsnappen meer aan is. De trend is de trend. Tenslotte geeft het stuurgetal de gewenste richting aan voor de trend en kan meegenomen worden in een grafiek (bij verzuim naar beneden, bij productiviteit naar  boven enz.).

PS: Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.

Beoordeel deze tip:

nog geen beoordelingen

Laden...