Het ebook is een samenvatting van de website die speciaal gewijd was een dit onderwerp. De website is niet meer. Het Manifesto wel. Voor de liefhebber hier gratis te downloaden.
7 Verspillingen Manifesto 2023
Wil je meer weten over Lean thinking toegepast op persoonlijke productiviteit?
Grasduin dan eens in Ad’s Blog.
nog geen beoordelingen
Laden...
Dat het wijs is om afspraken met jezelf in je agenda te zetten zullen de meeste van de lezers van deze blog wel snappen.
De volgende hobbel is vervolgens jezelf aan deze afspraken te houden. En dat is nog niet zo eenvoudig. Daarom onthoud: Erase? Replace!
In je agenda zie je een door jezelf gepland blok van 1,5 uur gereserveerd voor het uitwerken van een bepaalde klus. Niet persé heel dringend (nog) maar wel uit de categorie belangrijk. Je zegt tegen jezelf: “goed bezig!” Maar helaas toch lukt het niet om deze klus op dat moment te doen. Er zijn grofweg drie oorzaken waarom deze afspraak met jezelf uiteindelijk de mist in gaat.
1. De klus is niet leuk.
Er zijn op dat moment andere zaken die veel aardiger zijn om te doen. En een klein rondje van/in/op de zaak levert al zo veel afleiding op dat de gereserveerde tijd met gemak vol loopt met allerhande bijstand, afstemming, kort overleg, leuteren & lol enz.
2. Je energie klopt niet met de klus.
Je hebt die ochtend als de brandweer rondgerend, staat nog stijf van de adrenaline, staat in de praat-communicatiestand. Nu gaan werken aan een klus die veel concentratie en focus vraagt is kansloos.
3. Je hebt een SPOBILO
Je hebt een spontane binnenloper die je vraagt of je een minuutje hebt (om een uur met je te praten). Je laat hem binnen (burenhulp moet kunnen) en voordat je het weet is het zitten met koffie (en weg is je gereserveerde tijd).
Kortom: je hebt de facto de afspraak met jezelf uitgegumd en als je niet oppast wordt het belang pas weer zichtbaar op het moment dat er urgentie is. En dat is echt absoluut ongewenst.
Maar zo gaat het nu eenmaal omdat niets menselijks ons vreemd is. Dus wat te doen?
De oplossing is niet zo heel moeilijk. In je volgende weekreview kijk je niet alleen vooruit maar ook terug in je agenda. Je ziet daar dat de hypothese van de planning in de werkelijkheid anders is gelopen en je verplaatst de afspraak naar een plek waar de kans dat deze gaat gebeuren zo groot mogelijk is.
En wat nu als het een klus is die je echt niet past? Niet leuk is? enz. Dan zit er niets anders op dan
Dus onthoud: Erase? Replace!
1 beoordelingenLaden...
Een handig niemendalletje.
De gebruikelijke sneltoets voor ‘gewoon’ zoeken in Outlook e-mail is ctrl-e (voor geavanceerd zoeken is dat ctrl-shift-f). Vooral ctrl-e is vingergymnastiek en ook nog eens onlogisch omdat zoeken in zo ongeveer alle programma’s met ctrl-f (van Find) gaat. Helaas is die in Outlook vergeven voor ‘forward’.
Kortom allemaal niet zo handig. Een betere optie is om vanaf nu ALT-Q (van ‘question’) te gebruiken: geen vingergymnastiek meer en makkelijk te onthouden.
En kijk vooral ook even bij de andere tips over zoeken in Outlook.
Wil je je e-mail definitief in control krijgen? Doe dan een keer mee met de Online Workshop Personal Lean.
nog geen beoordelingenLaden...
Ga je trekken en sjorren aan een ander of doe je wat nodig is om deze zelf in beweging te laten komen.
Over dit thema zijn bibliotheken volgeschreven met onderwerpen als motivatie-theoriën, empowerment, situationeel leidinggeven en wat al niet meer. Dat hoeft gelukkig allemaal niet meer omdat alles wat er over te zeggen valt in beeld is gebracht in twee scenes in de film Whale Rider.
Deze film geeft een prachtig beeld van het verschil tussen uiterlijk sjorren en trekken of iemand helpen zelf innerlijk in beweging te komen. Het verhaal van de film: Paikea is een jong Maori meisje dat opgroeit als enigst overlevend kind van een twee-eiige tweeling. Haar moeder en broertje sterven bij haar geboorte. Haar grootvader is een afstammeling van de “ouden”. De oerleider van het volk is lang geleden gekomen op de rug van een walvis. Dit dier speelt dan ook een grote rol in de film. Paka de grootvader kan de tekenen niet zien dat zijn kleindochter de nieuwe leider is. In zijn beeld moet het een man zijn. Ik wil hier twee fragmenten van de film laten zien.
Het eerste fragment laat zien hoe alle Maori onder leiding van de grootvader proberen de leider van de walvis te keren die op het strand ligt en gedoemd is om te sterven als hij niet weer in de zee terecht komt. Met kabels en een tractor proberen ze de walvis te helpen. Geen beweging van buiten heeft zin of effect. Paikea (het meisje en de nieuw geboren maar niet erkende leider) mag niet meehelpen.
In het tweede fragment gaat het meisje – als de anderen bedroefd zijn vertrokken – naar de walvis. Zij raakt met haar handen en voorhoofd de walvis en brengt hem met zang en woorden innerlijk tot bewegen. Zij klimt op zijn rug en de walvis neemt haar mee op zijn rug en roept de andere walvissen die op het strand liggen op hem te volgen.
Ik vind het werkelijk prachtig verbeeld en hoop dat je dit herkent. De film is trouwens helemaal meer dan de moeite waard.
nog geen beoordelingenLaden...
De voorzitter als leider van de vergadering
Deze dagtraining bestaande uit vier blokken van anderhalf uur.
Doelgroep: voorzitters en aspirant voorzitters.
Aantal deelnemers: veelvouden van vier (dus 4, 8, 12 of 16).
Deze dagtraining is een doe-ervaar-leer training. De deelnemers zijn gedurende de dag vier maal in kleine groepjes van vier aan ‘klaverjastafels’ aan de slag met een opdracht die ze de ervaringen geeft die nodig is om effectiever te kunnen bijdragen – zowel in de rol van voorzitter als in de rol van deelnemer.
Blok I: Wat is synergie en wat is ervoor nodig?
Na een korte inleiding gaan de deelnemers aan de slag met de opdracht een gefundeerd
oordeel te vormen over de levensfase van de organisatie.
Blok II: Spelregels en werkvormen (Rules & Tools)
Na een presentatie van opties voor werkvormen anders dan de gebruikelijke rondjes
gaan de deelnemers aan de slag met de spelregels (in alternatieve werkvormen).
Blok III: De vergadering als proces
We kijken naar de vergadering als een voortgang van voorbereiding tot verslag en kijken
wat daar ambachtelijk over te leren valt.
De opdracht is om per deelnemer een mini-audit te doen op een bestaande vergadering
en minimaal drie verbeteringen voor te stellen. De voorzitter krijgt in deze opdracht een
technische regisseursrol (zorgen dat alles kwalitatief past in de gegeven tijd).
Blok IV: De vier sociale skills van de voorzitter
We bespreken luisteren, vragen stellen, interveniëren en samenvatten als basisskills. De
laatste voorzitter krijgt de moeilijke opdracht om een proces te organiseren met het
geleerde van de dag dat leidt tot een besluit over het land waar de eerstvolgende
productievestiging van Remeha geopend zal worden.
De deelnemers krijgen mijn Vergader Manual als naslagwerk.
Wil je overleggen over jouw specifieke vraag en de mogelijkheden voor een training dan zijn er twee opties:
nog geen beoordelingenLaden...
Vooraf krijgen de deelnemers een link naar de drie minuten werkstijltest die de deelnemers een eerste idee geeft over hun werkstijl en de tips die daarbij horen.
De workshop zelf bestaat uit een drieluik
De workshop heeft een up-tempo karakter met verschillende werkvormen waardoor we gebruik maken van de concrete context van de deelnemers.
De deelnemers ontvangen de materialen (Handboek Personal Lean, Inbox Zero Manual + de benodigde werkbladen) tijdens de live workshop of bij een online workshop op hun thuisadres of via de organisatie.
Na de workshop ben ik via bellen en e-mail bereikbaar voor vragen die ontstaan in de eerste periode na de workshop.
De basisprijs voor een Online Incompany Workshop van een dagdeel is € 1350 exclusief btw. Er kunnen maximaal 9 deelnemers meedoen.
Deze prijs is bij een volle groep € 150 exclusief btw. per deelnemer inclusief de materialen en de mogelijkheid om na de workshop mij te (video-) bellen of mailen over aanvullende vragen.
Voor organisaties die een van mijn workshops op willen nemen in hun standaard aanbod gelden mantel-overeenkomst prijzen afhankelijk van frequenties.
De basisprijs voor een live incompany workshop van een dagdeel is € 1950 exclusief btw en binnen de regio groot Rotterdam.
Er kunnen maximaal 12 deelnemers meedoen.
De prijs bij een volle groep is in dit geval € 162,50 excl. btw per deelnemer inclusief materialen en de hierboven beschreven nazorg.
Wil je overleggen over jouw vraag en de mogelijkheden dan zijn er twee opties:
nog geen beoordelingenLaden...
Incompany Workshop Inbox Zero“Als je niet oppast werk je zomaar in de e-mail-verwerkende industrie.”
Voorafgaand aan de workshop sturen we de deelnemers een link naar een korte test die hen helpt zicht te krijgen op hun persoonlijke voorkeursstijl waar het e-mail betreft.
Tijdens de workshops werken de deelnemers in hun eigen Outlook omgeving op hun eigen laptop. Ik maak de deelnemers enthousiast om in hun eigen Outlook structuur de inrichting van Inbox Zero te gaan hanteren met behoud van eigen voorkeuren. Daarna gaan we aan de slag met het verwerken van de eigen e-mails in de nieuwe inrichting gebruik makend van alle mogelijkheden die Outlook daarvoor biedt.
Bij de online workshop ontvangen de deelnemers een week van te voren het Inbox Zero Manual met een uitgebreide beschrijving van de inhoud van de workshop als naslag op een door hen opgegeven postadres.
Na de workshop ben ik via bellen en e-mail bereikbaar voor vragen die ontstaan in de eerste periode na de workshop.
Voor iedere drukke professional. Ik werk met managers, engineers, rechters, griffiers, administratieve ondersteuners, managementassistentes, brandweermannen, politieagenten, bankmensen, planners, beleids-, sales- en hr-mensen, artsen, ict’ers, gezinshuisouders, jeugdzorgwerkers, gemeentemensen, architecten, schilders, marketingmensen en nog veel meer.
Kortom voor iedereen die dagelijks Outlook open heeft staan en waardevollere communicatie wil in minder tijd.
Wees niet langer ‘a fool with a tool’. Zet Outlook naar je hand. E-mail is tenslotte niet je werk maar de drager van je werk. Leer Outlook zo gebruiken dat je niet eindeloos aan het checken en scrollen bent. Word de baas over jouw Postvak IN. Inbox Zero kost je minder tijd en levert meer op voor jou en voor je organisatie.
De basisprijs voor een Online Incompany Workshop van een dagdeel is € 1350 exclusief btw. Er kunnen maximaal 9 deelnemers meedoen.
Deze prijs is bij een volle groep € 150 exclusief btw. per deelnemer inclusief de materialen en de mogelijkheid om na de workshop mij te (video-) bellen of mailen over aanvullende vragen.
Voor organisaties die een van mijn workshops op willen nemen in hun standaard aanbod gelden mantel-overeenkomst prijzen afhankelijk van frequenties.
De basisprijs voor een live incompany workshop van een dagdeel is € 1950 exclusief btw en binnen de regio groot Rotterdam.
Er kunnen maximaal 12 deelnemers meedoen.
De prijs bij een volle groep is in dit geval € 162,50 excl. btw per deelnemer inclusief materialen en de hierboven beschreven nazorg.
Wil je overleggen over jouw vraag en de mogelijkheden dan zijn er twee opties:
nog geen beoordelingenLaden...
Microsoft Teams is een vast onderdeel geworden van de gereedschapskist van organisaties. Teams is heel veel meer – waar je al voor hebt betaald – dan alleen maar videobellen. Deze dagdeel workshop kan live of online.
Wanneer je de logica van Microsoft 365 leert snappen en stap voor stap gaat gebruiken, gaat Teams je veel tijd opleveren want
Hoe eerder je dit met elkaar snapt, hoe sneller je de voordelen hebt.
We kunnen eerst kennismaken en in kaart brengen hoever jullie nu zijn met Teams – en welke keuzes er al zijn gemaakt – zodat ik kan aansluiten bij waar jullie staan op deze reis.
Als je het contactformulier invult neem ik per ommegaande contact met je op.
Dit soort activiteiten zijn niet opgezet vanuit Personal Lean en Lean Office;
komen te vroeg of te laat; laten veel zien maar niet genoeg zelf beleven en hebben vermoedelijk geen concrete samenwerkingsafspraken opgeleverd.
Wil je overleggen over jouw vraag en de mogelijkheden dan zijn er twee opties:
nog geen beoordelingenLaden...Er zijn twee manieren om e-mail gesprekken op rij te krijgen. Een meer bekende manier met ‘Weergeven als gesprek’ en een onbekende manier met ‘Verwante items zoeken’.
Je vind deze optie door op het tabblad ‘Beeld’ het vinkje ‘Weergeven als gesprek aan te zetten’. Je krijgt de vraag of je dat voor deze map of voor alle mappen wilt doen. Kies voor deze map. Je ziet nu een klein driehoekje verschijnen voor de e-mails die onderdeel uitmaken van een draadje. Als je daar op klikt verschijnt de historie van de betreffende e-mailwisseling. Het is visueel niet heel handig en leidt er soms toe dat gebruikers het hele gesprek zien verdwijnen omdat ze per ongeluk alles in plaats van een e-mail blijken te hebben weggegooid.
Dit is een betere, tijdelijke en gemakkelijker manier en daar houd ik van. Je vindt deze optie door een rechtermuisklik op het moment dat je een e-mail geselecteerd hebt. Je kiest daarna voor ‘Berichten in dit gesprek’. Je ziet nu in een nieuw venster alle verwante e-mail items netjes op rij. Dat ze nu in een nieuw venster staan is superhandig want je wordt niet meer afgeleid daar allerlei complexe layout waar je om heen moet gaan kijken. Als je in het zoekvenster bovenin kijkt kun je zien dat Outlook een speciale zoekopdracht heeft gemaakt. Dit resultatenvenster is je standaard zoekvenster. Je kunt dit venster optimaliseren. Zie daartoe de blog: Zoeken in Outlook optimaliseren.
nog geen beoordelingenLaden...
Deze live workshop van een dagdeel heeft als doel en resultaat dat een team een visuele weergave heeft – in mindmap vorm – van alle aandachtsvelden, verantwoordelijkheden, commitments, contracten, netwerken en vergaderingen die opgeteld de weergave zijn van ‘Going Concern’.
Het overzicht maakt het verschil duidelijk tussen ‘Daar ben ik van.’ en ‘Daar ben ik niet van’ en is een van de zeven overzichten die met elkaar ervoor zorgen dat de organisatie in lijn is van actie tot missie en andersom.
Op individueel niveau is het speelveld heel waardevol omdat het duidelijkheid geeft die niet te vinden is in organigram of functieomschrijving.
Op teamniveau is het speelveld waardevol omdat een gedeeld visueel beeld van het team helpt bij het versterken van eigenaarschap wat communicatie en vastlegging scheelt.
Het Speelveldoverzicht vormt derhalve de basis voor:
Het Speelveldoverzicht is één van de zeven niveaus die maken dat er overzicht en grip is voor iedereen. De logica van de zeven overzichten zullen ook besproken worden tijdens de workshop als introductie voor het tekenen van de het eigen speelveld. We gebruiken voor de overzichten de metafoor van vlieghoogten waarbij de missie het 50.000 voet overzicht is, het speelveld het 20.000 voet overzicht is.
De zeven overzichten – met de daarbij behorende vragen – op rij:
De workshop is altijd live en incompany. Maximum aantal deelnemers 12.
NB: Deze workshop is geen analyse van invloedsferen en machtsverhoudingen.
Wil je overleggen over jouw specifieke vraag en de mogelijkheden voor een training dan zijn er twee opties:
nog geen beoordelingenLaden...
Het korte antwoord is: nee.
Ik heb jarenlang mijn workshops en trainingen op vraag van veelal grote en internationale bedrijven ook in het Engels verzorgd en gemerkt dat ik te veel mijn snelheid en humor verlies als ik doe. Daarnaast is het zo dat de deelnemers van mijn workshops en trainingen boekjes en boeken ontvangen. Het vertalen en onderhouden van deze materialen is veel en niet leuk werk.
Er zijn nog zoveel Nederlandse en Belgische professionals en managers die ik blij kan maken met mijn werk dat ik mij daarop richt.
I don’t do classroom or online workshops in English.
The best thing I can offer you is an online video-course in English. You can find the details here: https://www.expertyourself.net/courses/inbox-zero/?lang=en
If you have questions about this course, please contact Nick Kop who manages this website and these courses.
nick@nickkop.nl +31 6 28 63 51 78
In addition, from my previous work in English, I have 40 booklets in which Inbox Zero, Agenda in Balance, Meetings, Priorities, Smart Collaboration and day review and week review are described.
If you are interested, I will send you a copy so that you can get a feel for form and content.
Wil je overleggen over jouw specifieke vraag en de mogelijkheden voor een training dan zijn er twee opties:
nog geen beoordelingenLaden...
Deze live workshop van een dagdeel met een samenwerkende groep professionals of managers maakt van een saaie vergadering een synergetische werkbijeenkomst onder het motto: De voorzitter als leider van de vergadering.
We werken van 9 tot 12:00 uur met een kleine groep aan de kwaliteit van de eigen vergaderingen met als inhoud
Materialen breng ik mee. De deelnemers ontvangen het boekje ‘Effectief Vergaderen | De voorzitter als leider van de vergadering’.
We gebruiken meegebrachte agenda’s en notulen als oefenmateriaal.
Deze workshop wordt uitgevoerd door Bureau KEK. Info en afstemming over maatwerk kan met Irene en Joke van Bureau KEK.
nog geen beoordelingenLaden...
Tijdens een conferentie zat ik aan de lunch met een werelddeel-directeur van Unilever (80 fabrieken in alle landen van Europa).
Ik heb hem gevraagd hoe hij met zijn tijd omging. Zijn inzicht in de mix met de mijne leidde in een aantal jaren tot de volgende bewegingen van de tijd: Op Tijd; Neem Tijd; De Juiste Tijd; Navigatie Tijd.
Op tijd staat voor het nakomen van afspraken. Deze vorm van tijd vormt de basis van het sociale. De kern wordt gevormd door:
Sommige zaken hebben tijd nodig om te rijpen. Je moet ze in een pannetje stoppen en op een laag vuurtje laten sudderen. Besluiten snel nemen heeft in deze situaties geen zin. Tijd is een factor geworden die invloed heeft/neemt. Het kan zelfs voorkomen dat zaken uit zichzelf oplossen (Eisenhower: “Durch Einfach Liegen Lassen Erledigt”) maar … daar mogen we niet op rekenen.
Er is één moment dat het juiste moment is om door te pakken, aan te sporen, te besluiten, te sjorren, te trekken, weg te gaan, te komen enz. Dat juiste moment vind je alleen maar intuïtief (met tegenwoordigheid van geest) en dus alleen maar wanneer je hoofd leeg is. Als je te druk bent met van alles dan mis je de juiste tijd.
Deze tijd heeft te maken met reflectie. Waar wil ik naar toe? Waar ben ik nu? En wat is dus de beste volgende stap. Deze tijd is de tijd van de weekreview en van alle momenten waarop ons zelf de tijd gunnen om de stand van zaken op te maken.
nog geen beoordelingenLaden...