Categories for Plan & Richting
Voor de meesten van ons geldt dat we last en plezier hebben van twee alterego’s. Ik noem ze de planner en de renner. Ze vertegenwoordigen allebei een andere kant van productiviteit.
De planner
Wanneer we in de planner-modus staan, gaan we overzichten en lijstjes maken. We stellen prioriteiten en denken van verre doelen terug naar de eerst mogelijke acties.
De planner geniet van dat overzicht/vergezicht. Het lucht op en geeft de indruk dat alles te doen is wanneer het lukt onszelf bij de planning te houden. Jammer dat er, ook al hebben we een mooi plan, nog niets veranderd is in de wereld. Helaas kun je zelfs zo maar doorschieten en terecht komen in de karikaturale communistische detailplanning die geen relatie meer heeft met de werkelijkheid.
De renner
We doen, we zijn druk, we regelen, we jongleren met acties, tijd, aandacht, energie, relaties, verwachtingen. We krijgen veel afgevinkt en het voelt helemaal geweldig.
Het lijkt helaas wel op het beeld van Alice in Wonderland die na een renpartij met de koningin nog steeds op dezelfde plaats is.
“Alice keek verwonderd om zich heen. ‘Neen, maar, ik geloof dat we steeds onder deze boom zijn gebleven! Alles is nog precies als daarnet!’ ‘Natuurlijk,’ zei de Koningin. ‘Wat had je dan gedacht?’
‘Wel, in ons land,’ zei Alice, die nog steeds een beetje hijgde, ‘kwam je in het algemeen ergens terecht als je een lange tijd erg hard liep, zoals wij hebben gedaan.’ ‘
Wat een traag land is dat dan!’ zei de Koningin. ‘Want hier moet je zo hard lopen als je kan om op de zelfde plaats te blijven. Als je ergens anders wil komen, moet je minstens twee maal zo hard lopen!’”
Samenwerken
De planner en de renner snappen elkaar niet goed.
De planner zou het liefst zien dat de renner gewoon de planning uitvoert en heeft maar weinig gevoel voor de onvermijdelijkheid van dagdagelijkse verstoringen, omwegen die noodzakelijk blijken te zijn, en oplossingen met de spreekwoordelijke ‘ducttape’ .
De renner wil helemaal niet gestuurd worden door een planner die geen gevoel heeft voor de complexiteit en weerbarstigheid van het echte leven.
Er zijn twee routines die ervoor kunnen zorgen dat de planner en de renner het wel goed met elkaar hebben.
Dagreview (daily shutdown)
Dagelijks een beetje plannen en de renner terug laten kijken en vooruitkijken helpt heel goed voor synergie tussen deze twee alter-ego’s. Zie hier voor de routine.
Weekreview
Wekelijks de beide alter-ego’s aan tafel zetten en ze allebei geven wat ze nodig hebben kan super met een checklist weekreview. Mocht je geen weekroutine hebben dan is het nu de tijd om er mee te beginnen.
Wil je leren hoe je dat moet doen? Organiseer een workshop voor je team.
Laden...
Er is een goede reden om van je acties een overzicht in lijstvorm te maken: het is namelijk kansloos om alles wat je te doen hebt te onthouden.
Het ingewikkelde van dit overzicht is dat het ongelofelijk persoonlijk is. Het is niet mogelijk een sjabloon te maken waar iedereen, ongeacht aard en aanleg, ongeacht of iemand een visionair, operator of processor is, mee uit de voeten kan.
Toch zijn er wel een paar algemene logicazaken die ik heb geleerd in de afgelopen veertig die wil ik hier delen.
Acties hebben drie thuis plekken
- Je agenda is de plaats voor acties die op een dag en tijd gedaan moeten worden. Een groslijst met acties in je agenda opnemen is geen goed idee.
- De ‘actiemail’ map in je mailprogramma (daar wonen de acties die e-mail zijn en blijven)
- Een actielijst die we hierna zullen bespreken.
Zooitje?
De meeste actielijsten zijn helemaal niet bruikbaar als actielijst. Ze zijn een opsomming van allerhande onduidelijke fluf. Dat helpt natuurlijk niet om er lekker mee te werken.
Aan de structuurkant zie ik de volgende oorzaken:
- De lijst is veel te lang en heeft geen enkele ordening
- De lijst is heeft geen vaste plek maar leeft in ‘varianten’ op verschillende plekken
- De lijst is een mix van ‘verzamelen’ en ‘gedefinieerde acties’
- De lijst is een mix van multi-stap zaken (projecten) en single-stap zaken
- De lijst is lelijk, niet flexibel en/of niet snel
De lijst
Hoe ziet een goede lijst er uit? Een goed actielijst bestaat uit 3 delen:
- 3MBA’s (de drie Meest Belangrijke Acties van de dag) Dit is een kort rijtje van acties die je in ieder geval vandaag gedaan wilt hebben. Kun je gewoon op een geeltje zetten en achterop je mobiel plakken.
- De actielijst (ook wel optielijst te noemen) Dit is de hoofdlijst waar je alle gedefinieerde acties op bijhoudt. Het zijn daarmee zowel acties als opties. Wanneer deze lijst te lang wordt (meer dan 20 of langer dan 1 A4) verhuis je een aantal acties naar parkeren. Als je de ervaring hebt dat je helemaal kriegel wordt van to-do-actie-lijsten dan kun je deze lijst ook prima zien als een lijst met opties.
- De parkeerlijst (‘nu-even-niet’, ‘on-hold’, ‘ooit-misschien’). Op deze lijst komen alle acties die je nu niet gaat doen, maar wel in de toekomst misschien wel. Een actielijst gaat over acties. Dus over het antwoord op de vraag: ‘Wat’ ga/wil/kan/moet ik ‘doen’.
Een heldere omschrijving van een actie heeft derhalve minimaal 2 woorden. Een van de woorden van de omschrijving is meestal een zelfstandig naamwoord, een ding of een mens. Het andere woord is meestal een werkwoord en het liefst een visueel werkwoord (je kunt jezelf de actie zien doen). Soms zijn er meer woorden nodig voor een heldere omschrijving. Dus:
- Melk kopen
- Printer wegbrengen
- Annemarie bellen
- Wethouder e-mailen voor afspraak volgende week
Als we er voor het gemak van uitgaan dat je een werkende lijst hebt dan zijn er nog een aantal beren op de weg.
- Je agenda staat zo vol dat je helemaal geen tijd hebt om acties te doen (tip: niet meer dan 60% van je werktijd vastzetten).
- De acties vragen om een heel andere energie dan die jij beschikbaar hebt (ken jezelf en de tijden waarop je het beste welke type actie kan doen).
- Je bent wel goed bezig met acties, maar de acties zijn niet verbonden met je doelen op termijn (er moet een verbinding mogelijk zijn met je missie, visie, strategie, speelveld en projecten anders werk je aan losse flodders).
- Je hebt geen handigheid in het onderling beoordelen van de acties op belang, urgentie en een slimme volgorde (werk aan prioriteren met 80/20 regel en eventueel de kwadranten van Eisenhower).
Papier of digitaal
Papier is heel snel en flexibel. Wanneer je nog aan het oefenen bent met actielijsten dan is mijn advies het eerst een tijdje op papier te doen (liefst met potlood). Kun je het op papier dan kun je ook kiezen om digitaal te gaan. Kies wel voor een app die voldoet aan de volgende zaken:
- moet toegankelijk zijn op PC, tablet en smartphone
- niet alleen in de browser maar ook als app/programma
- je moet heel makkelijk (ook tijdelijke) lijsten kunnen maken (en ook weer wissen) en met items slepen van de ene naar de andere lijst
- moet geen lange leercurve hebben
De apps die ik zelf gebruik en die voldoen aan deze voorwaarden zijn To Do (werkt heel goed samen met Outlook en Teams en ToDoist.
Tot slot: Een actielijst komt nooit helemaal af! De lengte is dus niet zo van belang wanneer je je houdt aan mijn indeling. Heb je teveel? Verplaats dan de bulk naar de parkeerlijst. Tijdens de weekreview kun je alles beoordelen op bestaansrecht, belang en urgentie.
Laden...
Je hebt drie bouwstenen nodig voor het maken van een plan dat je inspireert en overzicht en grip geeft voor het nieuwe jaar. Ik noem ze hier eerst vooraf en in de tekst zelf staan de links nog een keer op de logische plaats.
Stap 1: Levensfase
Bepaal in welke levensfase je bedrijf, organisatie of team zich bevindt, en maak je plan in lijn met de kansen en risico’s van die betreffende levensfase.
Stap 2: Kernwaarden
Zoek je kernwaarden uit. Wat is jouw fundament, je norm en je brandstof? Neem ze mee in de kleur van je plannenmakerij.
Stap 3: Van missie naar actie in lijn
Werk op een A4 de zeven overzichten uit (tijdgeest, missie, visie, strategie, going concern, projecten en acties).
Na deze drie stappen heb je een globaal plan voor 2022. De kunst nu is om genoeg enthousiasme over te houden om Q1 uit werken in projecten en acties.
En … Voilá: je hebt je jouw goede en simpele plan voor 2022.
Heb je meer handleiding nodig? Gebruik dan de tools in het Handboek Personal Lean (Deel 5: Koers en Fundament). Nu in de Sint-Kerst-Actie voor € 22,50 in plaats van € 34,95).
Laden...
Ieder modern mens kent dit soort momenten:
- te veel ideeën strijden om de aandacht
- er zijn een aantal losse eindjes die zich braaf steeds weer bij je melden
- het overzicht dat je had raakt steeds meer verdund
- je gerichtheid op waardevolle, leuke en interessante zaken of mensen verdwijnt
- tijd loopt door je vingers door
Als het zover is gekomen, is het tijd om je koppie te legen.
Er zijn drie methodieken die je daarbij kunnen helpen. Alle drie werken maar wel allemaal op een andere manier.
1. Vrij op papier
Neem een leeg vel (liefst A3) en iets om te schrijven (liefst kleur, stiften en potlood). Begin met opschrijven wat er bij je opkomt en associeer er vrijelijk op los. Zaken waar je acties uit volgen geef je al direct een code zodat je ze later makkelijk terug kunt vinden (ik zelf gebruik daar een driehoekje voor). Gewoon door blijven schrijven en associëren (minimaal een half uur).
2. Gebruik maken van een associatielijst
Dit is een open geleide werkmanier. De truc hier is om met behulp van een voorgebakken lijst je koppie leeg te krijgen. De lijst is een inventarislijst van onderwerpen die mogelijk de drukte in je hoofd veroorzaken. Die lijst heb je nu nog niet maar kun je hier downloaden. Je neemt weer een vel papier en iets om te schrijven en legt vervolgens een printje van de associatielijst ernaast. Je leest zelf de lijst en als je denkt ‘o ja, dat doet me denken aan ….’ schrijf je dat op. Ook als het ogenschijnlijk niets met het onderwerp te maken op de lijst. Wanneer je door de lijst heen bent houd je nog even de innerlijke radar aan en als het genoeg is dan is het klaar.
3. Werken met een mindmap van je speelveld
Deze manier van werken is het meest pro maar vereist dat je een dergelijke mindmap hebt. Lijkt je het wel wat om zo te werken dan kan het maken van zo’n mindmap ook een koppie leeg effect hebben. Ik heb de werkwijze om zo’n mindmap te maken uitgewerkt in een lang artikel wat je hier kunt vinden.
Heb je eenmaal zo’n mindmap dat is het een kwestie van regelmatig reviewen (zo veel en zo vaak als nodig) en je koppie raakt niet meer vol of is zo weer leeg.
Samengevat komen alle drie de methodieken neer op het volgende:
Eerst is je koppie vol en het papier leeg en
daarna is je koppie leeg en je papier vol.
Ingewikkelder is het niet.
Laden...
In de gereedschapskist van Personal Lean zit een ogenschijnlijk simpel stuk gereedschap dat al tientallen jaren zijn toegevoegde waarde heeft bewezen. Het is de PDCA cyclus zoals die ontwikkeld is door Deming.
Iedere opleiding die ook maar enigszins te maken heeft met management of kwaliteit besteedt aandacht aan deze cyclus en het is dan ook het oerbeeld voor bewuste verbetering en verandering.
Toch kom ik regelmatig medewerkers/leidinggevenden tegen die PDCA beschouwen als 1 van de vele hypes die ze ooit in een ver verleden moesten verteren en nu wel naar de kelder kan. Dat is naar mijn inzicht zeer onterecht. Vandaar hier reclame voor PDCA.
Plan, Do, Check & Act
De cyclus bestaat uit vier stappen met ieder een eigen karakter en logica. Ze komen logischerwijze ook voor in een deze vaste volgorde. Ze hebben scherpe randen wat wil zeggen dat het onwijs is ze door elkaar te gooien.
Plan | Hypothese
De voorbereidingsfase gaat om het nauwkeurig definiëren van het onderwerp, het bedenken van een plan en het beschrijven van een gewenste uitkomst die meetbaar is. Dat laatste is erg van belang omdat anders het onduidelijk is of er wel een resultaat is. Plan kan gaan over een hele onderneming (business-plan) een afdeling of een project (business-case) over een proces (verbeterplan) of kan gaan over het kleinste persoonlijke verbeterdingetje. In alle gevallen is een bewust doordachte start van belang.
Do | Werkelijkheid
De uitvoeringsfase is uiteraard cruciaal. Als er al weer iets van rechts is gekomen dat voorrang heeft dan wordt de cyclus niet gelopen en valt er ook niets te checken of bij te stellen. ‘Do’ is de fase van uitproberen, testen en uitvoeren. Een beperkte periode waarvan de inschatting is dat het resultaat zichtbaar kan worden. Kan variëren van een uur tot een maand of nog langer. Alles afhankelijk van de inhoud van het plan.
Check | Review
Als in het plan duidelijke criteria zijn opgenomen is check niet zo ingewikkeld. Je voert de metingen uit en vergelijkt met de aannames die je in de ‘Plan’-fase hebt gemaakt. Het wordt moeilijk er geen duidelijke aannames geformuleerd zijn. Dan blijft het bij een beetje half terugblikken en is de kracht van PDCA verdwenen.
Act | Meer Minder
Hier zijn in de meeste gevallen drie mogelijkheden.
- ‘Hoera, het werkt zoals we dachten’ en dus wordt het de verbetering/verandering gestandaardiseerd en eventueel breder uitgerold (na een pilot).
- ‘Het werkt een beetje maar nog niet helemaal’. Dan is het nadenken geblazen over een bijstelling (adjust) en start de cyclus weer bij P.
- Het hele plan werkt niet zoals gedacht. In dat geval hebben we de werkelijkheid niet gesnapt en moeten we terug naar de oorspronkelijke status en hopelijk met vernieuwd inzicht werken aan een nieuw plan.
Laden...
Guy Kawasaki was jarenlang ‘Chief Evangelist’ van Apple. Dat wil zeggen de hoogste marketing baas met de inzet en het geloof van een apostel.
Tegenwoordig doet hij dat niet meer maar besteedt hij zijn tijd en aandacht aan het begeleiden van beginnende ondernemingen die risico-dragend kapitaal nodig hebben.
Hij is beroemd om zijn manier van presenteren en heeft daarom recht van spreken. Van hem is dan ook de 10/20/30 regel die gaat over presenteren. Ik vond de regel briljant in zijn simpelheid en gemak van onthouden en hanteer de regels dan ook altijd als het niet gaat om overdracht van heel veel informatie. Dus voor de liefhebbers:
10: Gebruik niet meer dan 10 dia’s
20: Presenteer niet langer dan 20 minuten
30: Gebruik minimaal lettergrootte 30
Een iets uitgebreidere versie met 10 vuistregels vind je hier.
Nog een tip van Guy: Laat ieder bedrijfsplan eerst door een vrouw lezen voordat je ermee naar een bank of een investeerder gaat. Scheelt heel veel tijd!
Laden...
Apollo is de God van de voorspelling, maat en de beheerst gevormde muziek. Hij woont boven op een berg, speelt de harp en denkt na over getallen, vormen en geniet van de innerlijke en uiterlijke rust.
Dionysos is de God van de extase en het feest. Hij wordt omringd door zijn satyrs die opzwepende muziek voor hem maken, druiven voeren en hem daarmee dronken voeren totdat er een bacchanaal ontstaat.
‘Apollinisch betekent rustig (doordacht, overdacht en beheerst); deze term is ontleend aan de Griekse god Apollon. Het tegenovergestelde wordt meestal aangeduid met dionysisch (extatisch, onrustig, geestvervoering en onbeheerst).’ (citaat Wikipedia)
In organisaties staat Apollo voor de beheerste systemen en processen, dat wat voorspelbaar lijkt omdat het de belichaming is van het succes van gister. Deze god staat voor de gestolde kwaliteit die uiteindelijk leidt tot bureaucratie.
Dionysos staat in organisaties voor het lichtelijk anarchistische uitproberen van nieuwe dingen, soms met succes maar soms ook leidend tot ‘sunk costs’. Het is de basis van creativiteit en innovatie in de zin van onverwachte gelukte zaken.
In organisaties wisselen periodes van vorm en rust zich ook af met extatische en onbeheerste perioden. De eerste levensfasen van een organisatie (Vroege strubbelingen, Pret en Wild Water) hebben vaak (te) veel van Dionysos. De latere fasen (Tredmolen, Grote Sleur en Doodsgereutel) te veel Apollo. De kunst is om een goede balans te vinden tussen deze twee krachten en daarmee een optimum te bereiken tussen vorm en chaos passend bij de situatie van dat moment voor je team of organisatie.
Meer weten over deze balans? Bel me op 06 224 559 02 of stuur een bericht via contact.
Laden...
Het is in alle tijden een goed idee om te werken met een weekplan en een dagplan maar nu wel heel speciaal in deze verwarrende tijd.
De meeste logische werkritmes zijn weggevallen. De dagen hadden hun eigen kleur vanwege vaste overleggen met de daarbij behorende gewoontes, de woensdag en vrijdag waren rustige dagen omdat veel parttimers niet werkten. Heen en weren van huis naar werk en vice versa hielp je de overgangen te maken van privé naar werk en andersom. Dat is allemaal minimaal anders en vaak verdwenen.
Om structuur en logica in te bouwen moet je meer je eigen stuurman zijn. Dat kan heel goed door bewust te gaan werken met een weekplan en een dagplan. Ik heb de basis hieronder in een tekening gezet.
Weekplan
Een Weekplan is een kleine platte lijst met 5 tot 7 focus onderwerpen voor de week die komt. De vorm doet er niet toe (het kunnen ook een paar geeltjes geplakt op een A4 zijn). Dit zijn de onderwerpen die je week gaan bepalen – los van alles wat van rechts komt.
Dagplan
Je Dagplan is je stuur op de dag zelf. Het plan start met de drie meest belangrijke acties van de dag (3MBA’s). Daarna zet je de structuur van de dag op rij. Waar zitten jouw blokken ononderbroken focus tijd (de meeste van ons halen max 3 tot 4 van deze uren). Waar zit overleg en waar zit tijd gevuld met oppervlakkig werk zoals het bijhouden van chats, e-mail verwerken etc.
Je koppelt je dagplan aan je weekplan door iedere dag iets te plannen dat je weekplan verder brengt.
Een Dagplan kun je in een plat tekstbestand opzetten, je kunt het sturen met geeltjes op een scrum, kanban-achtige manier, of je kunt werken met getekende tijddozen. Wat jou maar het best bevalt.
Dagreview & Weekreview
Je sluit iedere dag met een dagreview. Dit is het moment waarop je terug kijkt en vooruit kijkt en het Dagplan maakt voor de volgende dag. En dit moment vormt de overgang van werk naar privé.
Op je laatste werkdag doe je een grondige review van al je inboxen, maak je al je overzichten up to date en kijk je naar de week die komt en maak je weer een nieuw Weekplan.
Risico’s
Als je niet werkt met dergelijke structuur loop je de kans om de hele dag druk te zijn met open lijnen met anderen (e-mail, chat, videobellen) en daarmee weer in de kwartiertjes eigen tijd terecht te komen. En dat is echt een heel slecht idee. Ononderbroken tijddozen heb je nodig om zaken verder te brengen en je dag af te sluiten met het gevoel dat het een goede werkdag was.
Laden...
Nu we (bijna) allemaal thuis aan het werk zijn is het misschien handig om op rij te hebben welke zaken ons helpen om niet te vervallen in allerlei corvee en verspilling. Juist nu is het zaak de eigen workflow goed te doordenken en te optimaliseren passend bij de eigen logische werkstijl.
Zeven zaken waar je aan kunt werken
- Je eigen werkstijl kennen. Zelfkennis is de start van alles. Zo ook van vrolijk, vitaal en effectief thuiswerken. Je kunt de werkstijl test hier doen.
- Je optimale week inrichten
Maak een tabel met weekdagen en uren en plan er jouw ideale werkweek in gegeven de situatie waarin je nu verkeert. Neem de mix van de levenssferen mee. Neem mee of je meer een ochtend of avond mens bent. Neem mee wanneer jij je beste werk doet en geconcentreerd ononderbroken gas wilt geven. Neem mee het familieritme dat nu van belang is. Maak van deze mix jouw optimale week.
- Geef voor jezelf antwoord op de volgende drie vragen:
1. Waar ga ik aan werken deze week? -> weekplan
2. Waar ga ik aan werken vandaag? -> dagplan
3. Waar heb ik aan gewerkt vandaag? -> dagverslag
Stuur antwoord 1 en 3 naar je baas en je collega’s zodat er samenhang blijft in de samenwerking op afstand.
- Maak verschil tussen bereikbaar zijn en beschikbaar zijn (bellen, videocall, openstaande chat). Maak bereikbaar normaal en beschikbaar bijzonder.
- Werk zo veel mogeijk a-synchroon en werk daarvoor aan helder schrijven.
- Richt je werkplek goed in. Kies een goede setup en leer zo snel als mogelijk de tools waarmee je dagelijks werkt heel goed kennen.
- Leer van alle ervaring die er al is met ‘remote’ werken. Er zijn bedrijven die dit al meer dan 20 jaar doen.
Toolkit Eerste Hulp bij Werken op Afstand (EHWA)
Om je te helpen hebben Nick en ik een online Toolkit ontwikkeld. Ieder van de bovenstaand zeven onderwerpen is uitgewerkt als deel van deze toolkit. De Toolkit is een mix van tekst, plaatjes, video, download en helpt jou en je medewerkers heel snel een pro te worden in het werken op afstand. De Toolkit staat op de website ExpertYourself.net (waar ook Inbox Zero e-learning woont).
Je kunt gebruik maken van de staffelprijzen die beschreven staan op deze info pagina van ExpertYourself. Als je er bijvoorbeeld 10 besteld kun je later zelf bepalen aan wie je een inlog wilt geven.
Bij alle vragen of maatwerk zaken kun je contact opnemen met nick@expertyourself.net.
Laden...
Misschien wist je het nog niet, maar je zit midden in de toekomst. Thuiswerken (remote – op afstand) kon maar eens zo veel logischer en belangrijker worden dan ooit.
Voor deze crisis was thuiswerken misschien een gunst. Je hebt nu de de kans om te laten zien dat het werkt en win-win is. Wordt de beste thuiswerker die je maar kunt zijn. Dus lees even mee hoe je een goede start kunt maken met Personal Lean.
Wat moet je in ieder geval goed verzorgen?
- Schrijf en stuur een weekvooruitblik aan je baas en liefst ook aan je team. Dit doe je door antwoord te geven op de vraag: Waar ga ik deze week aan werken?
Doe het secuur, helder, met opsommingen, realistisch en … zorg dat je het ook direct kunt gebruiken als je eigen weekplan.
- Schrijf en stuur een dagelijkse reflectie voor je baas (en aan je team). Dat doe je door antwoord te geven op de vraag: Waar heb ik vandaag aan gewerkt en wat was het resultaat (en natuurlijk niet opschrijven: e-mailverwerken en andere blabla maar koppel het aan je weekplan).
- Bespreek wat voor jou en de ontvangers de beste plaats/tool is om dit te doen.
E-mail kan. Een bericht in Teams kan. Als jullie werken met Basecamp, Asana, Monday oid dan kan het nog veel beter daarin.
- Zorg voor een duidelijke start van de werkdag en een duidelijk eind van de werkdag (zie de post Daily Shutdown). En natuurlijk een grondige weekreview zodat je het weekend vakantie hebt.
- Werk zo veel mogelijk a-synchroon. De hele dag bellen en skypen lijkt leuk maar is niet productief en heel vermoeiend.
- Alles staat of valt met helder denken -> helder schrijven en dus -> helder communiceren. Als je daarin steeds beter wordt, ben je een betrouwbare thuiswerkende medewerker en collega en krijg je veel voor elkaar.
Jouw drie grootste voordelen:
- Geen reistijd heen en weer (dat scheelt jij bij 2 x 45 minuten per dag al snel 350 uur per jaar.
- Meer flexibiliteit in de momenten waarop je werkt. Je kunt toegeven aan je ochtend of avondmens logica. Je werktijd opsplitsen en tussendoor iets anders doen. Wat jou maar past. Er is geen reden je te houden aan 9-5 als je maar transparant bent in je planning en resultaten.
- Er wordt minder vergaderd en jij wordt minder gestoord. Waar een kantoor werkdag al snel bestaat uit vergaderingen plus een heleboel kwartiertjes kun je nu eindelijk eens diep gaan en werken met veel langere ongestoorde blokken.
De twee grootste klappers voor je werkplek als je een serieuze thuiswerker wilt worden.
Zorg voor een echte werkplek met twee schermen (als is de tweede maar een oud-PC scherm). Je kunt dan je planning/agenda openhouden terwijl je produceert op het andere scherm.
Zorg voor papier en pen en zet een ‘in’ bakje of mandje op je bureau. Zodra je iets te binnen schiet, of iets anderszins vastleggenswaardig is, schrijf je het op en gooi je het in je ‘in’. Twee keer per dag verwerk je de inhoud in je lijstjes.
Als je jouw thuiswerkskills wil ontwikkelen voor de toekomst die zih nu aan het ontwikkelen is, heb je hiermee een goede start vanuit Personal Lean.
Wil je nog 10 tips voor slim thuiswerken met kanban (inclusief instructie-video) kijk dan hier.
Laden...
Ik leerde van een wijs mens dat er altijd maar 1 prioriteit is (!) en daarmee het meervoud van prioriteit een overbodig woord is geworden.
Dat is een mooie en schone gedachte als je alles abstract of laag resolutie houdt. Zoom je in op het leven van alle dag dan wordt het iets taaier.
In de snelle werkelijkheid van alle dag betekent het dat het prio 1 idee alleen werkt, als je op ieder besluitmoment moment een realistisch overzicht hebt van al je actie-opties.
En dat ook nog buiten je hoofd,
up-to-date gehouden door dag- en weekreview,
met niet zo veel actie-opties dat je uit de vaart van het beslissen raakt.
Daarnaast is het handig – zo niet noodzakelijk – dat je vaardig bent met het verschil tussen dringend en belangrijk, pareto (de 80/20 regel) kunt inzetten en je triage-skills hebt ontwikkeld.
Kortom er is wel een beetje ambacht voor nodig om dat allemaal praktisch aan de praat te houden.
Het goede nieuws is dat je vandaag kunt beginnen met de Daily Shutdown en met deze kleine 6 minuten routine kunt gaan oefenen om per dag overzicht te krijgen als basis voor prio 1. Het is niet moeilijk. Je moet het alleen wel doen.
Laden...
Het idee om een A3 formaat te gebruiken komt van Toyota. Je dwingt jezelf met deze manier van werken om projecten gecomprimeerd weer te geven. Voorwaarde is dat je het A3 permanent tot onderwerp van reflectie houdt en dus ook steeds aanpast.
Het A3 idee is overgenomen door een aantal consultancy bureau’s (waaronder de consultancy tak van TNO) die er een methodiek van hebben gemaakt ter vervanging van grote papieren jaarplannen. Dus alle ambities komen samen op één A3. De A3 van de top is de master A3 waar de rest van de A3’s (afdelingen) is afgeleid.
Aan het A3 jaarplan komen SMART-geformuleerde resultaatslijsten en het idee is dat je daar de rest van het jaar op kunt sturen.
Nee dus! Werkt niet.
Drie grote bezwaren.
- Eenmaal per jaar nadenken over richting en doelen en vervolgens vastzetten (boekhouddenken) kan niet meer in deze wereld.
- Smart is niet Smart.
- Omdat de tijdspanne te lang is gaan we op input sturen in plaats van op klantwaarde (‘hoeveel van iets doe jij dit jaar?).
Daarmee wordt het A3 een verplichte en ‘zonde-van-de-tijd’ exercitie die als een laag boven op werkelijkheid van alledag komt te liggen – en komt als vanzelf in de categorie corvee en dus Business Non Value Adding (BNVA).
Remedie: organiseer een ruimte waar alle A3’s hangen en doe daar je MT-bijeenkomsten. Staat er een bepaald onderwerp op de agenda, ga staan bij het betreffende A3 en neem het als referentie en pas het aan als dat nodig is. Praat je nooit over de onderwerpen van de A3? Dan is dat ook duidelijk.
Wil je terug naar de bron van A3 denken. Lees dan dit boek.
Laden...
Meer, meer, meer. Maximalisatie is bijna altijd een gevaarlijke en niet duurzame strategie.
Maximalisatie leidt tot sneller en groter. Sneller en groter zijn een geheid recept voor krakende of brekende processen, spullen & mensen.
Misschien is er een betere weg:
- Effectiviteit eerst. Een duidelijk doel hebben, je er aan houden en al je mini-besluiten en acties erop afstemmen.
- Efficiënt als tweede. Als je eenmaal weet wat je wilt (in de richting van je doel) en je moet het in variaties vaker doen, stop er tijd, intelligentie, aandacht en geld in om het gemakkelijker en slimmer te doen.
- Optimaal. Nu is het tijd voor de juiste balans. Zo snel dat het nog te beheersen is, zo vaak dat het niet breekt.
En als het helemaal, helemaal te standaardiseren is, en je weet heel zeker dat er genoeg klanten op jouw toegevoegde waarde wachten, en je blijft aan de goede kant van de lijn, dan kun je misschien, heel misschien wel zinnig maximaliseren.
Maximalisatie blijft wel bijna altijd een gevaarlijke en niet duurzame strategie.
Laden...
