Tag Archieven : 3. Microsoft Teams
Op deze pagina vind je alle blogs die MS Teams en alles wat daar mee samenhangt tot onderwerp hebben.
Wil je meer weten of een grondige introductie hebben in de wereld van MS 365 en Teams kijk dan eens naar deze workshop.
Nieuwe Online Workshop
Minder Outlook Meer Teams
Vandaag permitteer ik mij om een keer schaamteloos reclame te maken voor iets waar ik echt trots op ben!
De nieuwe Online Workshop Minder Outlook Meer Teams is in de lucht.
De doelgroep van deze nieuwe drie-uur-online-workshop is de teamleider en zijn team.
Als jij met je team in een van deze drie fasen bent:
- ‘Ons team gebruikt MS Teams eigenlijk voornamelijk voor videobellen’;
- ‘Her en der zijn er kleine uitprobeerdingetjes maar niet echt serieus’;
- ‘We zijn leuk bezig maar het kan vast veel beter’;
en je wilt meer met Teams én daarbij het voordeel hebben verlost te raken van alle interne e-mailstromen, dan is deze workshop iets voor jou.
- Drie uur
- Online
- Negen deelnemers
Iedere deelnemer ontvangt het hardcopy A5 manual Minder Outlook Meer Teams.
De resultaten van deze workshop
- Alle deelnemers hebben in één sessie dezelfde kennis
- en hebben tijdens de workshop – door te doen – ervaren wat de kracht is van het platform
- Je hebt als team voor ieder belangrijk onderdeel van Teams een set voorbeeldafspraken waar je direct mee aan de slag kunt
Klik hier voor de uitgebreide informatie over deze workshop.
Wat is het beste moment om een workshop te doen?
- Voordat Teams een bende is omdat de Visionairs er mee aan de haal zijn gegaan.
- Voordat de Operators voor zichzelf al hebben besloten dat Teams niets toevoegt en stug alles in Outlook blijven doen.
- Voordat de Processors gaan roepen dat er niets terug te vinden is.
Dus: NU 🙂
Ebook
Op de informatiepagina van deze workshop kun je een eBook downloaden met 7 praktische tips om je een idee te geven van de inhoud en stijl van de workshop. Voel je vrij om dit eBook te downloaden.
Heb je vragen, wil je sparren, wil je maatwerk, wil je sowieso eens contact? Bel me of mail me (of maak een chatkanaal aan in Teams) via contact.
PS: de workshop zou er niet zijn zonder de samenwerking met Frans Diepenhorst van Solutions by FCD. Zoek je hardware oplossingen voor het hybride werken dan is Frans je man.
Laden...
Afspreken om intern niet langer meer te e-mailen, maar in plaats daarvan gebruik te gaan maken van Posts en Chat is een goede start van slim samenwerken in deze nieuwe wereld.
Voorwaarde is wel dat je basale samenwerkingsafspraken maakt met je teamgenoten (en je er aan houdt!).
Hieronder ter lering en vermaak een paar mogelijke afspraken ten aanzien van Chat in MS Teams
Basis Afspraken Chat
- Ieder teamlid heeft een chatkanaal met ieder ander teamlid.
- Snelle, korte en tijdelijke berichten gaan in de chat.
- In chatkanalen worden alleen die bestanden opgeslagen die tijdelijk zijn (deze staan op jouw persoonlijke OneDrive). Zodra ze langer bewaard moeten worden gaan ze naar het Team/Kanaal waar ze bij horen (deze staan op het collectieve SharePoint).
- Voor kleine samenwerkende (project-) groepen zonder Team/Kanaal maken we een chatgroep aan en maken daarvan melding in het eigen Team/Kanaal.
Met een paar van deze afspraken ga je slimmer, beter en vrolijker communiceren. Het lijkt gezond verstand en dat is het dan ook. De kunst is om de afspraken ook echt te maken, ze vast te leggen en jezelf en elkaar er aan te houden.
Laden...
Met dit onderwerp zijn we aangekomen bij een van de grote voordelen van MS Teams ten opzichte van een netwerkschijf als basisplaats voor bestanden.
Tot nu toe e-mailen we bestanden vanaf een netwerkschijf en komen dan direct terecht in allerlei opberg-, versie- en zoek-geklungel. Om duidelijk te maken hoe het nu gaat (netwerkschijf) en hoe het kan (MS Teams) hieronder het verschil tussen bestanden op een netwerkschijf en bestanden binnen teams/kanalen.
Netwerkschijf
Een bestand op een netwerkschijf kun je openen, bewerken, kopiëren en verplaatsen. Per map kun je de toegang en bevoegdheden organiseren. Je kunt niet met meerdere gebruikers tegelijk in het bestand werken zonder dat je in grote synchroniseer- en versie-problematiek terecht komt. Er is geen automatische opslaan functie. Je kunt niet terug naar vorige versies en je kunt niet annoteren.
Bestand in MS Teams
Een bestand in MS Teams is tegelijkertijd beschikbaar voor iedereen die lid is van het Team/Kanaal waarin het bestand zich bevindt. Je kunt met het gehele team tegelijk in het bestand werken en ook zien wie wat bijdraagt, wijzigt of aanvult. Bestanden worden na iedere micro-wijziging opgeslagen. Je kunt indien nodig terug naar een vorige versie en je kunt voor de anderen zichtbare aantekeningen maken naast het betreffende bestand.
Dus in de nieuwe wereld blijven bestanden op hun plek. Wij gaan er naar toe! En we gaan zeker niet langer bestanden rondsturen per e-mail (zie deze blogpost voor die logica).
Laden...
Probleem 1: van digitale slakkenpost naar de e-mailverwerkende industrie
Toen in het begin van de 90-er jaren van de vorige eeuw e-mail beschikbaar kwam was het letterlijk een e-brief die we stuurden (ik kan het weten want ik was erbij). Alle etiquette voor gewone post werd omgezet naar digitaal. ‘Geachte heer’ was de start van een gesprek dat zijn tijd nodig had. Met een beetje geluk zag de ontvanger de e-brief dezelfde dag en kwam de volgende dag met een zorgvuldig geformuleerd antwoord.
In de loop der tijden zijn er twee bewegingen op gang gekomen die nog niet zijn gestopt.
Steeds méér communicatie
We zijn met zijn allen steeds meer gebruik gaan maken van deze gemakkelijke manier van communiceren. Ik kom in mijn werk nu verbazend veel mensen tegen die meer dan 100 e-mails per dag krijgen. Als je weet dat het verwerken (dus bekijken, er een besluit over nemen en het op een plek zetten die past bij de betekenis) van deze e-mails (inclusief de twee minuten acties) al 100 minuten duurt, dan kun je wel raden dat het doen van alle acties waarvan deze 100 e-mails de drager zijn wel zo ongeveer de hele dag opslokken.
De reden van deze steeds meer beweging is dit: e-mail kost niets, is gemakkelijk, is (in ieder geval in zijn opzet) asynchroon en is snel.
Steeds snèllere communicatie
Er is een versnelling gekomen in ons gebruik van e-mail. De reden daarvoor is dat we nu ons Postvak In altijd tot onze beschikking hebben op onze telefoons. We kunnen overal waar we maar willen even wat e-mail verwerken. Het tempo waarmee e-mails heen en weren vliegen is zo toegenomen, en de daarbij sluimerende verwachting dat dit tempo normaal is ook, dat we niet anders meer weten dan dat e-mail de drager is van zo’n beetje alles wat we doen.
Dit heel snel e-mails heen en weren leidt ertoe dat Outlook opschuift richting synchrone communicatie (net zoals dat gebeurd is met WhatsApp en andere chatkanalen).
Probleem 2: alles is ‘All Over The Place’
Degene onder ons die gezegend is met slechts 30 e-mails per dag ontvangt er per jaar een kleine 7000. Van die 7000 gaat ongeveer een kwart direct naar de prullenbak. Ruim 5000 moeten ergens een plek krijgen in ons systeem. Deze 5000 zijn verbonden met:
- projecten
- vergaderingen
- agendaverzoeken
- acties
- herinneringen
- bestanden
- en dat ook nog met heel veel verschillende mede-emailers.
De communicatie en samenwerking staat overal en nergens. Een deel staat bij ons, een deel staat bij onze collega’s. Een deel van de bestanden staan op onze harde schijf, een deel staat in ons Postvak In en in ons Verzonden items. Een ander gedeelte staat op deze zelfde plekken maar dan bij een van onze collega’s. Een gedeelte van de bestanden staan op onze gedeelde netwerkschijf. De e-mails zelf staan bij ons in mapjes en een archief en zo ook bij onze collega’s.
Probleem 3: versie gedoe
Als mijn kompaan Frans een bestand naar mij toe doet voor review dan ontstaat er het volgende proces:
Frans heeft het origineel op zijn harde schijf staan (doc 1) en verstuurt dit via Outlook naar mijn e-mail adres. Er ontstaat nu een temporary file (tf) in zijn map Verzonden items (doc 2). Het bestand komt bij mij aan in mijn Postvak IN en krijgt een plek in een tf (doc 3). Ik zet het bestand op mijn harde schijf om te voorkomen dat de wijzigingen die ik maak straks niet meer te vinden zijn (doc 4). Na mijn review stuur ik het de nieuwe versie naar Frans met als gevolg dat er een tf ontstaat in mijn Verzonden items (doc 5). Frans ontvangt de nieuwe versie in zijn Postvak IN (doc 6) en zet het bestand in zijn nieuwe versie op zijn harde schijf (doc 7).
Dus voor iedere heen-en-weer-tje met een bestand ontstaan er minimaal 7 nieuwe bestanden. Stel je nu voor dat dit niet tussen twee personen verloopt maar tussen vijf of zes personen en probeer je dan eens voor te stellen wat er aan de achterkant allemaal voor rommelarij ontstaat.
Geen wonder dat er in de laatste jaren allerlei oplossingen zijn ontwikkeld om hier iets aan te doen. En vandaar dat we nu overstappen naar MS Teams om te kijken hoe dit allemaal wat slimmer kan. Niet ideaal, maar wel eind in de goede richting! Vandaar binnenkort een nieuwe workshop: Minder Outlook Meer Teams.
Laden...
De start: Outlook
We zijn de afgelopen 20 jaar gewend geraakt aan Outlook als de belangrijkste ‘hub’ voor (a-synchrone) communicatie en samenwerking. Bijna alles passeert ons Postvak IN en wordt van daaruit verder verwerkt.
Veel werkers hebben een haat liefdeverhouding met e-mail ontwikkeld omdat ze het sluimerende gevoel hebben gekregen (en soms niet eens zo onterecht) dat ze in de e-mailverwerkende industrie terecht zijn gekomen en daardoor te weinig toe komen aan hun ‘echte werk’.
E-mail is ondanks alles een betrouwbaar communicatiemiddel gebleven en dat is belangrijk. We willen zeker weten dat communicatie terecht komt op zijn bestemming.
We zijn steeds meer online gaan doen. Was papierloos werken ooit een idee, nu is het voor de meeste van ons voor 99% van het werk een realiteit.
Dit heeft als effect dat er andere workflows zijn ontstaan waarvoor Outlook niet het meest ideale gereedschap is. We hebben wel ons best gedaan om te proberen het allemaal wel in Outlook te houden en veel kunst en vliegwerk lukt dat meestal ook nog wel maar het is zeker niet optimaal.
Sharepoint
Microsoft is in 2001 gestart met Sharepoint als document opslag en manangement systeem. Je kunt in Sharepoint groepen definieren die ieder hun eigen pagina (het ziet eruit als een webpagina) krijgen met links naar lijsten, bibliotheken, nieuwsfeeds en alles wat je verder nog maar zou wensen. Als het werkt functioneert Sharepoint als een intranet voor een team of afdeling waar alles te vinden is en waarop alle interne communicatie plaats vindt.
In de loop der jaren zijn veel organisaties aan de slag gegaan met Sharepoint.
De IT-ers die ik spreek zijn lovend over de mogelijkheden maar zuchten over de complexiteit van het beheer.
Sharepoint is op veel plekken een succes maar op nog veel plekken een pijnlijke herinnering aan een kostbaar en nooit goed gelukt of renderend project.
Microsoft 365
MS 365 is een geheel opnieuw in de cloud opgebouwd platform van Microsoft. Op dit moment (2020) zijn er ruim 80 miljoen zakelijke en 24 miljoen thuisgebruikers.
Op dit platform huur je als bedrijf virtueel online vastgoed. Het prijsmodel is simpel: gebruikers maal bedrag per maand. Je kunt eenvoudig krimpen en uitbreiden.
MS Teams
Microsoft is in 2016 gestart met de ontwikkeling van Teams als antwoord op de ontwikkeling van bijzonder populaire samenwerkingstools als bijvoorbeeld Slack, Google Docs etc.
Microsoft wil een compleet pakket van gereedschappen bieden binnen een veilige online omgeving om daarmee de meer dan 1 miljard gebruikers van het Office pakket een goed alternatief te bieden.
In het voorjaar van 2020 is MS Teams uit de beta fase gehaald. Dat wil zeggen dat er nu een basaal goed functionerende omgeving is.
Het is wel zo dat er permanent aan ontwikkeld wordt en er dus regelmatig dingen verbeterd en soms ook vererg-beterd worden.
MS Teams is de plek voor chat, berichten, bestanden, workflows en een uitgangspunt voor verdere automatisering van processen.
Om duidelijk te maken wat de essentie is van de architectuur van MS 365 het volgende beeld.
Je huurt als organisatie een plek in de cloud. Je kunt dit beschouwen als een online omheind terrein met drie gebouwen erop. Naast Outlook (dat ook onderdeel uitmaakt van MS 365) kun je daar de volgende zaken ontdekken.
Het eerst in het oog springende gebouw is MS Teams. Een groot gebouw waarin alles nog moet worden ingericht. Je moet zelf nog bepalen waar de kamers komen, waar de trappen, waar de kasten, hoe de looproutes zijn enz.
Voor de kijker links van het gebouw staat een grote huis dat OneDrive heet. Iedereen die toegang heeft tot het online vastgoed krijgt automatisch een eigen opslagplek waar al zijn eigen bestanden zullen wonen.
Deze OneDrive plek vervangt de C-schijf op de eigen pc en werkt als een privé “Dropbox”.
Voor de kijker rechts van het gebouw staat een andere opslagsilo die Sharepoint heet. Dat is de machinekamer en de opslagplek voor alle collectieve zaken. Hier is een plek voor alle groepen, bibliotheken met bestanden, lijsten en alle zaken die nodig zijn om MS Teams goed te laten draaien.
Dus MS 365 in een notendop: OneDrive voor jezelf, Sharepoint voor alle gedeelde zaken en MS Teams voor veilige communicatie en samenwerking.
Deze blog is tot stand gekomen door samenwerking met Frans Diepenhorst van Solutions by FCD. Wil je meer weten over hardware of de digitale infrastructuur dan is Frans je man.
Laden...
Frederick Taylor
Taylor is de man die aan het begin van de industriële revolutie met experimenten gebaseerd op tijdsmetingen ons de basis heeft gegeven van het efficiënt op grote schaal produceren.
Nu lijkt dat oud nieuws, toen was het spectaculair.
De achterliggende gedachte is simpel. Eerst gaan we alles standaardiseren, dan binnen deze standaard alles minitieus optimaliseren, vervolgens zo veel mogelijk automatiseren en alleen als het echt niet anders kan zetten we mensen in.
Wanneer dit proces eenmaal aan de praat is blijven we de cyclus herhalen zodat we met steeds minder inzet van middelen, tijd en vooral mensen onze fabrieken kunnen laten draaien.
Hoewel Taylor het goed bedoelde, leidde het doorgeslagen toestanden zoals Charlie Chaplin in zijn ‘Modern Times’ genadeloos vrolijk aantoonde.
Handwerk is sinds begin 1900 steeds meer vervangen door machines en die ontwikkeling is nog steeds gaande (er staan in China nu al fabrieken die 10 dagen draaien zonder dat er een mens aan te pas komt).
De menskracht die niet meer nodig was in de maakindustrie is voor een groot deel overgegaan naar kenniswerk. En dat is waar Peter Drucker om de hoek komt kijken.
Peter Drucker
Drucker is de grote management-denken van de eerste helft van de 20ste eeuw. Hij heeft het begrip kenniswerk gedefinieerd (‘je bent een kenniswerker als je meer van je werk weet dan je baas’).
In zijn boeken en artikelen heeft hij duidelijk gemaakt dat kenniswerk totaal anders van aard is dan werken in een gestandaardiseerd proces. Zijn betoog komt neer op de volgende uitgangspunten:
• Kenniswerk vraagt om autonomie.
• Een kenniswerker neemt resultaatsverplichtingen op zich.
• De leiderschapsstijl die daarbij past gaat over voorwaarden scheppen, richting geven en afrekenen op resultaten.
Wij met elkaar zijn kenniswerkers. Wij hebben heel veel eigen ruimte binnen ons werk, maken resultaatsafspraken en hebben een leidinggevende die niet de hele dag om ons heen hangt en bepaalt hoe we moeten werken.
De ideale hybride toekomst ligt ergens in het midden tussen starre standaarden (Taylor) en stand-alone-autonomie (Drucker).
Nieuwe manieren van communicatie en samenwerking
De volgende in mijn ogen onvermijdelijke stap is die van het inleveren van een deel van de autonomie door afspraken te maken over de ‘Hoe’ kant van communiceren en samenwerken. Dat kan in de vorm van regels, afspraken, workflows, protocollen die beschrijven wat de overeengekomen manier van communicatie is binnen een groep van samenwerkende mensen.
Door dit kleine autonomie-offer krijg je een veel logischer, prettiger en resultaatgerichtere samenwerking en ben je af van een heleboel corvee.
Laden...
We leven met elkaar in de nadagen van een pandemie. In de afgelopen tijd moesten we allemaal hals over kop over naar compleet online werken. En dat lukte … een beetje.
En dat beetje is ook nog afhankelijk van je eigen online werkstijl.
De meeste geluiden die ik hoor melden dit:
- te veel video-calls
- te weinig sociale interactie
- en vanaf de IT-afdelingen “oei, oei hoe houden we de hele handel een beetje veilig ergens in het optimum tussen dichtgetimmerd en nog werkbaar”
De komende maanden en misschien wel jaren zullen noodzakelijkerwijs in het teken staan van hybride werken (beetje thuis en beetje op “de zaak”). Nadenkend over de basis daarvan voor je team zul je net als ik vermoedelijk uitkomen op drie basiszaken die geregeld moeten worden (niet in één keer maar in de loop van de tijd).
- Communicatie organiseren die past bij hybride werken. Dus afspraken maken over wat, wanneer, op welke plek, met welke reactietermijn en welke groepen en samenhangen.
- Samenwerking inrichten. Dus afspraken maken over bijvoorbeeld waar bestanden wonen (op een plek die logisch is voor de meeste medewerkers), taken en acties zo organiseren dat er automatisch overzicht is van alles en dat ieder voor zich zijn eigen taken en acties op rij heeft.
- Dataveiligheid. dat is uiteraard vooral een zaak van IT maar tegelijk is er altijd de zoektocht naar het optimum wat handig en snel is en wat veilig is. Bijvoorbeeld het samenwerken met collega’s van andere organisaties en daarmee ook bestanden en taken delen.
Kortom er is nog wel een weg te gaan om dit allemaal op orde te krijgen. Misschien helpt het om steeds wisselend na te denken over deze drie basiszaken en steeds weer een beetje de goede kant op te bewegen. Meer is vermoedelijk nu nog niet mogelijk.
Laden...
Dit is het vierde en laatste artikel van vier over een innovatieslag ten aanzien van het vergaderen.
Onder vergadergebouw verstaan wij een overzicht van de samenhang tussen alle cyclische vergaderingen.
De andere drie artikelen kun je hier vinden:
Vergadergebouw Post Corona I: de audit
Vergadergebouw Post Corona II: de middelen
Vergadergebouw Post Corona III: het proces
Principes
Alles in een vergadering zou gericht moeten zijn op paar basale principes die leiden tot een vruchtbare cultuur.
- De voorzitter is de leider van de vergadering en verantwoordelijk voor de opbrengst ervan.
- Er is altijd duidelijk wat het antwoord is op de vraag: wat is het gewenste resultaat van deze bijeenkomst (respectievelijk van dit agendapunt).
- Er is synergie (de opbrengst van de bijeenkomst is meer dan dat de deelnemers zelf aan het werk zouden zijn geweest.
- Het is vooraf duidelijk wie de eigenaar is van een agendapunt en wat de gewenste procesgang is (beeldvorming, input van de anderen, voorgenomen besluit bespreken etc.)
Hybride vergaderen
In het Post Corona vergadergebouw is er extra zorg nodig tijdens alle hybride overleg.
- Deelnemers aantal zo klein mogelijk.
- Vergaderingen realistisch kort.
- Creatief zijn met werkvormen (whitebords, break-out-rooms etc).
- Bij wat grotere groepen werken met een moderator (die de chat in de gaten houdt).
- Overgangstijd organiseren naar een volgend overleg (de simpelste manier is om alle vergaderingen 10 minuten eerder af te ronden dan gepland).
En speciaal voor de voorzitter:
- vaak samenvatten
- besluiten notuleerbaar verwoorden
- acties als gewenste resultaten formuleren en vastleggen (of laten vastleggen)
- op de vitaliteit letten (humor en tempo houden helpen daarbij het beste)
Dit is niet anders dan bij kwalitatieve ‘gewone’ vergaderingen maar misschien nog wel belangrijker om er voor te zorgen dat deelnemers niet afhaken of hun vitaliteit inleveren.
Dit is einde van het laatste artikel. Wil je een keer sparren over je vergadergebouw? Laat dat weten via contact.
Laden...
Dit is het derde artikel van vier over een innovatieslag ten aanzien van het vergaderen.
Onder vergadergebouw verstaan wij een overzicht van de samenhang tussen alle cyclische vergaderingen.
De andere drie artikelen kun je hier vinden:
Vergadergebouw Post Corona I: de audit
Vergadergebouw Post Corona II: de middelen
Vergadergebouw Post Corona IV: de cultuur
Nu we toch bezig zijn, is het wijs om gelijk na te denken over het basisproces van de verschillende vergaderingen en te bepalen hoe de elementen van dit proces worden vastgelegd zodat iedereen er bij kan.
De vuistregels daarbij:
- Bestanden blijven op hun plek
- Er is haalplicht
- Agenda en verslagen krijgen een plek in MS Teams
Bestanden op hun plek
Bestanden worden niet rondgestuurd maar hebben een vaste plek in een groeps-Chat (bij tijdelijke projecten), in een Kanaal (bij echte cyclische vergaderingen) of in de standaard Meeting-notes als de vergadering heel operationeel is en een voortschrijdend bijhouden van overzichten betreft (in de repeterende vergaderafspraak staat alles steeds weer bij de hand) of in een OneNote Notebook.
Er is haalplicht
Wie uitgenodigd is voor een vergadering haalt zelf de informatie op, leest deze, bereidt zich voor, checkt de aan hem toegewezen acties enz. Je kunt niet langer meer het ontvangen van een agenda of notulen als trigger gebruiken voor je eigen bijdragen. Die tijden zijn definitief voorbij.
Agenda en verslagen krijgen een plek in MS Teams
De meeste organisaties werken nu met MS 365 en betalen dus ook voor al deze prachtige mogelijkheden. Denk even door totdat je de agenda’s en verslagen een standaard plek hebt gegeven in MS Teams. Actielijsten komen terecht in een Planner of een List.
Wil je een keer sparren over je vergadergebouw? Laat dat weten via contact.
Laden...
Dit is het eerste artikel van vier over een innovatieslag ten aanzien van het vergaderen naar aanleiding van de ervaringen in de Coronatijd.
Onder vergadergebouw verstaan wij een overzicht van de samenhang tussen alle cyclische vergaderingen.
De andere drie artikelen kun je hier vinden:
Vergadergebouw Post Corona II: de middelen
Vergadergebouw Post Corona III: het proces
Vergadergebouw Post Corona IV: de cultuur
De meeste organisaties gebruiken daarvoor een Excelspreadsheet waarin deze vergaderingen op rij worden gezet, waarna ze vervolgens weer voor een heel jaar in de agenda van alle deelnemers worden gekieperd. Met dit vergadergebouw worden veel werkuren opgestookt. Soms bijzonder waardevol maar soms ook iets minder.
We zitten nu op een logisch moment om tijd aan te besteden aan een kritische blik. In de meeste organisaties zijn door de alle Corona gedoe al verschuivingen gekomen in het vergadergebouw. Het zomerreces geeft vaak wat lucht om eens te reflecteren op zo’n basale organisatie inrichting als het vergadergebouw.
Er zit iets rationeels in het werken met een vergadergebouw maar dan wel onder de voorwaarde dat je regelmatig met elkaar de snoeischaar ter hand neemt en heel kritisch kijkt naar iedere cyclische vergadering op basis van een aantal gegevens die je verzameld hebt zoals:
- Wat is het bestaansrecht van deze vergadering?
- Wat is de frequentie van de vergadering?
- Hoeveel deelnemers zijn er standaard aanwezig?
- Hoe lang duurt deze vergadering?
- Hoeveel werkuren zijn er per cyclus gemoeid (aantal aanwezigen x lengte in minuten gedeeld door 60)
- Wat is het rapportcijfer dat deze vergadering gegund wordt (eventueel navragen bij een paar deelnemers)?
- Hybride variant logisch, wenselijk, mogelijk?
Je kunt deze audit heel goed (laten) voorbereiden door de antwoorden op bovenstaande vragen in een overzicht op rij te zetten zodat je er een keer met de voorzitters naar kunt kijken.
Op basis van deze verzamelde gegevens kijk je kritisch naar alle vergaderingen. Waarschijnlijk zijn er bij waarvan de lengte of de frequentie, het aantal deelnemers of überhaupt het bestaansrecht aandacht verdient. Doe eventueel een experiment voor een bepaalde periode als je twijfelt aan de beelden die je met elkaar hebt.
Na deze auditronde heb je de basis voor je Post Corona Vergadergebouw en kun je door naar het artikel over de middelen.
Wil je een keer sparren over je vergadergebouw? Laat dat weten via contact.
Laden...
Dit is het tweede artikel van vier over een innovatieslag ten aanzien van het vergaderen.
Onder vergadergebouw verstaan wij een overzicht van de samenhang tussen alle cyclische steeds weer terugkerende vergaderingen.
De andere drie artikelen kun je hier vinden:
Vergadergebouw Post Corona I: de audit
Vergadergebouw Post Corona III: het proces
Vergadergebouw Post Corona IV: de cultuur
Een Post Corona Vergadergebouw is onvermijdelijk een hybride vergadergebouw. Sommige deelnemers zullen op de zaak zijn, andere deelnemers op een vestiging elders en weer anderen zullen thuis werken.
Er zijn drie zaken die bepalend zijn voor goede en duurzaam ingerichte hybride vergaderingen:
- kwaliteit van het geluid (oortjes of headset)
- kwaliteit van het beeld (groot scherm is beter dan klein scherm)
- kwaliteit van de internetverbinding (vast is beter dan wifi)
Onder middelen verstaan wij de zaken die ondersteunend zijn voor deze nieuwe manier van werken:
- de ruimtes waarin deelnemers zijn op het moment dat ze deelnemen aan een vergadering (ook als is dat hybride)
- de hardware (laptops, schermen, headsets, schermen, webcams, microfoons en andere techniek voor hybride bijeenkomsten)
- de software (bijvoorbeeld MS Teams)
- de veiligheid (het beheer van de hardware en software ten behoeve van kwaliteit en dataveiligheid).
Iedere ruimte heeft zijn eigen mix van middelen nodig om als basis te kunnen dienen voor hybride vergaderen. Er wordt op dit moment overal geëxperimenteerd met hardware en software die daar een bijdrage aan kan leveren.
Voorbeeld
Als je met twee of drie deelnemers in één ruimte bent en deel wilt nemen aan een Teamsvergadering is er een handig stuk hardware dat er voor zorgt dat er geen microfoon- en luidsprekerproblemen ontstaan (rondzingen en ruis). We hebben er een aantal weken mee getest. Het apparaat (zie plaatje boven aan dit artikel: Jabra 510) is frictieloos via bluetooth aan PC of laptop aan te sluiten. De deelnemers plaatsen het draadloze apparaat tussen hen in en kijken vervolgens naar één scherm. Geluid is vervolgens van top kwaliteit. Als je daarnaast nog een HD webcam gebruikt vastgeklemd op de laptop of PC die je als collectief scherm gebruikt werkt het uitstekend voor je hybride vergaderingen.
Deze middelen kant is voorwaardelijk voor een hybride vergadergebouw. Het is tegelijk niet mijn expertise. Wil je meer weten over de middelenkant van hybride vergaderen dan kun je het beste even sparren met Frans Diepenhorst van Solutions by FCD. Hij kan je alles vertellen van mogelijkheden voor de set-up van vergaderruimtes.
Wil je een keer sparren over je vergadergebouw? Laat dat weten via contact.
Laden...
Seth Godin had deze week een prachtige blog. Ik permitteer me een kleine bewerking en vertaling. Aan het eind de link naar het origineel.
Hier zijn twee experimenten die leuk kunnen zijn om eens een maand te proberen:
Opt-out
Iedereen die is uitgenodigd voor een interne vergadering heeft de bevoegdheid om zich af te melden (vooraf en tijdens) met deze melding: “Stuur me alsjeblieft de samenvatting.” Als je gebruik maakt van opt-out geef je uiteraard jouw mogelijkheid om inspraak te hebben in de vergadering op, maar heb je wel je tijd terug om andere waardevolle dingen te doen.
De nucleaire optie
Stopzetten van een vergadering: als iemand in een interne vergadering aankondigt dat de vergadering zinloze tijdverspilling is, is het voorbij, over en uit. De organisator van de vergadering is verplicht om iedereen een memo te sturen (wat waarschijnlijk sowieso een beter idee zou zijn geweest).
Als je ontdekt dat je vergaderingen organiseert waaruit mensen zich terugtrekken met opt-out, of erger nog, de nucleaire optie gebruiken, moet je misschien wat voorzichtiger zijn met welke vergaderingen je organiseert en wie je uitnodigt.
Heeft jouw organisatie of team het lef om dit uit te proberen?
Het origineel staat hier.
Laden...
In 2020 kregen de meeste drukke werkers Teams erbij als communicatie en samenwerkingsgereedschap.
Teams is in eerste instantie in de plaats gekomen van live-meetings. Maar nu zo langzamerhand zie ik de vragen ontstaan naar wat Teams nog meer onder de motorkap heeft. En vooral ook wat dat betekent voor de workflows waar we aan gewend zijn.
Een voorbeeld: Bestanden heen en weren en bewerken
Als ik een bestand naar een Rob stuur via e-mail met de vraag voor review dan gebeurt er dit:
- Ik heb het bestand ergens in mijn systeem
- Ik voeg het als bijlage toe aan een e-mail (er ontstaat een ‘tijdelijk’ bestand in de outbox)
- Rob ontvangt het in zijn inbox (tijdelijk bestand wordt aangemaakt)
- Rob zet het ergens in zijn systeem als bestand en bewerkt het.
- Rob voegt het als bijlage toe aan een e-mail (tijdelijk bestand wordt aangemaakt)
- Ik ontvang het in mijn inbox (tijdelijk bestand wordt aangemaakt)
- Ik zet het ergens in mijn systeem
Kortom er zijn 7 bestanden nodig om deze samenwerking te organiseren. Dat is niet handig. Dat wisten ze bij Microsoft natuurlijk ook wel en dus is dit opgelost in Teams. Er is één bestand op een vaste plek dat daar wordt bewerkt en waarvan alle wijzigingen zichtbaar blijven.
Hoera: we zijn af van overvolle inboxen, we zijn af van versie beheer en af van zoeken naar een van de vele incarnaties van ons bestand.
Dus als je intern samenwerkt stuur je NOOIT meer een bestand per e-mail. Alles krijgt een duidelijke plek in een Team/Kanaal en je hebt minder corvee, verspilling, gedoe en zoektijd.
Dit zal betekenen dat de communicatie rondom de bestanden logischer wordt via Chat of Posts in Teams. En dus Minder Outlook | Meer Teams.
Het leven zit vol wonderen!
PS: Links onderin Teams staat ‘Help’. Daar vind je alle uitleg en video’s over de mogelijkheden en functies van MS Teams. Dus zorg dat je er niet pas over vijf jaar achter kom wat er allemaal mogelijk is…
Laden...
