25 vergadertips

1. Begin op tijd
2. Eindig op tijd (of eerder)
3. Beantwoord de vraag: Wat is de gewenste uitkomst van deze vergadering?
4. Zorg dat de juiste mensen aanwezig zijn (en anderen niet)
5. De agenda is ruim van te voren bekend en waar zinnig voorzien van schriftelijke voorbereiding
6. Iedereen die deelneemt heeft zich voorbereid (minimaal door het lezen van de stukken)
7. Degene die eigenaar is van een onderwerp voor en na de vergadering, is dat ook tijdens de vergadering
8. Een vergadering duurt niet langer dan 1,5 uur (anders minimaal een kwartier pauze).
9. Een goede vergadering is werk (er wordt dus niet gemaild, en ge-sms-t, ander ‘werk’ of ‘spel’ gedaan)
10. Een besluit wordt woordelijk vastgelegd met ‘wat’, ‘wie’ en ‘wanneer’ (en uiteraard voorgelezen)
11. Ieder besluit heeft maar één eigenaar
12. Een besluit wordt waar nodig direct voorzien van implementatieplan en communicatieplan
13. Er is geen rondvraag of wvttk (voorzitter is de zeef voor alles)
14. De live-vergadering vindt plaats in een ruimte die past bij het aantal deelnemers, er is licht en lucht en een redelijke temperatuur
15. Een presentatie met Powerpoint heeft max 10 slides, duurt maximaal 20 minuten en heeft minimaal lettertype 30 (10/20/30 regel van Guy Kawasaki)
16. Notulen worden alleen gemaakt bij ‘historische vergaderingen’ (die kroniekkarakter hebben)
17. Er worden geen actie-lijst maar resultaats-afspraaklijst bijgehouden
18. Deze lijst wordt op de vergaderdag zelf direct per mail rondgezonden
19. Er is geen aansluitende vergadering voor of na de vergadering zonder ruimte voor een stap, hap, slok en een plas (ook online niet)
20. Het vergadergebouw wordt jaarlijks kritisch onder de loep genomen
21. In het geval er geen onderwerpen zijn wordt er niet vergaderd
22. In het geval een vergadering meerdere keren niet is doorgegaan wordt het bestaansrecht serieus overwogen
23. Het is helder of het doel van de bijeenkomst informeren, data verzamelen, opties ontwikkelen, besluiten of gewoon bijpraten/samenzijn betreft.
24. Onderwerpen klaar? Vergadering eindigt!
25. In december wordt er niet vergaderd
26. Bonus: neem alle tips voor wat ze waard zijn in jouw situatie!

Vraag: heb je naast deze 25 vergadertips nog een ander briljante tip of commentaar op die van mij. Laat ze achter in de comments hier. Iedereen is er blij mee!

PS: Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.

Beoordeel deze tip:

nog geen beoordelingen

Laden...