Tijd en aandacht simpel beheren
Je agenda is dé lijst waarin je je meest schaarse commodities beheert namelijk tijd & aandacht. Ik kom veel managers en drukke professionals tegen die geen goede manier hebben om die agenda te beheren. Ik wel en ik ga die delen.
Dit proces is prachtig in zijn eenvoud en helaas toch voor veel collega’s een hele heisa om dit werkelijk te gaan doen. De reden daarvoor kan ik ook verklappen: iets te veel verslaafd aan stress.
Dus voor wie zijn agenda in balans wil krijgen het volgende proces dat een onderdeel vormt van de weekreview (waarvoor je een checklist kunt downloaden hier op deze website).
Kies 20/30 minuten aan het eind van een week of direct bij de start van een nieuwe week. Zorg dat je even echt eigen tijd hebt (telefoon uit, deur dicht enz.).
Stap 1: Keek op de Week
Zoom in op de week die is geweest en herinner je van ieder item dat je in je agenda ziet staan:
- wat het was;
- wat de waarde was;
- wat je vond van de duur, de vorm, de regie van de bijeenkomst;
- beoordeel of er nog losse eindjes zijn.
Probeer een gevoel te krijgen bij de voorbije week. Was het een mooie week, was het een waanzinnige week, was het een spannende week met veel succes, was het een spannende week met veel risico’s die maar net goed is afgelopen, was het een saaie week?
Stap 2: Stel je zelf 2 vragen
- waar wil ik meer van in de toekomst?
- waar wil ik minder van in de toekomst?
schrijf deze voornemens even op zodat je die bij de hand hebt bij stap 3
Stap 3: kijk 8 (ja acht!) weken vooruit
Dit is een stap die voor de meeste collegae ongebruikelijk is en toch bijzonder noodzakelijk. De eerste paar weken van deze 8 zijn uiteraard al zo ongeveer gedefinieerd. Het is niet zo eenvoudig om daar zaken echt te verschuiven. Hoe verder weg vandaag hoe meer ruimte er is om iets te wijzigen, verzetten, reserveren enz.
Je bekijkt dus de planning van die weken en zoekt naar gekke of bijzondere zaken (en die zijn er eigenlijk altijd wel).
- dubbele boekingen;
- deadlines;
- reizen;
- familie-bijeenkomsten;
- vakanties;
- noodzakelijke voorbereidingen;
- ruimte voor onverwacht;
- meetings zonder doel of resultaat.
Je schoont op en maakt betere composities van die acht weken. En omdat je dit iedere week weer doet komt er een leerlus op gang die maakt dat je je tijd en aandacht goed gaat beheren en daardoor je werk en je leven steeds beter in balans komen. Je kunt beter prioriteren omdat je een globaal beeld hebt van alles wat er aan staat te komen. Je geeft minder snel tijd van jezelf weg omdat je die nu eenmaal zeer goed hebt doorgedacht en verankerd in deze komende acht weken.
Kortom: wie dit proces regelmatig aan de praat krijgt geeft zichzelf een mooi kado (en vermoedelijk zijn naast omgeving ook).
PS: Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.
Beoordeel deze tip:
nog geen beoordelingen
Laden...