De 7 verspillingen

Een kroonjuweel van Lean is het concept van de zeven verspillingen. Soms maken woestelingen er 8 of 9 van (niet doen: niet nodig of zinnig en daar wordt de zaak niet duidelijker van). Nog vaker heten ze dramatisch ‘The Seven Deadly Wastes’.

Dit is een lang artikel dat de 7 in zijn algemeenheid beschrijft. Per verspilling is er nog een eigen pagina met een paar voorbeelden.

Taal zorgt dat je de 7 verspillingen leert zien!

De Eskimo’s hebben volgens de overlevering veel verschillende woorden voor sneeuw. Er is voor hen een belang om deze verschillende soorten te kunnen onderscheiden. Wanneer er eenmaal woorden zijn gevonden bij bepaalde waarnemingen,  is het mooie dat het ook andersom werkt. Waarnemen wordt eenvoudiger als er genuanceerde woorden/begrippen bestaan voor het onderwerp van de waarneming.

Voor het onderwerp verspillingen in processen en organisaties is dat niet anders.

Onder verspilling versta ik alle tijd, materiaal, gereedschap, techniek, mensen en ruimte die meer dan noodzakelijk wordt ingezet om waarde toe te voegen aan producten/diensten/informatie.

Economie

Ik beperk mij tot het verschijnsel 7 verspillingen in economische processen omdat verspillingen hun betekenis direct verliezen als ze geplaatst worden in andere levensdomeinen als cultuur, wetenschappelijk  onderzoek, religie en bijvoorbeeld de rechtsspraak of politiek (in het organiseren van deze domeinen zijn uiteraard ook economische processen aan de orde waar wel verspillingen optreden).

Voorbeelden waar het bewustzijn van verspillingen geen waarde heeft:

  • We gaan niet de herhalingen uit een symphonie halen. Zij maken een wezenlijk onderdeel uit van de compositie en dus van de gewenste waarde.
  • We gaan geen snelleescursus doen om vervolgens Haiku’s te gaan lezen. Haiku’s vragen om het ‘proeven’ van de woorden, en vragen om rust en ruimte.
  • We gaan geen technieken ontwikkelen om snel te kunnen reflecteren of mediteren.

Aardig is wel dat omgekeerd de kunst zich wel bemoeid met verspilling zie dit kunstwerk van Subodh Gupta met de naam verspilling:

De eerste die de 7 verspillingen heeft beschreven, en in zekere zin heeft ontdekt, is Taiichi Ono (een van de hoofd-engineers van de Toyota productie methodieken). Ik permitteer mij de tekst zo te vertalen dat hij tot inspiratie kan zijn voor alle organisaties en niet alleen voor fabrieken in de maakindustrie die de context vormden voor Taiichi Ono.

De originele tekst van Taiichi Ono

“Als u nadenkt over het volledig elimineren van verspilling dient u de volgende twee punten in gedachten te houden:

  1. Het verbeteren van de efficiency is alleen verstandig wanneer het direct verbonden is met het verlagen van kosten. Om dit te bereiken, moeten we te beginnen met alleen dat te doen wat nodig is, en dat met een minimum aan menskracht.
  2. Kijk naar de efficiency van iedere medewerker en van ieder proces. Kijk vervolgens naar de medewerkers als groep, en dan naar de efficiency van de gehele organisatie en alle processen. Efficiency dient verbeterd te worden in iedere processtap, op hetzelfde moment, voor de gehele organisatie.

Als voorbeeld nemen we een proces waarin 10 medewerkers werken die samen 100  producten of diensten leveren per dag. De capaciteit van het proces is 100 stuks en de productiviteit per medewerker is dus 10 stuks per dag. Als we het proces en de medewerkers in detail goed observeren nemen we overproductie waar, we zien medewerkers wachten en zien we allerlei onnodige bewegingen, al deze zaken afhankelijk van de tijd van de dag.

Stel je voor dat we de situatie zouden verbeteren en we zouden de inzet met twee medewerkers verminderen. Het gegeven dat we met 8 medewerkers toch 100 producten zouden kunnen leveren geeft de suggestie dat we ook 125 producten of diensten zouden kunnen maken zonder het aantal medewerkers in het proces te verminderen. In feite bestond de capaciteit om 125 producten of diensten te leveren al de vorige dag, maar deze capaciteit werd verspild in de vorm van onnuttig werk en overproductie.

Dit betekent dat als we er vanuit gaan dat werk alleen dat is wat noodzakelijk is als echt werk en we de rest definiëren  als verspilling de volgende stelling geldig is, los van het gegeven of het gaat om een individuele medewerker of het gehele proces:

De huidige capaciteit = werk en verspilling

Echte verbeteringen ontstaan als we geen enkele verspilling produceren en we het percentage werk naar 100 % brengen. Omdat, in een lean-organisatie, we alleen het aantal producten of diensten willen leveren waar een vraag naar is, brengen het aantal medewerkers terug om ervoor te zorgen dat de overtollige capaciteit terug brengen naar de gewenste omvang.

De eerste stap naar het toepassen van Lean is te leren de verspillingen volledig te identificeren.

  1. Verspilling ten gevolge van overproductie
  2. Verspilling in wachten
  3. Verspilling in transport
  4. Verspilling in verwerking (in het proces zelf)
  5. Verspilling in opslag
  6. Verspilling in beweging
  7. Verspilling door defecten

Deze verspillingen volledig elimineren kan grote efficiencywinst opleveren. Om dit te bereiken moeten we slechts de hoeveelheid produceren waar concrete vraag naar is en vervolgens het te veel aan medewerkers-inzet vrijmaken. Lean gaat om het vrijmaken van overtollige inzet. Vanwege dit gegeven zijn sommige vakbonden achterdochtig omdat zij ervan uit gaan dat er medewerkers ontslagen zullen worden. Maar dat is niet de opzet. Het is de verantwoordelijkheid van het management om overbodige inzet zichtbaar te maken en deze inzet vervolgens goed te gebruiken.

Mensen inhuren als het goed gaat met het bedrijf om ze daarna te ontslaan als men getroffen wordt door een recessie is een slechte gewoonte. Managers moeten hier uiterst voorzichtig mee zijn. Men moet ook bedenken dat het elimineren van verspillingsvolle en betekenisloze banen de waarde van het werk voor medewerkers verhoogt.”

Fietsband plakken: een alledaags voorbeeld

Dat wat je wèl doet maar als je goed kijkt niet bijdraagt aan het gewenste resultaat is verspilling en maakt het proces moeizaam, complex en/of vervelend. Uiteraard is het belang om het gewenste resultaat helder te hebben. Als het gewenste resultaat is “veel bewegen”, dan is beweging natuurlijk geen verspilling maar juist waarde toevoegend.

Schermafbeelding 2010-03-29 om 18.40.38Een voorbeeld van een vast heel herkenbaar proces: Er is een band lek van een fiets van je partner of een van de kinderen.

Je gaat naar beneden naar de kelder en kijkt wat er nodig is om de band te plakken. Je hebt het gereedschap in de kelder maar hebt water nodig om het lek te vinden. Je gaat boven een emmer met water halen.

Terug in de kelder haal je het wiel los (waar is steeksleutel 14/15?). De buitenband gaat eraf. Het lek zit vlak bij het ventiel. Je plakt de band (helaas is de solution-lijm verdampt en vind je na lang zoeken nog een tubetje in de een van de doosjes met ventielen), en probeert hem er weer op te leggen.

Dat gaat niet handig. Ten einde raad besluit je toch een bandenlichter te gebruiken. Zucht. De volgende dag is de band weer leeg.

Je besluit het wiel naar de fietsenmaker te brengen en er een nieuwe binnenband op te laten leggen. Die heeft niet direct tijd (partner/kind naar hobbyclub gebracht ’s avonds). Weer een dag later haal je het wiel weer op.

De fietsenmaker leek het beter ook de buitenband te vervangen (grrr). Je rekent af, gaat naar huis en zet het wiel weer op de fiets. Gelukkig. Er kan weer gefietst worden.
[ …. Voor een handige techniek voor het eggie zie deze video.]

Hoeveel verspillingen zitten in deze alledaagse ervaring: Alle 7! En daar komen ze in hun algemene omschrijving.

7 verspillingen

  1. Overproductie
    Te veel doen en te vroeg doen.
  2. Transport
    Heen en weren van spullen, informatie en mensen.
  3. Voorraad/Opslag
    Alle plekken waar stapels, wachtrijen en voorraden ontstaan.
  4. Wachten
    Wachten van mensen, spullen en informatie.
  5. Proces
    Te complex ingerichte werkstromen, overbodige bochten.
  6. Overbodige beweging
    Te veel bewegen van mensen, zoeken naar spullen en informatie.
  7. Defect
    Fouten in het proces of in de verwerking die maken dat er herwerk ontstaat, bijna ongelukken die vertraging geven.

Wanneer je de verspillingen eenmaal ziet dan het is het niet moeilijk om ze te vermijden. Het is de kunst om ze te zien! Helaas is het in heel veel andere processen niet zó duidelijk. Toch is er met wat aandacht en intuïtie veel te ontdekken.

Download gratis het 7 Verspillingen Manifesto

In dit ebook vind je een samenvatting van de 7 verspillingen + kleine experimenten die je zelf kunt doen zodat je de verspillingen goed leert zien. Klik hier om het ebook hier downloaden.