Omsteltijden (SMED) en persoonlijke productiviteit

Collectieve Productiviteit, Persoonlijke productiviteit

afbeelding-4In de lean-gereedschapskist zit een tool met de naam SMED  en een afkorting is van Single-Minute-Exchange-of-Dies. De naam komt van een spectaculaire vermindering van omsteltijden bij een machine met persen. Het voordeel ervan is dat er met veel kleinere series kan worden gewerkt omdat het verlies van wijzigen van kleur, produkt enz tot het minimum is teruggebracht. En dat leidt tot minder overproductie (‘nu we toch aan het draaien zijn ….’) voorraden, transport en wachten.

Nu is het interessant dat in kantoorwerk ook dergelijke situaties voorkomen. Omsteltijden (de tijd nodig om van de ene soort werkzaamheden over te gaan naar een andere soort werkzaamheden) worden daarbij meegenomen als factor voor de keuze welke acties op een dag gedaan worden. Dat wordt zichtbaar in het opsparen totdat er zus-en-zoveel aanvragen/formulieren/reacties enz. zijn omdat het handiger en sneller lijkt om een aantal keer achter elkaar dezelfde actie te doen.

Ik geloof niet in multi-tasken maar wel in snel schakelen van het een naar het ander. Mijn stelling is dat je je werk zo kunt organiseren dat alles wat binnen komt, als onderdeel van een proces, direct doorgebracht kan worden naar de volgende schakel in het proces als er aan een aantal voorwaarden wordt voldaan.

De voorwaarden zijn:

  • De medewerker heeft overzicht over het belang van zijn bijdrage in het geheel.
  • De medewerker heeft een goed georganiseerde werkplek op basis van zo veel mogelijk clear-space.
  • Het proces zit goed in elkaar.
  • De medewerker is competent voor de gevraagde bijdrage.
  • ‘Flow’ is de uitgesproken samenwerkingscultuur.

Combi met GTD (Getting Things Done)

David Allen geeft in zijn boek de ‘omstel’-logica anders weer maar sluit evengoed toch naadloos aan bij SMED. Hij stelt dat je snel kunt schakelen als je overzicht hebt over de acties en projecten waar je verantwoordelijk voor bent en in staat met de lijsten die je daarvoor gebruikt (als extended mind) vliegensvlug en vooral getraind intuïtief te kunnen beoordelen wat het meest aan de orde is op basis van de volgende vragen:

  • In welke context ben ik? (ben ik onderweg/thuis/op een station/op mijn kantoor)
  • Hoeveel tijd is er beschikbaar? (10 minuten of een uur)
  • Hoeveel energie heb ik? (voor ingewikkelde zaken heb ik energie nodig)
  • Wat heeft het meeste prioriteit? (als laatste en niet als eerste vraag)

Mijn ervaring is dat met name de combinatie van SMED en GTD mij veel vaart in afhandelen van zaken geeft (hoeveel ik natuurlijk ook regelmatig finaal vast loop maar dan ook weer snel de zaken op orde heb).

Met plezier gelezen? Schrijf je in en krijg iedere vrijdag om 10 uur een update van nieuwe artikelen. Ontvang een pdf ebook over de weekreview als dank direct in je inbox.

Beoordeel deze tip:

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars 2 beoordelingen
Loading...

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *