Waterdichte admin van uitstaande zaken (alternatieve ‘wachten op’ regel)

In onze workshops en trainingen leerden we iedereen gebruik te maken van een code in de handtekening die vervolgens diende als trigger voor een (uitgaande) regel in Outlook.

De regel luidde:

• als de unieke code in de handtekening gebruikt wordt in de hoofdtekst van de email (trigger)
• kopieer deze email naar de map wachten op (actie)

Het resultaat daarvan is dat je een waterdichte administratie hebt van alle uitstaande vragen en je dus in je weekreview eenvoudig deze lijst kunt updaten.We gebruiken sinds kort een nieuwe manier voor de Wachten op regel. De ‘oude’ handtekening-regel had 2 nadelen:

• Bij veel organisaties is de handtekening “dichtgetimmerd” door IT en kan de gemiddelde gebruiker ‘m niet veranderen. Hierdoor was je genoodzaakt telkens handmatig je unieke code te typen.
• De regel die we maakten werkt alleen op de lokale installatie van Outlook, terwijl steeds meer mensen ook hun mobiele apparaten en/of de webversie van outlook gebruiken. Daar op misten ze dus de ‘Wachten Op’ functionaliteit.

De nieuwe regel (m.b.v. cc)

We gebruiken sinds kort een nieuwe manier voor de ‘Wachten op’ regel. In dit geval maken we geen gebruik van een uitgaande regel maar van een  inkomende regel.

De regel luidt:

• als de email afkomstig is van mij (trigger 1)
• en mijn naam staat in cc (trigger 2)
• verplaats de email naar de map wachten op (actie)

Wanneer je ook een regel hebt die de cc mails naar een aparte inbox stuurt dan moet je zorgen dat je die zodanig wijzigt dat je jezelf uitsluit: Deze regel wordt dan als volgt:

• als mijn naam voorkomt in het vak cc  (trigger)
• verplaats de email naar de map cc mail (actie)
• tenzij ik zelf de email heb verstuurd (uitzondering)

Het verschil tussen de eerste routine en de tweede is dat je  in de eerste kopieert (dat kan niet anders) en in de tweede een versie in verzonden items hebt én een versie (n.l. de cc-versie) terecht komt in de map wachten op. Beide manieren kunnen uiteraard prima.

Collega Rob van den Brand heeft er een korte video van gemaakt die laat zien hoe je deze regel zelf instelt (wel even fullscreen zetten).

‘Wachten op’ is onderdeel van de Inbox Zero methodiek.

Met plezier gelezen?

Schrijf je in en krijg iedere vrijdag om 10 uur een update van nieuwe artikelen. Ontvang een pdf ebook over de weekreview als dank direct in je inbox.

PS: Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.

Beoordeel deze tip:

1 beoordelingen

Laden...