Wat u kunt leren van de Spoed Eisende Hulp (over prioriteiten)

Geen categorie

Goede managers en leiders hebben vier competenties in de loop van hun werkleven ontwikkeld. Dit zijn: managen van tijd; managen van prioriteit, managen van crises en delegeren. Vandaag wil ik inzoomen op prioriteren. Er zijn grofweg 4 manieren van prioriteren waarvan ik dit artikel de voorbeelden wil geven en kort bespreken en vooral kijken naar de manier van de Spoed Eisende Hulp (SEH).

1. Werken met Dringend en Belangrijk (kwadranten van Eisenhower)
Het concept is een kwadrant dat loopt van

  • Q1 dringend + belangrijk (komt ‘van rechts’ en heeft voorrang) naar
  • Q2 niet dringend + wel belangrijk (gepland werk, onderhoud, voorbereiden, nabereiden enz: dit is de thuisbasis van de pro) naar
  • Q2 wel dringend + niet belangrijk (‘heb je een minuutje ….(want ik moet een uur met je praten); zaken die niet bijdragen aan uw maar andermans doelen) naar
  • Q3 niet dringend + niet belangrijk

Een heel mooi concept om er voor te zorgen er voor en achtergrond komt in alles wat u plotseling in een reactieve modus krijgt.

2. Pareto oftewel de 80/20 regel
Dit principe stelt dat 20% van de oorzaken verantwoordelijk is voor 80% van de gevolgen. B.v.:
20 % van de ouders veroorzaken 80 % van de klachten (b,v in onderwijs of zorg);
20 % van de medewerkers vragen 80 % van onze tijd;
maar ook in het groot:
20 % van de mensen heeft 80 % van het inkomen;
20 % van de fabrieken levert 80 % van de vervuiling.
De kunst is om te bepalen waar de 20 % oorzaken zich bevindt die 80 % van het werk oplevert. Als dit lukt heeft u de meest significante problemen in beeld. Vervolgens is het zaak om dit beperkt aantal zaken consequent aan te pakken.
De bedrijfskundige variant hiervan is de ABC-XYZ-analyse.

3. De prioriteit berekenen
Deze methodiek stelt regels op en stopt (een gedeelte van) de werkelijkheid erin. En de combi levert op wat uw prioriteit zou moeten zijn. Een voorbeeld van deze methodiek staat hier op Lifehacking.nl beschreven. Een klein citaat:

Inc. stelt een nieuwe manier van het ordenen van taken voor. Het magazine gebruikt hiervoor een voorbeeld met drie taken:

Taak 1: een verslag van een vergadering maken:
Inspanning=10, Resultaat=2, Prioriteit=5
Taak 2: Marketingpresentatie voorbereiden
Inspanning=4, Resultaat=4, Prioriteit=1
Task 3: Bestaande klant bellen over een aanbeveling
Inspanning=1, Resultaat=10, Prioriteit=0,1

Op basis van resultaat bepaal je nu welke taak je eerst gaat doen. De eerste uit te voeren taak wordt daarmee taak 3,  Taak 2 wordt de tweede en taak 1 de derde. Zo zorg je altijd dat je het meest bezig bent met de taken die voor het meeste resultaat zorgen.

Nadelen van de eerste drie manieren van prioriteren:
u heeft er even tijd voor nodig;
u heeft er rust voor nodig;
de wereld staat na uw excercitie niet stil totdat u uw prioriteiten heeft afgewerkt.

4. Triage (de prioritering bij de SEH)
Bij de SEH kunnen ze prioriteren als de beste en ze hebben er nauwelijks tijd voor nodig. Het is de kern van het succes. De triage-verpleegkundigen bepalen wie er eerst behandeld gaat worden en wie best een tijdje kan wachten. Ze doen dat uiteraard niet zomaar maar hebben daar checklists, routines en protocollen voor die de basis vormen. De eigen ervaring geeft uiteindelijk altijd de doorslag.
Het begrip triage is ontstaan aan de Franse kant van het slachtveld van WO I. De ‘tri’ stond voor drie simpele categoriën: 1. onbehandelbaar; 2. ter plekke behandelen; 3 naar het hospitaal vervoeren. In de huidige SEH gaat dat wel een beetje anders maar het principe is het zelfde. En goede managers doen eigenlijk niet anders:

  1. Ze hebben het bestaansrecht, de klantwaarde en de leidende principes van de organisatie en cultuur diep in zichtzelf verankerd maar altijd paraat.
  2. Ze organiseren zoveel mogelijk overzicht in ondersteunende systemen zodat ze vrij in het ‘hier en nu’ kunnen staan.
  3. Ze houden focus op de momenten dat er van alles op hen op komt dat om aandacht schreeuwt en kunnen de beschikbare tijd goed inzetten.

Door helderheid, focus en control permanent te verzorgen (en een boel ervaring op te doen) ontwikkelen zij tegenwoordigheid van geest en nemen zij in het moment, in rust, razendsnel besluiten over de juiste dingen.
David Allen noemt dit vermogen tot triage ‘Informed Intuïtion’ en dat vind ik ook een prachtig begrip voor dit vermogen.

Als je dit artikel waardevol vond en er wel meer van zou willen kun je je op deze pagina aanmelden voor het Adjit Ezine. Aanmelders kunnen direct een eBook downloaden dat gaat over slimme systemen, processen en structuren (‘Minder managementcorvee, Ruimte maken voor resultaat). Daarna ontvang je steeds op donderdag om de twee weken het Adjustintime eZine met een artikel + een tip.

Met plezier gelezen? Dan is abonneren op Ad's Blog misschien wel een goed idee. Ontvang een pdf ebook over de weekreview als dank direct in je inbox.

Beoordeel deze tip:

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars nog geen beoordelingen
Loading...

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *