De zaak op zijn kop (over drukke managers)

Hoe het komt dat managers vaak onnodig druk zijn.

‘De Zaak’

Het oerbeeld van de organisatie is een pyramide. Van bovenbaas tot uitvoerende medewerker met een of meer lagen managers ertussen.

Plannen gaan top-down. Het primaire proces loopt van links naar rechts en van verwachtingen naar tevredenheid. De verwachtingen komen van klanten, van stakeholders, van financiers/aandeelhouders en vaak ook de overheid. Tevredenheid ontstaat wanneer de verwachte waarde gecreëerd is tegen de verwachte prijs op de tijd die is afgesproken.

‘De Zaak op zijn Kop’

Je kunt ook anders kijken en dan gaat de pyramide op zijn kop. Het primaire proces loopt ook hier van verwachtingen naar tevredenheid. De teamleider bevindt zich op het niveau van de eerste stippellijn, de manager op het niveau van de tweede stippellijn en de bovenbaas bevindt zich in de punt.

Wanneer er iets stokt of fout loopt in het primaire proces en niet opgelost kan worden op basis van de kennis, kunde en/of bevoegdheid van de uitvoerende professionals dan ‘valt’ het probleem naar de volgende managementlaag in dit beeld naar de teamleider.

De teamleider helpt met zijn bevoegdheden, kennis en kunde het probleem oplossen en verbetert tegelijkertijd het proces. Door dat consequent te doen, valt het zelfde probleem niet nog een keer naar beneden en hebben de medewerkers er iets bijgeleerd.

De teamleider kan dit doen als voldaan is aan de volgende voorwaarden:

• de teamleider kent het primaire proces van haver tot gort
• de span-of-control is redelijk
• taak, verantwoordelijkheid en bevoegdheid passen bij elkaar (hij is werkelijk eigenaar van het primaire proces en leider van zijn team)
• de teamleider heeft een goede eigen workflow en zorgt ervoor dat hij nooit de bottleneck van zijn team wordt (dus heeft agenda op orde, iedere inbox zero, is een goede voorzitter)

En dan komt het!

Als de teamleider het probleem niet kan oplossen valt het probleem, geheel conform de zwaartekracht, door naar de tweede stippellijn en komt terecht bij de manager (plaatje 1). Deze kan op verschillende manier omgaan met het vanuit het primaire proces doorgevallen probleem.

Plaatje 2: De manager gaat met de teamleider aan de slag in zijn proces en helpt hem met coaching, richting, een besluit, een kader het probleem op te lossen. Na deze interventie heeft de teamleider én het probleem opgelost én heeft er weer iets bijgeleerd in zijn eigen leidinggevende proces.

Plaatje 3: De andere en veel voorkomende manier is dat de manager zelf naar het primaire proces gaat en met zijn kennis en ervaring het probleem oplost. Hij is daarmee in de ‘held’-valkuil gevallen. De medewerkers van het primaire proces weten nu niet meer wie hun baas is (de teamleider of de manager). De teamleider heeft niets geleerd behalve dat de manager bij alarm zelf het probleem op gaat lossen en hem passeert. En de manager krijgt het idee dat hij onmisbaar is en dat dit de reden is dat hij het hardste en meeste werkt van iedereen. Dat is allemaal niet handig en geeft gedoe.

Het kan nog erger!

Dit ontstaat als de manager het oorspronkelijke probleem ook niet kan oplossen en  het probleem nog een keer door-valt naar de bovenbaas (plaatje 4). De meest voorkomende manier van handelen van deze is het probleem direct weer terug te leggen bij de manager en hem op te roepen het probleem op te lossen op het niveau van de teamleider (plaatje 5). Dan is er niets aan de hand en het ‘toneelstuk’ loopt als een zonnetje. Deze manier is de koninklijke weg waar iedereen, tot en met de klant van het primaire  proces, baat bij heeft.

Het komt uiteraard ook voor dat de bovenbaas in de held-valkuil stapt en op het niveau van de teamleider of zelfs op het niveau van het primaire proces intervenieert (plaatje 6). Die ingreep veroorzaakt heel veel gedoe, stress, onduidelijkheid en onveiligheid en haalt zowel de manager als de teamleider uit hun respectievelijke rollen.

Moraal: als de manager of de bovenbaas het werk gaan doen van de laag onder hen (De Zaak) of de laag boven hen in De Zaak op zijn Kop, dan zijn ze in de heldenrol gestapt en hebben het dus -zelf veroorzaakt – heel druk.

Tip! Ben je een Apple/Mac gebruiker? Kijk dan eens op de website MacMonk

Beoordeel deze tip:

nog geen beoordelingen

Laden...