Corporate Inbox Zero (weg uit de e-mailverwerkende industrie)

Collectieve Productiviteit, Lean office

‘We doen maar wat!’

Naast de vele voordelen van e-mail zijn er grote nadelen verbonden aan de huidige manier waarop e-mail wordt gebruikt. De korste samenvatting van deze cultuur is: ‘we doen maar wat’. We gaan er vanuit dat iedereen zelf wel weet hoe Outlook werkt en tegelijkertijd heeft zo ongeveer niemand een fatsoenlijke workflow voor e-mail geleerd.

In de allervoorzichtigste schatting besteedt de gemiddelde kantoorwerker 1 uur per werkdag aan e-mail. Dat is 12,5 % van alle werkuren zonder dat er ook maar een minimale standaard is. Het gevolg is dat e-mail onterecht een steeds dwingerder plek in ons werkend bestaan heeft gekregen met als gevolg dat we zonder het ons te beseffen in de e-mailverwerkende industrie zijn beland!

Dat kan anders met Corporate Inbox Zero

Drie dingen die nodig zijn: een norm, een skill en een methodiek

1. De norm voor Corporate Inbox Zero

Corporate Inbox Zero gaat uit van één simpele norm. Alle e-mail Inboxen zijn eenmaal per dag leeg.

Deze norm leidt tot de volgende 4 verbeteringen voor de communicatie met email:

  1. de communicatie wordt gemakkelijker
  2. de communicatie wordt beter
  3. de communicatie wordt sneller
  4. de communicatie wordt goedkoper

Hoe simpel de norm ook, er is nogal wat tegenwind:

  • De tool (Outlook) is een complexe tool met ontelbare features en mogelijkheden.
  • Communicatie in organisaties heeft vele gelaagdheden en is complex.
  • De werkstijl en werkelijkheid van medewerkers is nogal verschillend, e-mail zit dicht op de huid en een one-size-fits all aanpak is gedoemd te mislukken.
  • Een e-mail sturen is gemakkelijk en (ogenschijnlijk) zonder kosten en wordt te pas en te onpas gebruikt

Het werken met de eenduidige norm van Corporate Inbox Zero is solide, en gebaseerd op de elegante eenvoud.

2. De Skill voor Corporate Inbox Zero

Corporate Inbox Zero is gebaseerd op een in de persoon verankerde basisskill en dat is het kunnen nemen van snelle besluiten over de betekenis van de e-mail (triage). Deze skill stoelt op kennis en ervaring. De meeste medewerkers bezitten deze skill.

Een medewerker die zich aan het inwerken is, kan dit als vanzelf minder goed dan een medewerker die helemaal thuis is in context en organisatie.

Naast kennis en ervaring is ook een zekere lef noodzakelijk om vlot e-mail te kunnen verwerken. Dat kan ook prima, er zullen niet snel doden vallen door een verkeerd verwerkte e-mail.

3. De Methodiek voor Corporate Inbox Zero

Methodiek in de ‘eenmansfabriek’
Een snelle en elegante methodiek ( in 1 dagdeel aan te leren) heeft op persoonlijk niveau de volgende basisregels:

  • Postvak In’ minimaal eenmaal per dag naar ‘Zero’ verwerkt
  • de ongelezen e-mail wordt pro-actief en in batches verwerkt
  • de organisatie van de e-mailmappen is zo simpel mogelijk
  • de zoekfunctie en de vaardigheid daarmee te werken is geoptimaliseerd
  • de eigen persoonlijke stijl is leidend voor alle keuzes

Zie voor meer dit uitgebreide artikel over Inbox Zero

Samenwerkingsmethodiek
E-mail is naar haar aard niet geschikt voor dringende en/of complexe vragen (die handelen we af met directe synchrone vormen van communicatie: live/videoconferencing/bellen. Responsetijden afspreken en een set spelregels helpen daarnaast om e-mailgebruik te optimaliseren. Dus hierbij de 6 basiszaken:

  • we gebruiken e-mail voor niet-urgente zaken
  • we gebruiken e-mail voor eenduidige onderwerpen
  • we gebruiken e-mail niet voor emotionele zaken
  • we houden e-mails kort en geven een samenvatting in de onderwerpregel
  • we markeren vragen om actie met visuele kenmerken (vet, onderstreept, #, etc) en zetten ze los van de bijbehorende context
  • cc-mail gebruiken alleen als er een goede reden voor is en uiteraard slechts om te informeren

Waarom Corporate?

Er is veel voor te zeggen om een organisatie-brede opvatting te hebben en onderhouden over de functie van e-mail en deze opvatting te verankeren in een aantal makkelijk te onthouden vuistregels. Deze corporate strategie (met een kleine s) zorgt dat de organisatie niet belandt in de e-mailverwerkende industrie en zet de functie van de niet dringende en niet complexe communicatie voorop zonder onnodige verspilling van intelligentie, aandacht en tijd van de medewerkers.

Aandacht op het doel en niet op de tool
Het doel van e-mail is vlotte betrouwbare communicatie. Outlook is een prima tool om dat te bereiken. Iedere cursus, workshop, instructie zou moeten gaan over hoe je profijt hebt van Outlook ten behoeve van vlotte en betrouwbare communicatie en zou vooral niet moeten gaan over alle mogelijkheden van de tool (zeker niet omdat Outlook alles kan). Inbox Zero aanleren is daarmee veel zinniger dan een Outlook training. Je kunt tenslotte veel beter investeren in een doel-training dan in een tool-training.

Lees hier waarom Outlook cursussen weggegooid geld zijn.

Blended Learning (verschillende leerwegen)

Corporate Inbox Zero kan het best worden bereikt door de combinatie van verschillende leerwegen.

  1. Classroom Workshops waarin de medewekers ter plekke hun bestaande inrichting en werkwijze omvormen tot een Inbox Zero strategie passende bij hun aard en aanleg.
  2. E-learning met behulp van de E-Course Inbox Zero waarmee de medewerker op een door hem gekozen plaats en tijd aan de hand van een roadmapchecklist en 20 video’s zelf zijn Outlook kan optimaliseren voor Inbox Zero.
  3. Het met zo’n groot mogelijke vertegenwoordiging van de medewerkers formuleren van een korte lijst met 5 of 7 vuistregels voor e-mail als samenwerkingscommunicatie.
  4. Het opleiden van Lean Office Experts per afdeling die kunnen helpen door vragen te stellen en te coachen.
  5. Train-de-trainer trajecten waardoor een groepje medewerkers leert om zelf Classroom Workshop te verzorgen.
  6. Een proces om nieuwe medewerkers als onderdeel van hun inwerken te verplichten te gaan werken met Inbox Zero.

Internationale bedrijven met buiten-gebieden
Corporate Inbox Zero is nog belangrijker voor internationale organisaties die kleine afdelingen hebben in veel verschillende landen. E-mail is dan in de veel gevallen de meest gebruikte manier van communicatie. E-learning kan in die gevallen een uitkomst zijn, zeker als de e-learning in meer talen beschikbaar is.

Verhuizingen, fusies en reorganisatie
Al deze momenten zijn bij uitstek geschikt om te gaan werken met Corporate Inbox Zero. Werken aan zoiets basaals als e-mailcommunicatie geeft vitaliteit en momentum voor andere zaken omdat de communicatie gaat stromen.

Inbox Zero en Lean
Inbox Zero is de eerste stap in Lean Office. Wanneer de e-mailcommunicatie niet op orde wordt gebracht met Corporate Inbox Zero, verzanden alle Lean Office initiatieven in de chaos van de e-mailverwerkende industrie.

Ons Aanbod

Wat biedt Adjustintime aan ter ondersteuning
van een Corporate Inbox Zero programma?

We hebben inmiddels flink wat ervaring met Corporate Inbox Zero programma’s en kunnen daarvoor de volgende zaken leveren.

  • Projectmanagement: het beschrijven en de regie houden over een dergelijk project of programma
  • Start en evaluatie metingen verzorgen
  • Classroom workshops waarin Inbox Zero direct wordt geïmplementeerd (Ned & Eng)
  • E-course Inbox Zero (Ned, Eng & Fr) op ons eigen platform maar ook in een scorm versie voor de e-learning omgeving van de organisatie zelf
  • Voorzitten van spelregelsessie met stakeholders (OR bv)
  • Opleiding van interne experts
  • Train-de-trainer trajecten

Wil je een keer vrijblijvend sparren over Corporate Inbox Zero? Bel ons op tel 010 307 28 97 of geef je gegevens door via het contactformulier zodat wij jou kunnen bereiken.

Met plezier gelezen? Schrijf je in en krijg iedere vrijdag om 10 uur een update van nieuwe artikelen. Ontvang een pdf ebook over de weekreview als dank direct in je inbox.

Beoordeel deze tip:

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars nog geen beoordelingen
Loading...

2 reacties

  • Henk says:

    Bedankt voor de tips. Ik probeer steeds meer orde in mijn emailbox te krijgen. Valt nog niet mee, de hoeveelheid emails in de inbox volgen een soort sinuspatroon.

    Ik bel lang niet altijd, in de gevallen waar jij dit adviseert. Eén reden wil ik graag voorleggen: omdat vaak afspraken en antwoorden schriftelijk vastgelegd moeten worden. Je kan telefonisch vragen het alsnog per email te bevestigen, maar dat is dubbelop. Hoe kijk jij daar tegenaan?

    • Ad van der Hulst says:

      Bij complexe vragen blijft het beter om niet te e-mailen. Simpelweg omdat het niet effectief is. Probeer maar eens bij een helpdesk die alleen maar bereikbaar is per e-mail het antwoord op jouw probleem te krijgen.
      Bij dringende vragen kan e-mail alleen maar als je eerst een lijntje legt via een ander kanaal omdat nu eenmaal geen enkele baas wil dat iedereen de hele dag zijn e-mail aan het checken is op dringende vragen (want dan is het echt de e-mailverwerkende industrie).
      Na telefonische afstemming kan het vastleggen van de essentie van de afspraken een hele goede strategie zijn. Zeker als degene die het belang heeft dat doet.
      Hoop dat dit helpt.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *