Timemanagement en Koning Winter

Deze tijden is het weer raak. Sneeuw, ijzel en mist, vertrekken en thuiskomen in het donker. Als ambulante werker werd het me in de afgelopen dagen duidelijk dat ik nauwelijks rekening houd met de consequenties van al deze seizoenszaken in mijn planning. Mijn afspraken zijn ontstaan in een soort van blanco-stand van binnen. Er is daarin geen verschil tussen zomer en winterplanning. Nog steeds staan er afspraken met groepen in om 9:00 uur aan de andere kant van het land. Dat brengt me vervolgens af en toe in een situatie waarin de afspraak niet haalbaar blijkt te zijn zonder dat ik bijvoorbeeld een avond eerder vertrek en in een hotel overnacht. Dat is voor een keertje wel leuk maar gaat heel snel vervelen. De vraag die opkomt bij mij is de volgende: Ga ik een agenda-routine ontwikkelen die anders is dan in de zomer? Er zijn in ieder geval een tweetal afwegingen te maken:

1. Hoe belangrijk is deze afspraak voor deze klant of mijzelf?

Dat is een lastige en indringende vraag. Als het goed is staan er alléén maar belangrijke afspraken in mijn agenda. Toch is er een verschil tussen belangrijk en heel belangrijk. Een iets genuanceerde versie van de afweging zou zijn. Moet deze afspraak persé op dit moment of kan het misschien ook op een later (en misschien handiger) tijdstip? Daarnaast zijn natuurlijk niet alle afspraken met klanten maar zijn er ook afspraken met collega’s, familie en vrienden. Ook daar is een dergelijke afweging aan de orde.

2. Kan ik het gewenste resultaat ook op een andere manier realiseren?

Ik heb een update-ontmoeting met een persoon die ik al live heb ontmoet of ik heb een afspraak met een opdrachtgever om een project in kaart te brengen. Ik heb in dit soort situaties al regelmatig andere manieren van ontmoeten ingezet zoals bellen of skypen op het tijdstip waarop in eerste instantie een live-ontmoeting in de agenda’s stond.

Dus in de winter anders plannen?

Dit jaar heb ik duidelijker als in andere jaren beleefd dat met het ingaan van de wintertijd een ander seizoen is ingegaan. Ik zie toch wel veel voordelen van een seizoensgebonden manier van afspraken maken. Bijvoorbeeld met de volgende principes:

• Geen afspraken voor 10:00 uur tenzij heel dicht in de buurt of hotelovernachten een optie is;
• Een realistische reistijd tussen twee afspraken (ik zou nu zeggen 2 maal de routeplannertijd);
• Zorgen dat je als het maar enigszins mogelijk is, voor donker weer op de snelweg bent.
• Iedere week in de vooruitblik van de agenda ook de weersvoorspelling meenemen en die gedurende de week ook mee blijven nemen in de afwegingen en voorbereidingen van de volgende dagen;
• Auto optimaal onderhouden zodat het risico van vermijdbaar stilstaan langs de weg zo klein mogelijk is;
• Extra trui, muts, stevige schoenen, oplaadmogelijkheid voor je mobiel en proviand in de auto voor je weet maar nooit;
• Standaard hoteluitrusting (dus dubbele set) thuis klaar om zo mee te pakken als het aan de orde is;
• In dezelfde vooruitblik de afweging maken tussen auto en openbaar vervoer en daar vervolgens eventueel de agendering op aan passen.

En niet te vergeten het grote plan B. Een aantal maanden in de winter naar een warm land.

Timemanagement, Actiemanagement of Denkmanagement?

Op het eerste gezicht lijkt het hier te gaan over het managen van tijd. Toch is het meer het managen van zaken die niets met tijd te maken hebben maar meer met het managen van mogelijk verstorende, niet te beïnvloeden, factoren. Daarmee is het ook niet echt het managen van acties. Het lijkt meer het managen van de mix tussen inschattingen, belangen en mijn eigen oordelen, pret en negatieve emoties die te maken hebben met gladde wegen en te laat komen. Dus toch meer denkmanagement dan iets anders.

En dan zijn er natuurlijk de vele mensen die juist op pad gaan of moeten bij sneeuw en glad en ervoor zorgen dat Nederland nog een beetje blijft draaien. Waarvoor vanaf deze plek chapeau!

Wordt vervolgd …

PS: Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.

Beoordeel deze tip:

nog geen beoordelingen

Laden...