De 3-30-300 rule (en pas op voor de lijstmaker in je!)

‘Eerst maar een lijstje maken,’ is een logische reactie op een gevoel van wegvallen van overzicht en focus. Het geeft een goed gevoel, ordent en er is iets om naar te kijken. Klein probleem: er is nog niets veranderd in de wereld!

Het concept ‘mind-like-water’ van David Allen (Getting Things Done) en naast hem allerlei andere stromingen gaan er vanuit dat het een goed ding is om je hoofd te legen in lijsten. Zit alles in lijsten en review deze vaak genoeg dan is het beloofde land een ‘mind-like-water’.

Er is toch een probleem met dit concept. De tijd die je besteedt aan lijsten maken en reviewen is niet beschikbaar om te doen of om te niksen. Dus is het zoeken naar een optimum. Hoeveel lijsten van welke soort zijn nog behulpzaam en wanneer is de balans weg en neemt de processor/lijstenmaken het over? En kom je zomaar in de Calvinische frustatie dat de lijsten ook nog afgevinkt moeten worden (wat uiteraard helemaal niet kan).

Lijsten

Je hebt op dit moment minimaal 2 lijsten: je agenda en een actielijst. Ik beperk me hier tot de laatste en voeg er nog een lijst aan toe. Ik splits de actie-lijst op basis van mijn ervaring in 3 delen.

Lijst van 3 (3 mba’s)

Iedere avond bepaal je de 3 Meest Belangrijke Acties (3 mba’s) voor de volgende dag en zorg je ervoor dat deze altijd direct en liefst hardcopy beschikbaar zijn (papiertje in je zak of geeltje achterop je telefoon). Hoe je dat doet staat hier.

Lijst van 30 (voortschrijdend voor de week die komt)

Een lijst waar maximaal 30 acties op staan die horen bij een horizon van een week (de week die start bij vandaag: dus voortschrijdend). Niet meer dan 30 zodat je overzicht hebt zonder om te slaan of te scrollen. Wanneer je tijd hebt om acties te doen haal je daar je acties vandaan.

Lijst van 300 (parkeer, misschien, ooit, later)

Een lijst die je ook nog kunt onderverdelen (boeken te lezen, films te kijken, mensen te bezoeken enz) waar alles op komt dat niet op de 3 of de 30 lijst hoort. Deze lijst mag uiteraard ook korter of langer zijn dan 300 want het is nu eenmaal ‘de rest’.

Dag & Weekreview

Dagelijks haal je uit de dingen die er spelen, en uit de lijst van 30 je 3 mba’s. Wekelijks review je de lijst van 30 en de lijst van 300.

Naast deze 3 lijsten adviseer ik je nog een lijst/overzicht te gaan opbouwen waarop je vastlegt tegen welke doelen/resultaten/projecten je ‘ja’ hebt gezegd zodat je in de weekreview ook die dimensie in een overzicht voorhanden hebt.

Met je agenda, 3-30-300 lijst en een overzicht van je projecten heb je een mooi persoonlijk dashboard en houd je overzicht, focus en grip zonder al te veel, te vaak en te lang bezig te zijn met lijsten.

Werk je hier al mee? Heb je andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder zodat we er allemaal iets aan hebben.

PS: Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.

Beoordeel deze tip:

nog geen beoordelingen

Laden...