Categories for Plan & Richting
Boodschap voor de voorzitter: Beeldvorming is de eerste fase in het proces (oordeel en besluit volgen daarna). Beeldvorming wordt vaak zacht ingezet als de optelsom van meningen. Daarmee kom je nergens.
Neem beeldvorming als een onderzoek en doe dat in drie richtingen:
Terug in de tijd: Intellectuele openheid en moed.
Verzamel en accepteer de feiten (ook al zijn ze bijzonder onaangenaam).
Vooruit in de tijd: Kansen zien en omarmen.
Blijf toekomstgericht en word creatief in de richting van je ‘wild success’.
Realistisch in het nu: Financieel en menselijk inzicht.
Laat de huidige (en misschien vermeende) beperkingen of mogelijkheden van geld en mensen direct aan tafel zitten omdat het je anders in de weg zit verderop in het proces.
Een goed beeld is een bouwsteen voor synergie. Beeldvorming is hard werken.
Laden...
Het leven is een eindeloze dans tussen orde en chaos.
Jouw organisatie bevindt zich ergens op dit continuüm.
Jouw medewerkers bevinden zich ergens op dit continuüm,
en wij dus ook.
Als er teveel orde is, ontstaat er verveling en dooft het leven uit (en stopt de dans).
Als er teveel chaos is, ontstaat er angst en gaat iedereen voor zijn eigen hachje (wordt solodanser).
Het is aan ons om de dans betekenisvol te houden door richting te houden
en beweging en elegantie voor te leven.
***
Laden...
De goedkope frase is dat timemanagement niet bestaat omdat iedereen nu eenmaal evenveel tijd heeft en tijd altijd alleen beleefd kan worden tussen toen en ooit in. De beste time-manager heeft er met al zijn kunsten nog nooit een seconde bij versierd!
Daar is niets tegenin te brengen.
Je agenda is evengoed een heel belangrijk dashboard waar het gaat om tijd. In je agenda beheer je de planning van je tijd, de verdeling van je aandacht en het optimaal gebruiken van je energie.
De reuzen van deze manieren van kijken naar agenda verdienen het om af en toe ook hier de credits te krijgen.
Voor het formuleren van doelen moet je zijn bij David David Allen & Stephen Covey; het werken met voorgedefinieerde en daarmee delegeerbare acties leer je van Tim Ferris; het leren werken met energie als bepalende parameter leer je van Tony Schwartz.
Alle drie eindigen zij hun methodiek met reflectie en review. En dat is niet voor niets!
Want uiteindelijk komt alles toch neer op een moment stilstaan in het heden, om iets te bepalen in de toekomst, op basis van wel of niet welgevallige ervaringen in het verleden.
Heb je hier nog nooit iets mee gedaan? Begin dan met de Daily Shutdown. Kost je 6 minuten per dag en levert je heel veel meer op.
Laden...
Het maakt nogal wat uit voor de ideale ‘compositie’ van de week of je een ochtendmens bent of een avondmens. Het is dus als eerste zaak er achter te komen waar jouw primaire biologische tijd van nature zit. In deze A-kwaliteit-tijd plan je idealiter andere dingen van in de B-tijd.
Hoe kom je erachter of je een ochtendmens of een avondmens bent?
Dat kan met een paar praktische vrolijke experimenten.
- Werk een week zonder kunstmatige uppers (koffie) en downers (alcohol) en kijk waar je natuurlijke uppers en downers te voorschijn komen.
- Doe in een vakantie een keer gek, Haal klokken en wekkers weg en kijk waar je natuurlijke ritme je brengt.
Google brengt je zo bij een eindeloze reeks testjes en rijtjes kenmerken die je kunnen helpen om er achter te komen.
En voor de duidelijkheid: 90 % van de hele gewone wereld is ingericht op de ochtendmens. Dat is mooi als je een ochtendmens bent.
Ben je dat niet, dan zijn er rituelen: radio en tv-programma’s die ons wakker praten; koffie om wakker te worden; e-mail-als-eerste-op-de-dag om een beetje op te starten.
Wil je zelf invloed op de inrichting van de week in het verlengde van je eigen aard dat is het wijs om een ideale werkweek voor jezelf te componeren. Dat doe je als volgt:
- Kom er achter of je een ochtend- of avondmens bent
- Download hier het werkblad weekplanning
- Vul het werkblad in met behulp van de instructie
- En vertel ons in de reacties onder de blog wat je er aan hebt gehad
Laden...
Hier is het idee: vergeet het maken van jaarplannen (scope veel te groot), maak ook geen los plan voor de dag (wordt snel doel-loos). Maak een 90-Dagen plan.
90 Dagen (dus dertien weken | 3 maanden) vormen naar mijn ervaring de beste boog.
Niet te lang en niet te kort.
Gebruik het plan niet voor de ‘gewone’ resultaten maar voor innovatie en verbetering die je meer tijd op gaan leveren (voor nadenken of voor de leuke dingen van het leven).
De vorm maakt niet uit, de inhoud uiteraard wel.
- Op 1 A4
- Met startdatum en einddatum.
- Een beperkt aantal doelen die haalbaar zijn in 3 maanden op rij gezet naar prioriteit (maximaal 7).
- Zo goed mogelijk geformuleerd (nee niet SMART want dat is veel te ingewikkeld, kijk hier voor een slimmere manier)
- Op zo’n manier bewaard dat je er altijd overal bij kunt (tip van Irka maak een foto met je mobiel dan heb je het plan altijd en overal bij de hand ter referentie).
Gebruik je 90-Dagen plan als anker voor je weekreview en je dagelijkse planning. Doel behaald? Afvinken en feesten!
Ja, helaas moet je vaker nee gaan zeggen tegen allerlei fantastische nieuwe ideeën. Zet ze op de parkeerlijst ter overweging voor het volgende 90-Dagen plan.
Laden...
Vanaf mei 2009 schrijf ik wekelijks een artikel op deze blog met direct toepasbare tips in klare taal op het gebied van Personal Lean en Lean Office
Daarnaast schrijf ik reflecties op zaken die mij raken zoals echt ambacht, bijzondere boeken, en soms ook zaken die gewoon grappig zijn [geen katten] onder de noemer Fun en Filosofie.
- Inmiddels zijn er ruim 600 blogs gepubliceerd.
- Er zijn ruim 1700 lezers die zich hebben geabonneerd op de blog via e-mail of via RSS.
- Deze site heeft maandelijks ruim 8000 bezoekers die vooral op zoek zijn naar tijdloze principes, praktische vuistregels en handige tips en trucs.
“Ik lees je tips al een tijdje en ik wil je complimenten geven voor de heldere taal. Ik wil je ook complimenten geven, omdat je het leven van drukke managers ontwart, die te vaak de hoofdprijs betalen wanneer ze dat niet doen. Of eigenlijk: hun gezinnen c.q. vrouw en kinderen, en hun toekomst.”
Basis
Een paar lange basisartikelen voor wie zich snel wil inlezen in de hoofdonderwerpen van deze blog.
Abonneren
Je kunt je op twee verschillende manieren abonneren.
De eerste manier is via e-mail. Dat doe je door hiernaast je e-mail adres in te geven en op ‘Abonnneer mij’ te drukken [en uiteraard moet je akkoord gaan met de privacy-verklaring die je hier kunt lezen]. Afmelden kan in iedere e-mail die je van mij ontvangt. Even opletten dat de blog niet in ‘ongewenste mail | spam’ terecht komt).
Deze blog kun je ook volgen in je RSS-reader [Really Simple Syndication] van keus. Als je geen idee hebt waar dit over gaat en hoe handig dit is kun je hier lezen wat het is en hoe je RSS gebruiken kunt voor het in één overzicht bijhouden van blogs.
De RSS feed van Ad’s Blog.
Zoeken
Je kunt door de hele website op ieder woord zoeken door een zoekterm in te tikken rechts bovenin op de hoogte van het logo.
Laden...
Als ik de vraag krijg wat ik nu precies bedoel met Lean Office dan hoor ik mijzelf soms zeggen dat we werken aan de gebieden waar iemand in de organisatie van denkt: ‘We doen maar wat!’. Drie gebieden waar dat in ieder geval veel voorkomt zijn de beroemde EVA-gebieden: E-mail, Vergaderen en Agenda. We doen inderdaad meestal maar wat…..
Aanvalsplan 1 Lean Office (in stappen)
Schrijf onderstaande punten uit en je hebt een mooie stap gezet in Lean Office, wat het onderwerp ook maar is.
- bepaal je onderwerp en bepaal wat het bestaansrecht is (‘waarom doen we het sowieso?’)
- brainstorm de vuistregels die je met elkaar hanteert en leg die vast
- kijk wat de best voorhanden manier is om iets te doen en leg die vast en ga het allemaal uitproberen
- kijk na een paar weken wat inmiddels anders moet of kan en verbeter je eigen ‘wiki-pedia’ waar mogelijk
- kies een volgend onderwerp en doe hetzelfde
Aanvalsplan 2 Personal Lean
Ga uit van de eenmans-fabriek. Kies een onderwerp dat je veel energie kost, waar je je aan ergert, of waar je het gevoel bij hebt dat de handrem er de hele dag op zit. Stel jezelf de volgende 4 vragen.
- wat gebeurt er als ik het helemaal niet meer ga doen?
- kan ik het automatiseren?
- kan ik het delegeren/uitbesteden? (er iemand anders blij mee maken)
- kan ik het zo slim mogelijk inrichten en ritualiseren? (en me er nooit meer aan ergeren)
Maak een plannetje, schrijf het uit en ga het een tijdje testen. Daarna bekijk je wat je hebt opgeschreven en geheid dat je inmiddels al allerlei ideeën hebt om het nog verder te verbeteren.
Zo zie je maar, het is allemaal niet zo ingewikkeld. Wil je er toch wat hulp bij dan bel je gewoon mij.
Laden...
Groei is al heel lang de basis van ons economisch systeem. En ja, daar kun je uiteraard van alles van vinden maar daar gaat deze blog niet over. Groei is los van eventuele duurzaamheids, economische of zelfs moreel-ethische opvattingen een razend interessant fenomeen. Alleen al omdat groei leidt tot complexiteit, tot meer massa en tot vertraging. Daarover gaat deze blog.
Voorbeeld: Hoera een nieuwe wereldburger!
Je kunt het heel mooi zien bij familie-uitbreiding.
Complexiteit
Het eerste kind zorgt voor een groei van 50% van de familie. Door dit eerste kind komt er heel veel complexiteit bij. Werktijden gaan op de schop, dagroutines moeten anders, taakverdelingen moeten veranderen, hulptroepen moeten worden georganiseerd (eerst om te klussen en daarna om de week rond te breien) enz. enz.
Massa
De hardware in huis breidt zich in een razend tempo uit met een babykamer, kleertjes, keukenspul, logistieke spullen (zitjes, wandelwagens, fiets/autostoeltjes, draagzakken enz), speelgoed, traphekjes, boxen enz.enz.
Vertraging
Even snel naar de supermarkt of naar de bibliotheek is er niet meer bij. Iedere beweging wordt een heel project dat zorgvuldig logistiek en inhoudelijk doordacht, gepland en uitgevoerd moet worden.
En daarboven op is er een natuurlijke beweging van buiten naar binnen die deze effecten versterkt. Je krijgt van alle kanten aanbiedingen en verleidingen (en alles waar het woord ‘baby’ voor staat is prijzig). Je wordt overladen met kado’s en er is een levendige uitwisseling van gebruikte spullen van families in vergelijkbare levensfasen.
Kortom: heel snel toenemende complexiteit, massa en vertraging.
En groei bij ons op de zaak?
Met een organisatie of team is het niet anders alleen een klein beetje minder zichtbaar. Met iedere extra locatie, team of medewerker wordt het organiseren van de zaak ingewikkelder en er komen er spullen bij. Een telefoon, een PC, een werkplek, een toegangsbadge en plek op planningsborden. Het totaal wordt ook met iedere nieuwe extra locatie, team of medewerker trager in zijn afstemming, praktische georganiseer en besluitvorming trager.
Tegenbeweging
De noodzakelijke tegenbeweging als reactie op al deze toename van complexiteit, massa en vertraging kun je vinden door na te denken over de volgende vier vragen.
- Welk probleem los ik op, of welk concreet voordeel denk ik te behalen met groei?
- Kan ik de toenemende complexiteit opheffen door heel goed na te denken over versimpelen op andere terrreinen?
- Kan ik de toenemende massa afremmen door te kijken naar remote werken (plaats en tijd onafhankelijk), automatiseren, uitbesteden of op een andere manier slim organiseren?
- Kan ik de vertraging tegen gaan door te gaan werken met verregaande manieren van zelfsturing met compleet eigenaarschap (inclusief bevoegdheden en budget) binnen een gedeeld afsprakenkader.
Kort samengevat: ben ik bereid om heel zorgvuldig na te denken voordat ik een groeistap inzet om te voorkomen dat ik in de standaard bijverschijnselen verdrink en de potentiële winst van uitbreiding direct al weer verspil in meer regie, spullen en vertragende afstemming.
Laden...
Ik raakte in een gesprek over de volgorde der dingen. Organiseren is ervoor zorgen dat alles op de plek staat die past bij de betekenis die het heeft. Daarna staat het stil. Plannen gaat over voorbereiding voor uitvoeren dus prioriteren, tijddozen, mensen middelen en geld toekennen .
In mijn ervaring is het daarom logisch om eerst te organiseren en daarna te gaan plannen. In dit artikel de basis voor organiseren en plannen in 5 stappen.
Organiseren
Stap 1 Afbakenen
Het is niet mogelijk om de hele wereld te organiseren dus laten we beginnen met het afbakenen van ons speelveld. Dit werkt het beste door de vraag te beantwoorden: ‘Waar ben ik van?’.
Methodiek: maak een mindmap, zet jezelf in het midden en teken alle aandachtsvelden, verantwoordelijkheden, verbindingen met leveranciers en klanten/stakeholders.
Stap 2 Committments in beeld
Het is van het grootste belang om een levend beweeglijk overzicht te hebben en onderhouden van alles wat je beloofd hebt. DIt overzicht geeft antwoord op de vraag: ‘Waar heb ik ‘ja’tegen gezegd?’
Methodiek: start met een simpele lijst (misschien zelfs eerst op papier) met alle resultaten die je wilt behalen.
Het kan zijn dat er in jouw organisatie/bedrijf al zo’n overzicht is waar jouw onderhanden werk zichtbaar is. Bepaal dan of er nog een lijst naast moet voor alles wat daar niet op staat.
Stap 3 Acties slim op rij zetten
Er moet uiteraard ook nog wel iets gedaan worden uiteindelijk. Dus is het wijs om een zo compleet mogelijk overzicht te hebben zonder in de overkill situatie te komen.
Methodiek om te komen tot een goede actielijst staat hier.
Een andere uitwerking van organiseren in een dashboard kun je hier vinden.
Plannen
Stap 4 Dagafsluiting (+ plannen voor de volgende dag)
Voor het plannen is deze stap cruciaal want je koppelt hier de overzichten aan de prioriteit en komt tot een goed overzicht van agenda en de meest belangrijke acties.
Methodiek voor deze dagafsluiting (Daily Shutdown) vind je hier.
Stap 5 Weekafsluiting (+ plannen van de volgende weken)
Hier komen we weer op de beroemde weekreview. Als je al langer lezer bent van deze blog dan is dat evident noodzakelijk voor een goede planning. Ben je nieuw dan raad ik je aan de handleiding voor de weekreview hier te downloaden.
Conclusie
Eerst organiseren (verwerken van alles wat binnenkomt in een betrouwbaar systeem buiten je hoofd) en dan dagelijks en wekelijks (en zoveel vaker als nodig) plannen. Met deze 5 stappen heb je een degelijke basis.
Laden...
Lothar Seiwert (de productiviteits-expert van onze Oosterburen) heeft een simpele methodiek ontwikkeld en beschreven om in een paar minuten een dagplanning uit te werken en te onderhouden. Tijd om die methodiek hier in het zonnetje te zetten.
ALPEN
Is een acroniem waarbij iedere letter staat voor een van 5 stappen. Ik zal hieronder kort beschrijven. Ze spreken daarna voor zichzelf.
A: Activiteiten en acties op rij zetten
Je maakt op een notitieblok een overzicht van de dag met blokken. Een aantal van die blokken komen uit je agenda en liggen vast naar vorm, plek en inhoud. Andere blokken kun je zelf nog invullen. Daarvoor schrijf je de gewenste acties op (in ieder geval de 3MBA’s).
L: Lengte in minuten schatten
De agendablokken hebben hun eigen ‘tijddoos’ maar neem nu ook reistijd, transitie, direct voor- en nabereiden mee. Geef ieder blok een realistisch aantal minuten.
P: Problemen incalculeren
En uiteraard zijn er problemen, verstoringen (leuk en niet leuk). Dit opgetelde ad hoc komt zeker (je weet alleen nog niet wanneer) dus je moet er open-tijd voor inruimen. Alles volplannen maakt dat je gegarandeerd vast loopt op de dag.
E: Kiezen waar je je tijd in gaat steken gedurende de dag
Iedere overgang op de dag ga je terug naar je blokkenoverzicht en bepaal je welk blok het meest waarde oplevert. Dat blok ga je doen en je accepteert de gevolgen van de keus.
N: Na-contrôle
Aan het eind van de werkdag kijk je wat er van je planning is geworden. De uitkomst (verschuiven, schrappen, aanvullen) neem je mee in de planning van de volgende dag.
Deze ALPEN methodiek is een onderdeelvan de Daily Shutdown zoals ik die leer aan mijn klanten.
Deze simpele methodiek is de moeite waard om eens een week te proberen en te kijken of het je gaat helpen een goede balans te vinden tussen de planner en de doener in je.
Laden...
Dat stellen van prioriteiten is nog niet zo eenvoudig. De reden is in 99 % van de gevallen dat de overall-doelen niet helder zijn of dat er geen actiestand is (of uiteraard beiden). Vijf voorbeelden van project prioriterings-‘ziekten’ aan de hand van een metafoor van Jim Benson (een lean-denker die hier artikelen over schrijft).
Zwalken
Duidelijk geval van gebrek aan vitamine D (doelen). Het ene project gaat rechts, het andere links, het volgende weer rechts en uiteindelijk zijn we heel druk maar schieten we er als organisatie helemaal niets mee op.
Remedie: eerst maar eens bepalen wat het grote doel is, zodat alle initiatieven langs die meetlat kunnen worden gelegd en er allignment ontstaat.
Dit gezwalk ontstaat snel bij visionaire leiders die iedere maandagochtend een nieuw briljant idee hebben om alle wereldproblemen op te lossen.
Capaciteits illusie
Een geval van gebrek aan vitamine C (capaciteit). Er worden steeds weer nieuwe relevante projecten in de lucht gehangen met als gevolg dat iedereen deelneemt aan allerlei projectgroepen en onder andere daardoor geen tijd heeft om iets te doen.
Remedie: zet alle lopende projecten op rij en maak er een pijplijn van. Kijk hoeveel veranderingscapaciteit je hebt. Als gevolg van dit inzicht bepaal je dat er bijvoorbeeld altijd maar 3 projecten actief zijn. Op het moment dat er een project is afgerond kies je een nieuw project uit de pijplijn.
Deze illusie ontstaat vaak bij operationele veel-doeners met het ‘alles-moet-syndroom’.
Terugkijken doen we niet
Een geval van gebrek aan vitamine F. We lopen in ieder project weer aan tegen dezelfde soort problemen (‘Prince II is veel te complex voor ons’ | ‘de projectsoftware kost ons onevenredig tijd’ | ‘we overschrijden altijd tijd/geld’.
Remedie: na ieder project zitten en je betaalde leergeld verzilveren. Er zijn allerlei handige technieken voor (AAR, FMEA, Hansei etc.) die allemaal terug te brengen zijn tot 4 vragen:
- wat ging goed?
- wat kan beter?
- wat leren we hiervan?
- hoe gaan we dat borgen?
Plannen in het kwadraat
Duidelijk gevalletje van te veel vitamine P (plannen). Ieder project wordt dood-gepland met Gantt-charts, waterval-overzichten, tijd, geld en menskracht-budgettering enz. Bijverschijnselen: iso-fluff, controle, overleg, rapportages, verantwoordingssessies enz. Allemaal Business-Non-Value-Adding.
Remedie: Ga scrummen, werk met dag- of weekstarts, maak een mooie A3 en onderhoudt die (hang hem op). Kortom doe alles behalve overbodige complexiteit organiseren.
Hier hebben vooral processors de lead. Heel belangrijk maar pas op met een te veel aan vitamine P.
Belangencircus
Het belangencircus ontstaan bij een overvloed aan vitamina P2 (politiek). Ieder project komt in het midden van een belangenstrijd met als meest voorkomende uitslag dat een project zo wordt ingericht dat iedere partij even ontevreden is. Geen kleur, geen keus, geen richting en zelfs vaak geen duidelijke eigenaar. P2 kan over alle 4 de eerdere anomalien heenkomen en dan is er helemaal geen prioritering meer.
Remedie: Leiderschap (tis niet anders).
Laden...
