5 redenen waarom prioriteren vaak niet werkt

Collectieve Productiviteit, Mens & Organisatie

Dat stellen van prioriteiten is nog niet zo eenvoudig. De reden is in 99 % van de gevallen dat de overall-doelen niet helder zijn of dat er geen actiestand is (of uiteraard beiden). Vijf voorbeelden van project prioriterings-‘ziekten’ aan de hand van een metafoor van Jim Benson (een lean-denker die hier artikelen over schrijft).

projectziekten

Zwalken

Duidelijk geval van gebrek aan vitamine D (doelen). Het ene project gaat rechts, het andere links, het volgende weer rechts en uiteindelijk zijn we heel druk maar schieten we er als organisatie helemaal niets mee op.

Remedie: eerst maar eens bepalen wat het grote doel is, zodat alle initiatieven langs die meetlat kunnen worden gelegd en er allignment ontstaat.

Dit gezwalk ontstaat snel bij visionaire leiders die iedere maandagochtend een nieuw briljant idee hebben om alle wereldproblemen op te lossen.

Capaciteits illusie

Een geval van gebrek aan vitamine C (capaciteit). Er worden steeds weer nieuwe relevante projecten in de lucht gehangen met als gevolg dat iedereen deelneemt aan allerlei projectgroepen en onder andere daardoor geen tijd heeft om iets te doen.

Remedie: zet alle lopende projecten op rij en maak er een pijplijn van. Kijk hoeveel veranderingscapaciteit je hebt. Als gevolg van dit inzicht bepaal je dat er bijvoorbeeld altijd maar 3 projecten actief zijn. Op het moment dat er een project is afgerond kies je een nieuw project uit de pijplijn.

Deze illusie ontstaat vaak bij operationele veel-doeners met het ‘alles-moet-syndroom’.

Terugkijken doen we niet

Een geval van gebrek aan vitamine F. We lopen in ieder project weer aan tegen dezelfde soort problemen (‘Prince II is veel te complex voor ons’ | ‘de projectsoftware kost ons onevenredig tijd’ | ‘we overschrijden altijd tijd/geld’.

Remedie: na ieder project zitten en je betaalde leergeld verzilveren. Er zijn allerlei handige technieken voor (AAR, FMEA, Hansei etc.) die allemaal terug te brengen zijn tot 4 vragen:

  1. wat ging goed?
  2. wat kan beter?
  3. wat leren we hiervan?
  4. hoe gaan we dat borgen?

Plannen in het kwadraat

Duidelijk gevalletje van te veel vitamine P (plannen). Ieder project wordt dood-gepland met Gantt-charts, waterval-overzichten, tijd, geld en menskracht-budgettering enz. Bijverschijnselen: iso-fluff, controle, overleg, rapportages, verantwoordingssessies enz. Allemaal Business-Non-Value-Adding.

Remedie: Ga scrummen, werk met dag- of weekstarts, maak een mooie A3 en onderhoudt die (hang hem op). Kortom doe alles behalve overbodige complexiteit organiseren.

Hier hebben vooral processors de lead. Heel belangrijk maar pas op met een te veel aan vitamine P.

Belangencircus

Het belangencircus ontstaan bij een overvloed aan vitamina P2 (politiek). Ieder project komt in het midden van een belangenstrijd met als meest voorkomende uitslag dat een project zo wordt ingericht dat iedere partij even ontevreden is. Geen kleur, geen keus, geen richting en zelfs vaak geen duidelijke eigenaar. P2 kan over alle 4 de eerdere anomalien heenkomen en dan is er helemaal geen prioritering meer.

Remedie: Leiderschap (tis niet anders).

Herken je een van deze problemen? Zie je nog andere? Laat het ons weten in de reacties hieronder zodat we er allemaal iets aan hebben.

Met plezier gelezen? Schrijf je in en krijg iedere vrijdag om 10 uur een update van nieuwe artikelen. Ontvang een pdf ebook over de weekreview als dank direct in je inbox.

Beoordeel deze tip:

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars 1 beoordelingen
Loading...

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *