To voicemail or not to voicemail

Productiviteit

voicemailVoicemail is een handige functie maar heeft ook zo zijn schaduwkanten. Daarover gaat dit artikel dat eindigt met 4 tips.

Eerst even over het fenomeen

Letterlijk staat voicemail voor ‘stem-post’. Een beller kan jouw niet bereiken en wordt door jouw operator doorgezet naar een audio-boodschap. Er zijn vervolgens globaal 3 varianten.

  • Een anonieme stem leest jouw nummer (boe…).
  • Een anonieme stemriedel waarin jij alleen je eigen naam noemt in het daarvoor bestemde moment (iets beter).
  • Een geheel door jezelf ingesproken boodschap (best).

Met elkaar bellen is bedoeld als synchrone communicatie (de communicatie van beller en beller vindt plaats op hetzelfde moment). Waar dat niet lukt verschuift bellen via de voicemail functie naar een a-synchrone vorm van communicatie. De beller spreekt in, en de gebelde luistert op een later tijdstip naar de boodschap.

Voordelen van voicemail
In de boodschap kun je eventueel informatie kwijt over vakantie/vervang/ondersteuning enz.
Je hoeft niet in het moment bereikbaar te zijn om de communicatielijn open te houden.
Bellers krijgen de mogelijkheid een start te maken met hun communicatie.
Je kunt jezelf bellen (bv in de auto) en hebt dan de mogelijkheid om je briljante idee even in te spreken die je dan later weer terugvindt.

Nadelen van voicemail
Je hebt er een plek bij waar informatie binnen komt (een inbox).
Zonder dat je daar iets over te zeggen hebt kan een beller je een actieverzoek doen (een ‘aap’ overhandigen). Je bent dan sociaal verplicht er minimaal 1 actie aan te wijden (‘aap’ terug geven of actie uitvoeren).

To voicemail or not to voicemail

In alle gevallen waarin je een punt bent in een samenwerkingsverband en je mobiele nummer wijd verbreid, is de voicemail-functie bijna onmisbaar.
Als er een andere lijn is die altijd openstaat (ondersteuner/centraal nummer) kun je waarschijnlijk zonder voicemail en scheelt het je een inbox.

4 tips voor als je de voicemail aan hebt staan.
Tip 1: Neem de moeite om zelf een boodschap in te spreken als je besluit voicemail gebruikt.
Tip 2: Bel jezelf af en toe zodat je hoort wat anderen ook horen
Tip 3: Ruim je voicemail-inbox 1 maal per week op (in je weekreview)
Tip 4: En …. pak niet zomaar een ‘aap’ aan via de voicemail

Met plezier gelezen? Dan is abonneren op Ad's Blog misschien wel een goed idee. Ontvang een pdf ebook over de weekreview als dank direct in je inbox.

Beoordeel deze tip:

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars 2 beoordelingen
Loading...

2 reacties

  • Daphne says:

    Misschien als aanvulling: je kan ook aangeven in je voicemail bericht wanneer je wel graag gebeld wilt worden. Of bijvoorbeeld vertellen dat je liever een mailtje ontvangt.
    En voor degene die mensen mobiel bellen, maar er is geen voicemail aangezet: stuur een sms.

    • Anieta Scholten says:

      Je beperkt het terugbellen na een voicemail als je zegt: ‘ als het heel dringend is, spreek dan de voicemail in, anders bel me later nog een keer’ .

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *