Vergaderen in 7 rollen (ook online)

2. Leiderschap, 5. Communicatie

voorzittershamerIn deze post beschrijf ik een manier om zicht te krijgen op de communicatie-bewegingen/rollen tijdens vergaderingen. Ik heb er 7 ontdekt.

Zeker voor saaie (online) vergaderingen is het een aardige manier om zelf een extra doel te hebben en te zien wie van de deelnemers op welk moment welke rol/beweging kiest. Ik heb dit waarnemen vaak met studenten geoefend. Het blijkt helemaal niet moeilijk te zijn maar levert wel een heel aardig gesprek op.

Dus daar gaat ie:

  1. De Spreker: er is uiteraard altijd iemand die het woord heeft. Voor de waarneming is het interessant of het logisch is dat iemand  veel het woord heeft/neemt. Maar … zonder spreker(s) uiteraard geen vergadering.
  2. De Luisteraar: dat is nog wel iets anders als niet-spreken. Het is aardig om waar te nemen wie er echt luistert of wie intussen poppetjes tekent, twittert, kreatief uit raam kijkt enz. Echte luisteraars zijn nodig anders wordt de vergadering ongemakkelijk. (Je ziet soms ook wel dat iemand even het corvée luisteren op zich neemt als alle anderen zijn afgehaakt).
  3. De Historicus: dat is degene die op een moment in herinnering brengt dat ‘we er al eerder over hebben gesproken’, ‘dat er al een besluit over was’, ‘dat er in de vorige bijeenkomst een punt is besproken maar dat er nu andere informatie is’ enz. Het verleden komt kortom de vergadering weer binnen. Soms terecht maar uiteraard soms ook heel onterecht.
  4. De Voorzitter (het overzicht bewaken): dit kan de formele voorzitter zijn maar soms is het iemand anders die deze rol informeel vervult, soms zijn het ook meerdere mensen die op verschillende momenten het proces bijsturen, naar de kaders verwijzen enz.
  5. De Spiegelaar: dit is vaak de notulist die vraagt of het nu klopt dat er ‘dit’ is besloten. Maar vaak is het ook iemand anders die even helpt spiegelen voor de notulist.
  6. De Verzorger: deze rol is vaak niet zo zichtbaar maar als je hem eenmaal ziet dan is het niet zo’n kunst meer. Het is degene die als het wat donkerder wordt even het licht gaat aandoen, geruisloos koffie en thee inschenkt, de verwarming lager zet, het raam open zet, met bloemetje uit de tuin even meldt dat er iemand jarig is, helaas niet kan komen ivm.. enz.
  7. De nar/joker: deze rol is zichtbaar als er iemand op een spannend moment een grap maakt, non-verbale sturing geeft wanneer iemand te veel doorslaat of te veel praat, die verzint dat het weinig zin heeft om een half uur met 10 te praten over iets dat je in je eentje in 5 minuten kunt doen. Het is ook degene die op enig moment vaststelt dat iets gewoon de verantwoordelijkheid is van een van de deelnemers.

Voor de fijnproevers over het waarom van 7. Ik vermoed dat er een relatie is met dezelfde kwaliteiten als de 7 dagen, de 7 hoofdkleuren, de 7 tonen en de 7 verspillingen. Mooi toch?

Wil je hier meer van? Schrijf je in voor de Online Workshop Timemanagement Personal Lean. In een dagdeel is je e-mail in control, je agenda in balans en heb je in ieder weekend vakantie. Meer info vind je hier

Beoordeel deze tip:

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren 1 beoordelingen
Laden...

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *