David Allen meldt zich regelmatig met de vuistregel: “Speed up by slowing down”. Het is een mooi en beetje geheimzinnig zinnetje dat een broertje is van “Haast u langzaam”. Daarover een paar gedachten.
Sneller gaan heeft een prijs: je wordt er breekbaarder en kwetsbaarder van. Er vliegt bij snelheid nu eenmaal gemakkelijk iets uit de bocht. Snelheid heeft een aspect van race tegen de klok en speelt zich af op de horizontale as van tijd: Chronos. En snelheid is verbonden met efficiëntie. Zo veel mogelijk doen in zo weinig mogelijk tijd.
Wanneer je bewust en actief vertraagt kom je in een hele andere dimensie van de tijd. Het is de verticale dimensie die Kairos wordt genoemd. Hier gaat het over in het moment terecht komen (tegenwoordigheid van geest), overzicht en perspectief (terug) vinden. Mijmeren, sudderen, Kreatief Uit het Raam Kijken (K.U.R.K.-en) leveren je momenten waarop je jezelf weer richting geeft.
Elegante productiviteit gaat niet over zoveel mogelijk doen. Elegante productiviteit gaat over het realiseren van je doelen met zo weinig mogelijk inspanning. Dit lukt het best wanneer je Chronos gepland en ongepland maar in iedere geval regelmatig inruilt voor Kairos.
Hoe doe je dat?
Plan een blok van 2 uur met ‘NIX’ in je agenda.
Ga wandelen in plaats van autorijden of fietsen.
Houd de TV een avond uit.
Doe je weekreview eens extra uitgebreid.
Geef toeval een kans door al je zintuigen open te zetten.
Heb altijd iets te lezen bij je dat je uit de tijd haalt.
In deze Kairos momenten krijg je de inzichten die je gaan helpen bij een volgende stap op deze reis zonder eind naar elegante(re) productiviteit.
Af en toe is het zover. We hebben een hele lijst met klein grut to-do-tjes. Mooi dat het op een lijst terecht is gekomen maar we moeten er wel een keer vanaf.
Natuurlijk willen we liever onze tijd besteden aan robuuste taken, aan vér-kijken en toekomstgericht werken. Helaas staat het kleine spul niet voor niets op deze lijst.
Review, timeboxing en een sprintje
Wat je het beste kunt doen in deze situatie is gebruik maken van een combi van drie timemanagement mini-technieken.
1 Review Bekijk ieder item op je lijst een keer kritisch met de volgende vragen:
Is het me echt duidelijk waarom ik deze actie ooit op mijn lijst heb gezet (reflecteren)?
Wil ik, gegeven de werkelijkheid van mijn wereld van de dag, deze actie nog steeds doen (her-onderhandelen)?
Is deze actie zo duidelijk dat ik hem ook kán doen (verhelderen)?
2 Timeboxing Kies een blokje tijd (timebox) van bijvoorbeeld een uur. Zorg ervoor dat je in een omgeving bent waar je absoluut ongestoord kunt werken (even niet belbaar bent, geen notificaties voor email aan hebt staan, enz.).
Sprintje
Ga gewoon beginnen! Geef gas. Kies een actie van je lijst en werk deze af. En nu de volgende, en de volgende en weer de volgende net zolang tot het blokje-tijd op is. Valkuil is om steeds weer na te denken over de volgende keus. Niet doen! Blijf sprinten.
Met deze 3 stapjes kun je ongelofelijk veel voor elkaar krijgen in een simpel uur. De meesten van ons hebben daarna de neiging om door te gaan omdat ze in de flow terecht komen. Doe dat niet. Plan eventueel een nieuwe sprint.
Wanneer het je wel eens overkomt dat je je sleutels of portemonnee vergeet, heb ik deze week een goede tip voor je.
PSU is een woord dat staat voor Persoonlijke Standaard Uitrusting en komt uit de sfeer van het leger. Ik heb de term niet leren kennen in het leger want ik was een uitgesproken dienstweigeraar (en diende mijn tijd in een kindertehuis).
Toch is dat van die standaarduitrusting wel een goed idee. We hebben allemaal zo onze eigen PSU en de kunst is je daar eenmaal heel bewust van te zijn en vervolgens gebruik te maken van deze truuk.
In mijn versie bestaat je PSU uit alle zaken die je altijd en overal met je meeneemt.
Voorbeeld:
Mijn PSU bestaat uit:
Linkerbroekzak: een leren beursje met muntgeld, sleutels en gevouwen flappen
+ een hoesje voor 5 passen.
Rechterbroekzak: autosleutels
+ Jabra oortjes
Rugzak met laptop
Rechterzak van jas of bodywarmer: iPhone.
In totaal derhalve 6 dingen. Dus ZES DINGEN!
De tip bestaat uit 2 routines die je er even in moet slijpen.
1. Zodra je in huis komt leg je alles op een vaste plek (liefst bij elkaar)
2. Als je uit huis gaat, doe je alles op zijn plek en tel je mee: 1,2,3,4,5,6 check.
Eenmaal hier aan gewend hoef je er nooit meer aan te denken en heb je altijd alles bij je.
Nb 1: ik ben me er van bewust dat het voorbeeld vooral een mannenvoorbeeld is.
Nb 2: Voor vrouwen bestaan er binnentasjes die je thuis uit de tas van vandaag kunt halen, op een vaste plek kunt zetten en bij vertrek in 1 keer compleet weer in de tas van dat moment kunt plaatsen (dus 1.check!).
Er zijn een heleboel dingen in het leven waarvan je vrij zeker weet dat ze op enig moment zullen gebeuren. Je weet alleen niet wanneer.
Ik weet dat mijn laptop het een keer op zal geven.
Ik weet dat er een snaar van mijn gitaar zal breken op een moment dat het mij helemaal niet uitkomt.
Ik weet dat ik ooit mijn koffer kwijt zal zijn bij aankomst op een vliegveld.
Planning for failure is de truc om een keer serieus na te denken hoe je de oplossing organiseert voor voorspelbare problemen met een hoge prijs.
En begrijp mij goed. Ik ben er helemaal niet voor om alle avontuur uit het leven weg te organiseren maar sommige zaken hebben nu eenmaal een te hoge prijs om ze te laten gebeuren.
Bijvoorbeeld:
Laptop kaduuk? Alles staat 1. in de cloud (MS 365) en 2. nog een keer via Frans Diepenhorst los daarvan op een serie andere servers.
Snaar breekt? Duhh, reserve setje in de gitaarkoffer.
Koffer kwijt? Medicijnen en wereldstekker zitten natuurlijk in de handbagage en niet in de koffer (want anders zit je, zoals mij overkwam, opeens vast in London en zonder deze vitale zaken).
Tip
Denk eens na over situaties die je dramatisch zou vinden als ze zouden gebeuren en verzin er een list op. Neem van mij aan: Het is kicken als je voorbereid tegen zo’n probleem aanloopt. Doe je dit al lang en heb je briljante voorbeelden waar anderen ook wat aan kunnen hebben? Zet een reactie onder deze tip.
Een olifantenpad is een metafoor voor een logische gebruikelijke manier van doen ongeacht de bestaande norm.
Ik hoorde een keer een verhaal over een herindeling van een binnenterrein van een universiteit. De architect stelde voor een paar weken te wachten met zaaien en planten tot duidelijk zou worden wat volgens gebruikers van het terrein (de studenten) de meest logische routes zouden zijn. Na de paar weken waren die routes overduidelijk te zien en werden de paden geformaliseerd. Gras werd gezaaid en perken ingericht. En alle studenten liepen vanaf dat moment over het pad.
Het bijzondere van dit verhaal is, dat er uit te leren valt wat het verschil is tussen normaal en gebruikelijk.
Normaal is dat wat een ieder verwacht wordt te doen op basis van bekend geachte normen. Gebruikelijk is datgeen wat gegeven de situatie de meest voorkomende manier van handelen is.
De architect had de paden mooi kunnen tekenen van te voren, de perken en paden aan laten leggen, om er vervolgens achter te komen dat de studenten andere padenlogica hanteerden. Vervolgens zouden er bordjes komen (niet op het gras lopen) en zou docenten worden gevraagd de studenten aan te spreken.
Door de werkwijze van de architect is normaal en gebruikelijk hetzelfde.
Het zou mooi zijn als datgene wat gebruikelijk is, altijd ook de norm is.
In veel gevallen is dat niet zo. Het kan maar zo zijn dat:
de norm niet past bij vandaag en daarom wordt genegeerd door de meeste weldenkende en welwillende mensen.
de norm onbekend is en er is nergens voorbeeldgedrag te zien is waardoor een ieder terugvalt op de zoektocht naar gebruikelijk.
Tip: In die situaties waar feitelijk gedrag afwijkt van genormeerd gedrag kun je beter eens goed nadenken over zowel het gebruikelijke als het genormeerde gedrag. Ook olifantenpaden zijn tenslotte te sturen. Maar helaas niet met afspraken en bordjes.
We zijn zonder dat in de gaten te hebben totaal ondergedompeld en afhankelijk van de ritmes van de wereld. Een van de duidelijkste ritmes is de wissel van dag en nacht. Onze persoonlijke ritmes in verhouding tot de wereldritmes maken ons tot een specifiek chronotype.
Twintig procent van ons is ochtendmens. Twintig procent van ons is avondmens. De rest zit er een beetje tussenin.
Het is handig om deze zelfkennis te hebben omdat je als ochtendmens je diepwerk beter als eerste kan doen in plaats van je verliezen in e-mail en tuttelklusserij. Als avondmens – werkend in een 9 – 5 setting – kun je in de valkuil stappen van de dagelijkse sociale jetlag die je vervolgens bestrijdt met koffie in de ochtend en afblust in de avond met alcohol.
Je chronotype wisselt ook nog een beetje met de leeftijd. Vrijwel iedere puber is een avondmens. Vrijwel iedere pensionada gaat steeds vroeger zijn mandje in (ook al is dat relatief).
Wil je meer zicht op jouw chronotype? Vul dan deze Nederlandstalige (5 minuten) test in.
Als ik het in een percentage zou moeten uitdrukken dan zou ik zeggen dat 10% van de waarde van Teams zit in de videobelfunctie. Dat maakt dat er dus nog 90% overblijft waar we misschien nog veel te weinig over nadenken, mee experimenteren en plezier van hebben (we hebben er tenslotte al voor betaald).
Dus daarom in zeven voorbeelden en vogelvlucht op rij wat je verder nog allemaal kunt met Teams.
E-mailen
Je kunt in Teams prima e-mailen. De functie heet ‘Posts’ en staat als functie bij ieder Kanaal van ieder Team. Het verschil is dat je hier ieder draadje op onderwerp bij elkaar hebt staan en je dus niet langer archivaris hoeft te zijn van al deze communicatie.
Samenwerken in bestanden
De grote kracht van moderne technologie zie je hier. Zet een bestand op zijn plek bij ‘Bestanden’ in een Kanaal en Team en laat het daar. Je kunt vervolgens met meer mensen tegelijk werken aan het document. Iedere microwijziging wordt direct opgeslagen en als je morgen terug wilt naar de versie van vandaag dan kan dat ook nog zonder enige moeite. Dus niet langer bestanden rondsturen maar haalplicht in plaats van brengplicht.
Gereedschap bij de hand
Werk je veel in een planningsoverzicht in Excel? Raadpleeg je dagelijks een bepaalde website? Je kunt alle zaken die je nodig hebt om je werk soepel te kunnen doen een vast plek geven bij het betreffende Kanaal in een Team. Je krijgt zo een tab voor je Excel of je website zodat je er met één klik bij kunt.
Actielijstjes up-to-date en compleet
In de combi van MS ToDo (voor je persoonlijke lijstjes) en Planners (samenwerkingslijstjes op het niveau van Kanaal en Team) geeft Teams je op ieder moment een geaggregeerd overzicht van al je taken (zelf gedefinieerd en aan jou toegewezen) via de optie ‘Tasks voor Planners en ToDo’) én zie je ook alles in ToDo op je telefoon en overal waar je maar wilt.
Werk-chat niet langer in WhatsApp
Met Teams heb je een chat functie voor gevorderden. Je privé communicatie houd je lekker in WhatsApp en je werkcommunicatie verhuist naar Teams. Logischer, gezonder en werkt uitstekend als je er goede afspraken over maakt met je collega’s.
Alles overal gemakkelijk terugvinden
Met het zoekvak dat is gebaseerd op ‘Global Search’ kun je makkelijk alles terugvinden wat je maar nodig hebt. Door – net als in Outlook – gebruik te maken van [zoekwoord] spatie [zoekwoord] spatie etc. alles in een flits vinden. ‘Pile not File’ is de grote kracht van Teams.
Kiezen hoe je berichten wil zien via ‘Meldingen’
Je kunt in Teams heel precies instellen van welke Teams en Kanalen je direct bericht wilt krijgen als er iets gebeurt. Het is helemaal aan jou om dat te bepalen. Dus je moet er wel echt even over nadenken en dan gaat de postbode van Teams precies dat doen wat jij wilt. Je vindt de plek waar je dat kunt doen onder de drie puntjes naast je accountnaam.
Er is een prijs!
De prijs voor al dit moois is het inleveren van een stukje autonomie. Hebben en houden is er niet bij. Als je met elkaar besluit om intern niet meer te e-mailen en al je communicatie in Teams te gaan doen is dat een briljant besluit. Maar nu nog al die hardnekkige oude gewoontes afwennen! Dat vergt tolerantie, aanspreken en geduld. Het is niet anders.
Maar krijg ik er niet een tool bij?
Dat is de grootste weerstand die ik hoor. ‘Ik wil er geen nieuwe Inbox bij. Ik word nu al gek van alles wat ik niet bij kan houden.’ Gelukkig is dit een oneigenlijk argument. Minder Outlook en Meer teams levert je overzicht, grip en tijd op. Ik kan het alleen maar blijven roepen en met mij de organisaties en teams die al zover zijn. Het is zo, maar je zult zelf de brug over moeten lopen.
Voor wie zich wel eens ledig heeft gehouden met het spelletje PacMan hierbij een mooie video versie. Een aantal Zwitsers hebben in een bioscoop met een groot aantal mensen een PacMan spelletje nagedaan. Dit is geen animatie maar degelijk pret-corveé.
Wie meer wil weten over de makers klikt hier. Op de site zijn nog meer maffe video’s te vinden. En zolang er mensen zijn die hier tijd en energie in stoppen zal de wereld heus niet vergaan!
Een slim idee dat ik op heb gedaan in de digitale fitheid community. Niet voor iedereen maar misschien wel voor jou.
Je maakt een WhatsApp-groep aan met iemand die je goed kent en noemt de groep Inbox [naam]. Bij naam komt uiteraard je eigen naam te staan. Vervolgens verwijder je die iemand weer uit de groep (wel even van te voren aankondigen natuurlijk). Je hebt nu een app-groep waar alleen jij lid van bent.
Als je in het overzicht van de chats op je Inbox [naam] swipe naar rechts doet, kun je deze pinnen zodat de chatgroep met jezelf altijd bovenaan staat en dus bij de hand is.
Je kunt hier nu alle snelle of briljante gedachten kwijt, toezeggingen, linkjes, boeken, namen etc. kwijt. In de weekreview verwerk je deze Inbox net als alle andere inboxen.
N.B. 1.: kunt ook sowieso jezelf appen maar …. dan kun je de naam niet aanpassen.
N.B. 2: Als je niemand weet die je erin en eruit kunt gooien kun je mij gebruiken: 06 224 559 02 (no hard feelings, kan zonder te vragen).
N.B. 3: In MS Teams heb je als vanzelf zo’n Chatkanaal met jezelf.
Op deze pagina links in naar de podcasts (Open Spotify) waarin ik mijn kennis en ervaring deel.
Je kunt deze podcasts ook vinden op jouw platform van keuze. Laat me weten wat je er van vond!
Over Levensfasen van Organisaties
In gesprek met Daan Schmidt over de zeven levensfasen en de managementrollen die daar een rol in spelen. Hoe je kan komen tot Voorspelbaar Succes en hoe je op deze plek kunt blijven.
Over Chaos en Orde
In gesprek met Johan de Wit over de rol van de COO (Master of Operations) in de verschillende levensfasen. Deze aflevering is deel I van een drieluik.
Over de 7 Verspillingen
In gesprek met Daan Schmidt over de 7 verspillingen zoals voor het eerst beschreven door Taiichi Ohno – een van de eerste engineers van Toyota – en wat een ondernemer daar mee kan.
De ‘Jumplist’ is een lijst met bestanden waar je heel snel toegang toe hebt. Je springt als het ware in één keer naar een bestand. Voor wie het niet kent hieronder de plek waar je de lijst kunt vinden en hoe je deze kunt gebruiken.
Waar vind ik de Jumplist?
Doe een rechtermuisklik op het icoontje op de taakbalk van het programma waarin het bestand dat je wilt gebruiken is gemaakt. Je krijgt nu de lijst met laatst gebruikte bestanden van dit type te zien. In het voorbeeld hier zie je een aantal presentaties in Powerpoint.
Dat is op zichzelf al handig omdat daar uiteraard de bestanden staan waarin je aan het werk bent.
Maar het wordt nog handiger. Je kunt een bestand dat je veel gebruikt pinnen in deze Jumplist. Je kunt dat zien op de afbeelding. De bovenste vijf presentaties gebruik ik het meest en zijn vastgemaakt in dit menu.
Hoe kan ik een bestand pinnen in de Jumplist?
Je kunt een bestand pinnen door het in de lijst ‘Recent’ te selecteren. Er wordt een pinnetje zichtbaar achter de naam van het bestand. Klik erop en het bestand verschuift naar de bovenste lijst ‘Vastgemaakt’.
Af en toe even uitzoomen moet kunnen vandaar vandaag een meer filosofische blog.
Van Aristoteles heb ik geleerd dat er vier oerelementen zijn waaruit onze wereld is opgebouwd: aarde, water, lucht en vuur. Deze vier zijn door verschillende denkers zoals René Slot en Leo van der Burg gekoppeld aan vormen van energie. Bijvoorbeeld op deze manier:
Aarde
Vorm
Water
Kracht
Lucht
Beweging
Vuur
Richting
Ik heb zelf een koppeling gezien met basiselementen van een mooi lean proces zie deze tabel:
Aarde
Vorm
Simpel
Water
Kracht
In flow
Lucht
Beweging
Snel
Vuur
Richting
Effectief
Ieder proces is op enig moment in balans conform de hierboven beschreven vier elementen. Het is simpel, staat nooit stil, heeft een goed tempo en leidt tot een overeengekomen of gewenst doel.
Wat als het proces niet meer lekker loopt?
Helaas valt ieder proces door de tijd vanzelf weer terug in een soort wanorde, leidend tot complexiteit, verspilling, traagheid en ‘er net naast zitten’. De enige manier om dat te voorkomen is een cultuur organiseren van gerichtheid op “verbetering” of liever in mijn bedrijfsnaam-terminologie “op-tijd-aanpassen” aan de interne en externe wijzigende omstandigheden (adjust-in-time). De vier elementen zijn in dat geval te benoemen als:
versimpelen
verspillingen eruit halen
sneller maken
en verbeteren.
Ik vat de essentie samen in een derde tabel maar nu gericht op drie levensfasen van een proces.
In kolom 1 staat het proces dat onderhevig is geweest aan entropie, is niet onderhouden, vet of stijf is geworden enz.
In kolom 2 staan de woorden die passen bij een gezond slank ‘lean’ proces.
In kolom 3 staan de woorden die horen bij het permanente proces van adjustment.
Het ebook is een samenvatting van de website die speciaal gewijd was een dit onderwerp. De website is niet meer. Het Manifesto wel. Voor de liefhebber hier gratis te downloaden.
We gebruiken cookies zodat deze website zo soepel mogelijk draait. Als je doorgaat met het gebruiken van de website, gaan we er vanuit dat ermee instemt.IK BEN AKKOORDNee, ik wil meer info
David Allen meldt zich regelmatig met de vuistregel: “Speed up by slowing down”. Het is een mooi en beetje geheimzinnig zinnetje dat een broertje is van “Haast u langzaam”. Daarover een paar gedachten.
Laden...
Af en toe is het zover. We hebben een hele lijst met klein grut to-do-tjes. Mooi dat het op een lijst terecht is gekomen maar we moeten er wel een keer vanaf.
Een olifantenpad is een metafoor voor een logische gebruikelijke manier van doen ongeacht de bestaande norm.
Af en toe even uitzoomen moet kunnen vandaar vandaag een meer filosofische blog.