In de jaren dat ik op het conservatorium zat heb ik veel respect gekregen voor ambacht. Wat is het toch heerlijk om iemand te ontmoeten die echt iets vreselijk goed kan.
Het ziet er altijd uit alsof de kunst moeiteloos tot stand komt maar iedereen weet dat er heel veel oefening en doorzettingsvermogen nodig is om dit stadium te bereiken. Dat geldt in ieder geval voor kunst, sport en geneeskunst maar misschien wel voor alles en altijd.
Ook bij ons managers, professionals en veranderaars is ambacht alles. Laat ons in ieder geval beginnen bij simpele dingen als E-mail in Control, Agenda in Balans en een degelijke Dag- en Weekreview. Dan zijn we al een heel eind.
Ik werd door Lesia attent gemaakt op de Chalk Guy (Julian Beever) en vind hem bij uitstek iemand die echt iets vreselijk goed kan. Hoe kan het dat je driedimensionale illusies kan tekenen en dat ook nog met stoepkrijt van Blokker en gewoon op straat? En vind je het dan niet erg dat al je werk weg is na een regenbui of door een ongelukje van een biermorsende toerist? En vind je het niet erg dat maar een paar mensen het resultaat kunnen zien?
Ik hoorde een keer uitspraak van een van de giganten op het gebied van persoonlijke effectiviteit (David Allen) die luidde: Je systeem is pas goed als het ook werkt bij 38º koorts.
Nu kan het statistisch niet anders of een heel aantal lezers van deze blog hadden, hebben of krijgen nog griep. Dus een logische reflectie- of ervaringsvraag is: blijft onze workflow overeind als we griep hebben, onder hoge druk staan, familieperikelen hebben enz.
Als dat niet het geval is dan is er in de meeste gevallen gelukkig niet zo heel veel aan de hand. Toch is het wel heel prettig als je systeem deze toets kan doorstaan.
En op het moment dat je echt geveld bent, is zo’n workflow uiteraard niet echt het meest relevant. Maar des te meer als je ziek aan het worden bent, of aan het uitzieken bent.
Vier tips voor een workflow dat het blijft doen ook als je flink griep hebt.
Houd je systeem zo simpel als het maar kan Verander je systeem niet te vaak, als het werkt is het prima, nieuw is niet perse beter Pas op voor ‘verergbeteren’
Automatiseer standaard handelingen of besluiten Alles wat repeteert kan een digi-ding beter en sneller (regels voor e-mailafhandeling, textexpanding, templates e.d.)
Word onbewust bekwaam ten aanzien van allerlei routines Gebruik checklists waar dat maar kan Leer blindtypen
Gebruik sneltoetsen Gebruik snelonderdelen in Outlook en Word of textexpanders
Doe je weekreview! En de reden daarvoor is natuurlijk dat je op basis van een goed overzicht heel snel je prioriteiten kunt stellen en de rest doorgeven aan anderen of on-hold zetten. De Handleiding Weekreview staat bij de free stuff.
Samen met Karen Visser – een gewaardeerde collega-trainer in hetzelfde vakgebied – was ik in verkennend gesprek (online) met een Belgische opdrachtgever over een traject voor de komende jaren.
Aan het eind van gesprek vatte de opdrachtgever de afspraken samen en maakte er een tijdpad bij.
Als wij een menukaart zouden kunnen leveren dan zou zij uiterlijk 31 maart ons een reactie geven in de vorm van een echte vraag voor een offerte.
Karen reageerde uit een soort professioneel enthousiasme. ‘Wat mooi dat je geen 1 april zegt, want dat zou betekenen dat je jezelf psychologisch in een veel langere horizon zet met de kans dat het al snel een maand later wordt.’
Ik was eerst even in verwarring omdat 1 april bij mij ook te maken heeft met grappenmakerij. Maar daar ging het hier niet om.
Er is een eenvoudige manier om een zelf bepaalde reeks dagen naast elkaar in beeld te krijgen. Dat is handig voor de planningsmomenten in je weekreview (zie handleiding weekreview als je nog niet werkt met deze essentiële gewoonte). Hieronder doe ik het als voorbeeld voor alle vrijdagen in een april.
Stap 1:
Selecteer de ‘Dag’ view
Stap 2
Selecteer in het maandoverzicht links in je beeld de eerste vrijdag van de maand. Houd daarna de ctrl toets ingedrukt en selecteer daarna de andere vrijdagen in de maand (of iedere andere reeks die je nodig hebt).
Stap 3
Kijk nu in je agendavenster en je ziet netjes alle vier de vrijdagen van april naast elkaar staan. Daarmee kun je deze vrijdagen in samenhangen gaan plannen. En uiteraard kun je dat met ieder willekeurige reeks doen ook met meer dan vier dagen. Probeer het zelf een keer na te doen en je zult al snel het gemak en de waarde herkennen.
Tips bij terugblikken op het jaar dat bijna geweest is
Hieronder een aantal vragen en tips die een vrolijke, niet te zware jaarreview mogelijk maken. Ook goed te gebruiken in een team.
1. Afsluiten en afronden
Wat waren de bijzondere momenten van dit jaar (positief & negatief)?
Wat heb ik dit jaar afgerond?
Wat heb ik dit jaar bereikt?
Wat kan ik of wil ik afsluiten?
Kun ik het verhaal van dit jaar samenvatten in een zin?
2. Preview light (fantaseren over het jaar dat komt)
Wat zou volgend jaar kunnen brengen?
Hoe zou een succesvol jaar eruit kunnen zien?
Welke nieuwe dingen wil je op de rol en hoe ziet succes eruit voor jou?
Welke plannen/doelen komen er op?
3. Meer & minder
Wat wil ik meer doen volgend jaar?
Wat wil ik minder doen volgend jaar?
Waar wil ik meer van volgend jaar?
Waar wil ik minder van volgend jaar?
Tip 1: Opruimen
Kies een (bureau-)la of een (archief of kleren-)kast en ruim deze op met de volgende vragen:
wat is hier mogelijk overbodig?
wat is hier teveel (want in veelvoud)?
wat kan een andere logischer plek krijgen?
Tip 2: Week review (nieuwe gewoonte voor het jaar dat komt)
Van harte aanbevolen: een zeer vruchtbare gewoonte overzicht en focus te krijgen in de vorm van een wekelijkse terug en vooruitblik in de agenda in twee stappen:
kijk iedere week terug in de agenda (op zoek naar losse eindjes van afspraken en naar een oordeel over de compositie van de week)
kijk iedere week een aantal weken vooruit om dubbele/onduidelijke/onwenselijke afspraken of afspraken die veel voorbereidingstijd nodig hebben en plan die.
Er is nog wel eens gepiep dat het zo onhandig is dat je in MS Teams niet meerdere bestanden tegelijkertijd open kunt hebben of er in kunt werken. Gelukkig klopt dat niet!
Daarom hieronder hoe je dat doet in drie stappen. Het idee is dat je de bestanden die je nodig hebt opent in de app die je normaal gebruikt en waarvan het icoon in de taakbalk staat. Dat kun je uiteraard met meerdere bestanden doen. Deze bestanden blijven op wonderbaarlijke wijze verbonden met MS Teams (en voor de kenners dus ook met Sharepoint). Alle microwijzigingen worden opgeslagen. Je kunt er met meerdere collega’s tegelijk in werken en je hebt een versie geschiedenis voor als dat nodig is.
Hoe open je meerdere bestanden tegelijk in MS Teams?
Stap 1
Open het juiste Team. Ga naar het Kanaal van het bestand zijn thuisplek heeft. Klik op de tab ‘Bestanden’ en selecteer het bestand (zie plaatje hierboven).
Stap 2
Klik op de drie puntjes die nu verschijnen en kies voor ‘Open’.
Stap 3
Kies in het menu achter ‘Open’ voor ‘Openen in app’
Je bestand is nu geopend in je normale Word versie. Wil je meerdere Word documenten naast elkaar op je scherm(en) open hebben dan doe je deze procedure nog een keer. Het eerste bestand is nog steeds beschikbaar totdat je het sluit.
Voilá. Ingewikkelder is het niet (wel even aan wennen maar ja dat is met alles zo).
Met dank aan Frans Diepenhorst.
‘Eerst maar een lijstje maken,’ is een logische reactie op een gevoel van wegvallen van overzicht en focus. Het geeft een goed gevoel, ordent en er is iets om naar te kijken. Klein probleem: er is nog niets veranderd in de wereld!
Het concept ‘mind-like-water’ van David Allen (Getting Things Done) en naast hem allerlei andere stromingen gaan er vanuit dat het een goed ding is om je hoofd te legen in lijsten. Zit alles in lijsten en review deze vaak genoeg dan is het beloofde land een ‘mind-like-water’.
Er is toch een probleem met dit concept. De tijd die je besteedt aan lijsten maken en reviewen is niet beschikbaar om te doen of om te niksen. Dus is het zoeken naar een optimum. Hoeveel lijsten van welke soort zijn nog behulpzaam en wanneer is de balans weg en neemt de processor/lijstenmaken het over? En kom je zomaar in de Calvinische frustatie dat de lijsten ook nog afgevinkt moeten worden (wat uiteraard helemaal niet kan).
Lijsten
Je hebt op dit moment minimaal 2 lijsten: je agenda en een actielijst. Ik beperk me hier tot de laatste en voeg er nog een lijst aan toe. Ik splits de actie-lijst op basis van mijn ervaring in 3 delen.
Lijst van 3 (3 mba’s)
Iedere avond bepaal je de 3 Meest Belangrijke Acties (3 mba’s) voor de volgende dag en zorg je ervoor dat deze altijd direct en liefst hardcopy beschikbaar zijn (papiertje in je zak of geeltje achterop je telefoon). Hoe je dat doet staat hier.
Lijst van 30 (voortschrijdend voor de week die komt)
Een lijst waar maximaal 30 acties op staan die horen bij een horizon van een week (de week die start bij vandaag: dus voortschrijdend). Niet meer dan 30 zodat je overzicht hebt zonder om te slaan of te scrollen. Wanneer je tijd hebt om acties te doen haal je daar je acties vandaan.
Lijst van 300 (parkeer, misschien, ooit, later)
Een lijst die je ook nog kunt onderverdelen (boeken te lezen, films te kijken, mensen te bezoeken enz) waar alles op komt dat niet op de 3 of de 30 lijst hoort. Deze lijst mag uiteraard ook korter of langer zijn dan 300 want het is nu eenmaal ‘de rest’.
Dag & Weekreview
Dagelijks haal je uit de dingen die er spelen, en uit de lijst van 30 je 3 mba’s. Wekelijks review je de lijst van 30 en de lijst van 300.
Naast deze 3 lijsten adviseer ik je nog een lijst/overzicht te gaan opbouwen waarop je vastlegt tegen welke doelen/resultaten/projecten je ‘ja’ hebt gezegd zodat je in de weekreview ook die dimensie in een overzicht voorhanden hebt.
Met je agenda, 3-30-300 lijst en een overzicht van je projecten heb je een mooi persoonlijk dashboard en houd je overzicht, focus en grip zonder al te veel, te vaak en te lang bezig te zijn met lijsten.
Werk je hier al mee? Heb je andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder zodat we er allemaal iets aan hebben.
‘Ik heb geen tijd om het hek te repareren want ik ren de hele dag achter de kippen aan’ (Afrikaans spreekwoord)
Als je overvallen wordt door de waan van de dag dan is minimaal een van de volgende drie zaken aan de hand:
Je bent te veel in de reactieve modus terecht gekomen
Je reageert op alles en iedereen, de hele dag. Je bent aan het jongleren met aandachtvragerij van communicatietools en mensen en uiteraard met je eigen onrust vanwege het verlies van overzicht en grip.
Je verliest jezelf in burenhulp of heldendom
Je blijft hangen in de dodelijke combi van empathie en hulpvaardigheid en bent daardoor de hele dag druk met de prioriteiten van anderen, óf je weet alles beter en bent stiekem de held die de wereld redt.
Je eigen zaken zijn ontploft
Omdat je – vermoedelijk door bovenstaande zaken – niet genoeg eigen tijd hebt, kom je niet toe aan jouw zaken op het moment dat ze wel belangrijk zijn maar nog niet dringend en worden ze vanzelf door hun deadline belangrijk én dringend (ze ontploffen!). Daarmee worden ze onderdeel van de waan van de dag.
Remedie (‘Be Here Now’)
Maak een dagplan en hou je eraan.
Oefen met ‘bijstaan niet overnemen’ en leer het af de held te willen zijn.
Doe een ordentelijke weekreview, kijk één week terug en acht weken vooruit.
“Ben je de klant of de leverancier?” Dat is een vraag die ik mezelf af en toe hoor stellen wanneer we bezig zijn het inventariseren van drukte en corvee.
In eerste instantie krijg ik meestal een vragende blik en een ‘Hoe bedoel je?’ antwoord. Toch denk ik dat het een heel relevante vraag is op het moment dat je nadenkt over je speelveld of reflecteert over dat waar je zo druk mee bent. Dus genoeg reden om er een paar gedachten aan te wijden.
Extern
In het externe veld is het ogenschijnlijk wel helder. Als mijn betalen direct gekoppeld is aan waardeschepperij aan de andere kant ben ik de klant. Ik bepaal de gewenste dienst of het gewenste product en de andere partij geeft mij die tegen een vooraf duidelijk gecommuniceerde tegenwaarde (meestal geld).
Toch zijn er genoeg situaties waarin door kennisongelijkheid, macht of versluiering die verhouding een stuk onduidelijk is.
In de gezondheidszorg word ik als klant omgekat naar patiënt en heb dan opeens veel minder klant-status.
Op het moment dat ik een hypotheek wil van de bank kan ik ook maar zo het beleven krijgen dat ik klant-af ben en vooral aan het leveren ben (stukken, info enz).
Als ik Facebook bezoek kan ik met enig nadenken eenvoudig inzien dat ik geen klant ben maar leverancier van content, clicks, likes enz.
Intern
Binnen organisaties is het niet zo gebruikelijk om expliciet te zijn over klant-leverancier relaties. Ik denk dat het wijs is om daar wel helderheid in te zoeken. Is de HR-afdeling leverancier of klant van de manager? Is de manager klant of leverancier van de afdeling Finance? Een keer expliciet dat gesprek voeren kan heel veel verhelderen.
De basis van deze gesprekken wordt gevormd door vragen als:
Wat krijg ik dat ik helemaal niet nodig heb?
Wat krijg ik niet dat voor mij heel waardevol zou zijn?
Wat lever ik en waarom (en kunnen we dat eventueel elimineren, optimaliseren automatiseren, anders regelen)?
Hallo, ik ben de klant.
Ik gebruik af en toe in trainingen een extreme formulering van service die misschien nog behulpzaam kan zijn bij een dergelijk gesprek:
“los mijn probleem volledig op
gebruik daarbij zo min mogelijk van mijn tijd
doe wat ik vraag
het liefst waar en wanneer mij dat uitkomt
denk mee om oplossingen te versimpelen
verminder het aantal beslissingen
dat ik moet nemen
en streef ernaar de totale kosten
zo laag mogelijk te houden”
Vraag: Herken je deze thematiek? Heb je nog andere inzichten of ervaringen? Deel ze dan ajb hieronder in de reacties zodat we er allemaal iets aan hebben.
We hebben het over chrono-types. De verdeling is simpel:
20% van ons is een ochtendmens;
20% van ons is een avondmens;
60% hangt er zo’n beetje tussen in.
Er zijn nog drie aanvullende weetjes:
kleine kinderen zijn allemaal ochtendmens
pubers zijn allemaal avondmens
oudere mensen worden steeds meer overdagmens
Maar nu de pech van avondmensen die in kantooromgevingen werken
Als je een avondmens bent en je werkt in een kantoorbaan én je wordt ook nog tussen 9 en 5 op je bureaustoel verwacht, dan heb je pech want je werkt volledig tegen je eigen ritme in. Je maakt de slaaptijd al snel (te) kort omdat de avond je beste tijd is. Opstaan wordt vervolgens zwaar en je vriend is dan de koffie-aftrap.
Dat geeft een upper waar je ergens op de dag weer voor moet betalen als je niet wéér koffie neemt. De meeste hard-liner avondmensen drinken dan ook veel koffie overdag. Om al die uppers weer te downen is het al snel logisch om alcohol te gebruiken. Glaasje bij het koken en bij het eten en je voelt je weer relaxt en klaar voor een mooie avond waar het echte leven zich afspeelt.
Zie daar de sociale jetlag ten opzichte van de standaard inrichting in onze werkmaatschappij.
Remedies (allemaal deeloplossingen)
reistijd zo kort mogelijk houden
zo laat mogelijk starten met werken (ik ken voorbeelden die pas om 11:00 starten)
gedurende de eerste werkuren geen diepwerk plannen
de eerste uren vanuit huis werken
begin van de avond gebruiken voor werk (alleen als je het totaal aantal contracturen als norm houdt)
koffie en alcohol niet uit de hand laten lopen (dat is voor niemand goed)
of natuurlijk ZZP-er worden (was een commentaar op LinkedIn)
NB: hetzelfde heb je als avondmens de eerste jaren met kleine kinderen en wordt het pas weer wat logischer met pubers 🙂
Tijdens workshops merk ik dat dit een ondergeschoven kunst is. Dat is jammer want dan mis je een deel van de kracht van MS 365.
MS To Do
Het hart van je taakmanagement zou MS To Do moeten zijn. To Do kun je gebruiken:
als app op je telefoon
als desktop app op je PC of laptop (met een icoon op je taakbalk)
als onderdeel van Outlook nieuwe stijl (desktop en online)
als online applicatie in de browser
en als icoon in je navigatie balk in MS Teams (Tasks voor Planner en To Do)
Alles is automatisch gesynchroniseerd. Het is een wonder en werkt echt naadloos en snel.
Je kunt in deze eerdere blog een Pdf downloaden met een handleiding voor To Do als je dat nog niet aan de praat hebt.
Chat of Post wordt taak
De werkwijze is identiek en werkt als volgt:
Zet je cursor op de chat of post. Je ziet nu een extra balk met emoij en ‘…’ (drie puntjes verschijnen).
Klik op de drie puntjes. Je ziet nu een nieuw menu verschijnen met daarin een keus voor een taak.
Klik op ‘Taak Maken’. Je komt nu in een scherm waarin je de naam kunt veranderen en nog andere gegevens kunt toevoegen zodat je later nog weet wat er concreet te doen is.
Zie de plaatjes hieronder.
Terug naar To Do
Ga nu naar een van de varianten van To Do daar vind je jouw taak terug. Als je je taken niet hebt georganiseerd op aanmaakdatum maar op naam vind je deze uiteraard terug op de alfabetische plek van de naam van je taak (die je zelf hebt toegekend in de stap hierboven).
Tasks voor Planner en To Do
Dit is een plek voor alle taken van jezelf en van de taken die aan je zijn toegewezen op planners/borden met taken op het niveau van een kanaal in een team. Je kunt deze plek permanent zichtbaar maken door op de drie punten te klikken in het navigatievenster van Teams en daar ‘Tasks voor Planner en To Do’ vandaan te slepen naar je navigatievenster. De app blijft nu permanent zichtbaar.
Ook daar vind je jouw taak terug. Inclusief alle andere taken die je al eerder hebt aangemaakt door een e-mail te vlaggen of als item zelf hebt aangemaakt. Kijk deze video als je meer info wilt over deze functie.
Wat als de postbode 37 x aanbelt, op het raam klopt en aan de achterdeur rammelt
We schrijven 1975. Twee keer per dag wordt er post bezorgd. De postbode fluit een deuntje op zijn Herman van Veens (‘Hilversum 3 bestond nog niet’) en fiets-belde als hij weer wegreed.
Die postbode is niet meer. Hij heet ‘postbesteller’ en komt 1 x per dag en maandag niet meer.
Maar …. we hebben een andere postbode die Outlook of Gmail of Macmail of nog anders heet en als je er niets aan doet meldt hij/zij zich bij ieder poststuk 3 keer.
Hij belt aan (piep)
Hij toont de brief door het raam (envelop op je scherm)
En knort (telefoonbuzz)
Als je 37 x post krijgt op een dag is dat 37 x 3 = 108 meldingen van de postbode. Dat is per jaar 39.320 meldingen.
Je kent het wel je bent lekker aan het [bliep/even-kijken-wat-het-is] ….. Wat was ook ik al weer aan het [piep/laat-nu-maar-even-gaan-anders-kom-ik-nergens-toe] doen? Oh ja ik was net begonnen met het schrijven aan [knor-knor/wie zou mij een whats-appje gestuurd hebben? Toch maar even kijken?] etc. etc.
Ja dat schiet natuurlijk helemaal niet op.
De tip van deze week is dus:
ZET ALLE PIEP, BLIEP EN KNOR en ENVELOP UIT.
Zodat je volgende week weer lekker ongestoord kunt werken.
Want je moet maar zo denken de kans dat je een serieuze melding krijgt van de hoofdprijs (want dat is natuurlijk het verslavende aan nieuwe email) is helaas verwaarloosbaar.
Hoe? Bij Outlook: Bestand/Opties/Email/Ontvangst van bericht/
We gebruiken cookies zodat deze website zo soepel mogelijk draait. Als je doorgaat met het gebruiken van de website, gaan we er vanuit dat ermee instemt.IK BEN AKKOORDNee, ik wil meer info
In de jaren dat ik op het conservatorium zat heb ik veel respect gekregen voor ambacht. Wat is het toch heerlijk om iemand te ontmoeten die echt iets vreselijk goed kan.
Laden...
