De ultieme e-mail workflow (IZ in 5 fasen)

Inbox Zero, Personal Lean

Wie ooit wel eens heeft nagedacht over een goede methodiek voor e-mail-verwerking of het boek Getting Things Done heeft gelezen en deze manier van denken toepast op e-mail komt uit op de volgende vijf fasen:

Verzamelen -> Beslissen ->Organiseren ->Kiezen ->Doen!

Verzamelen

Deze fase gaat vanzelf. Je hoeft er niets aan te doen. Iedereen die in de loop der jaren jouw e-mailadres heeft gekregen kan je e-mailen en die communicatieverzoeken komen zomaar vanzelf in jouw Postvak In.

Beslissen

Hier komt Inbox Zero om te hoek kijken. Je zorgt ervoor (net als bij de brievenbus thuis) dat je minimaal eenmaal per dag alles hebt bekeken wat er nieuw is binnengekomen. Eenmaal bekeken gaat de betreffende e-mail onherroepelijk uit Postvak In naar een van de andere mandjes.

Organiseren

Er zijn maar een paar mandjes noodzakelijk (‘need to have’).

Categorie ‘ik moet iets doen‘ gaat in ‘actie mail‘. Let op! Klusjes die in minder dan twee minuten kunnen gelijk doen en klussen die langer dan een half uur gaan kosten in je agenda zetten.

Categorie ‘iemand anders moet iets doen‘ gaat in ‘wachten op‘.

Categorie ‘wil ik terug kunnen vinden’ gaat  in ‘archief‘. Andere mandjes zijn allemaal ‘nice to have’ en niet noodzakelijk.

Kiezen

Nadat alles is opgeborgen op de plek die past bij de betreffende betekenis voor jou staat je werk in ‘actie mail‘. Kies wat past bij je energie, je tijd en je gevoel voor waarde.

Doen

En dan uiteraard ook nog echt iets doen. Want zonder dat verandert er niets in de wereld.

Wil je dat allemaal een keer zelf meemaken en implementeren in je eigen Outlook omgeving kom dan naar de open inschrijvingsworkshop op 27 november in de ochtend in Rotterdam. Info staat hier.

Met plezier gelezen? Abonneer je dan hieronder op Ad's Blog. Daarnaast ontvang je gelijk een pdf van de eerste twee delen van mijn handboek Personal Lean. Het eerste deel gaat over e-mailbeheer (Inbox Zero), het tweede over agendabeheer (Agenda in Balans).

Gelukt! Je krijgt gelijk de eerste twee hoofdstukken van het handboek toegestuurd.

Beoordeel deze tip:

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren 1 beoordelingen
Loading...

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *