Categories for Cultuur
Onze organisaties zitten zo in elkaar dat zij twee tegenstrijdige berichten uitzenden. Dat botst vooral in de kantoortuin.
De eerste gaat over de hele dag gefocust waardetoevoegend werk verzetten. De tweede gaat over de hele dag bereikbaar zijn voor iedereen.
Dat gaat niet!
Toch moet dit dilemma worden opgelost als je af en toe nog eens toe wil komen aan diep werk.
Een deel van het probleem is dat het in een kantoortuin niet zo vanzelfsprekend duidelijk is of je bezig bent met diep werk of dat je oppervlakkig werk aan het doen bent waarin je best wel even gestoord kan worden.
Voor dit deel van het dilemma bestaat een oplossing op de basisschool in de vorm van een ‘gedragscodekubus’.
[Het bijzondere is dat ze daar blijkbaar hetzelfde probleem ook kennen en aan het zoeken zijn naar oplossingen.]
Gedragscodekubus
Een ding in de vorm van een dobbelsteen.
- Een rode stip betekent: niet storen ajb
- Een groene stip betekent: je mag me iets vragen
- Een oranje stip betekent: ik werk samen
- Een vraagteken betekent: ik wil jou iets vragen
Het zou een goed idee zijn om iets dergelijks in te zetten waar je met elkaar een stukje op wil schuiven in de richting van Lean Office. Een simpel eenduidig visueel signaal op de hoek van je bureau.
- Rood: niet storen.
- Groen: je mag me storen.
En ik vrees dat er ook nog wel een snufje leiderschap nodig is om er voor te zorgen dat het echt gaat werken.
Laden...
Het kan aan mij liggen maar ik lees zowel in Engelse als Nederlandse blogs en boeken steeds vaker het woord ‘kalm’ als tegengif tegen ‘druk’. En dat is interessant.
Zover als ik het kan traceren komt het denken over ‘a calm company’ van de mannen van Basecamp. In hun boek ‘It doesn’t have to be crazy at work’ pleitten zij er voor om de kalmte en rust in je organisatie DNA te bakken door:
- het streven naar eindeloze groei op te geven;
- zo min mogelijk management en vergaderingen te hebben;
- waar het maar even kan a-synchroon te communiceren (dus niet face-to-face of bellend);
- lekker thuis te werken als dat ook maar even mogelijk is;
- zomers een dag minder te werken;
- om de paar jaar een sabbical te plannen;
- enz. enz.
Al deze zaken leiden uiteindelijk tot een cultuur waar druk doen geen bewijs is van belang of onmisbaarheid maar van onvermogen en onbelang.
Als er dan eens een crisis is, dan is er een kalm team dat gewend is aan
- zeer zelfstandig besluiten nemen,
- helder denken & schrijven
- samenwerken op basis van helder eigenaarschap.
En dat werkt.
Ik denk dat er binnenkort boeken in het Nederlands gaan verschijnen met titels als ‘De Kalme Organisatie’. Van mij mag het maar ik denk dat ze bij Basecamp dan allang weer verder zijn en het voor ons beter is om ons te laven aan de bron.
Laden...
Er is een wijd verbreide organisatie gewoonte om iedereen toegang te geven tot alle agenda’s. Dat is een slecht idee.
De vermeende logica en meerwaarde van deze gewoonte is dat het eenvoudig wordt om collega’s te vinden, volgen en natuurlijk uit te nodigen voor meetings.
Het effect ervan is ‘agenda tetris‘ plus een complexe Outlook agenda interface (staat helemaal vol met agenda’s waar je toegang toe hebt) en daarmee een hoop verlies van tijd, intelligentie en energie op de verkeerde want niet waarde-toevoegende dingen.
Ik denk dat er een andere oplossing mogelijk is:
- organiseer betrouwbare a-synchrone communicatie: e-mail-achtige, chat-achtige en taak-uitwissel-achtige communicatie op 1 platform zoals Basecamp, Trello, Sharepoint etc.
Dus geen interne e-mail via Outlook, geen gechat via Whatsapp (op de server van FB), geen vage taaklijsten overal en nergens maar alles op 1 geïntegreerd simpel en eenduidig platform.
- geef trainingen in duidelijk schriftelijk vragen stellen en antwoorden
- leer er met elkaar op vertrouwen dat de communicatie en de kroniek van de communicatie altijd op 1 plek te vinden is
Voordelen
- Gewoon weer ouderwets onderhandelen over tijd (dat is goed bestede tijd)
- Minder en betere vergaderingen
- Meer mogelijkheden voor hele snelle 1 op 1 afstemming (face-to-face, bel, of video-call)
- Meer respect voor en regie over de eigen tijd inclusief je eigen biologische ritme
- Communicatie op 1 plek (inclusief de historie)
- Serieuze ruimte voor tijd- en plaatsonafhankelijk werken
Kan niet bij jou? Want IT wil niet mee, we zijn te groot, we zijn te klein, enz. enz?
Begin klein en wordt zo goed met jouw team dat niemand er om heen kan en ook zo’n manier van werken wil.
Laden...
Een bilateraal overleg (bila) is een overleg tussen twee personen die een verantwoordelijkheids- of aandachtsgebied delen.
De onderstaande checklist is gericht op de variant leidinggevende-medewerker.
Waarom
Denk heel goed na waarom je een bila inricht. Een bila kan een heel zinnige vorm van overleg zijn, het kan ook verspilling van tijd en aandacht zijn. Redenen om een bila in te richten zouden kunnen zijn:
- voorkomen van veel spontaan binnenloop overleg;
- voorkomen van veel andere communicatie (bellen/e-mail etc.);
- kennisoverdracht, coaching en begeleiding;
- bespreken van gevoelige of emotionele onderwerpen.
Met wie
Een bila kan waardevol zijn in bijvoorbeeld de volgende situaties:
- medewerker is junior;
- medewerker bevindt zich in een functioneringstraject;
- er loopt een strategisch project en doorlopende afstemming is noodzakelijk.
Een vaste cyclus van bila’s organiseren met iedereen van dezelfde functiecategorie is geen goed idee. Een zeer ervaren senior medewerker vraagt iets anders dan een net binnengekomen junior.
Hoe vaak
Iedere dag een bila kan zinnig zijn en eenmaal per maand kan ook zinnig zijn. Denk hier goed over na en zorg dat je afspraken die je daarover maakt tijdelijk houdt.
Hoe lang
Kort! Een bila langer dan een half uur verliest zijn functie. Een kwartier kan ook heel goed werken als het goed is voorbereid. Een standaardtijd van een kwartier eventueel na afstemming te verlengen tot een half uur is een prima werkbare vorm.
Lijst of open gesprek
Een lijst bespreekpunten dient als agenda voor de bila.
Soms gaat de lijst aan de kant omdat er iets anders aan de orde is in het moment.
Wie doet wat | voor en nabereiding
De medewerker brengt de lijst met bespreekpunten mee – en is daarmee verantwoordelijk voor de voorbereiding. De leidinggevende vult de lijst aan en is voorzitter van het moment (en bewaakt de tijd). De medewerker legt de afspraken vast en koppelt die op een overeengekomen manier terug aan de leidinggevende.
Overzicht en onderhoud
Zorg dat je als leidinggevende een compleet overzicht hebt van alle bila’s inclusief hun duur en hun frequentie en review dit overzicht twee keer per jaar (zomerreces, kerstreces). Dat is de beste manier om ervoor te zorgen dat ieder bilateraal overleg waardevol blijft en synergie oplevert.
Dat is het. Aanvullingen graag hieronder dan hebben we er allemaal iets aan.
Laden...
In het kader van de serie respect voor ambacht hierbij de link naar een fantastische kunstenaar die de meest sprekende koppen maakt van een beetje verf en een toiletpapierrolletje (met dank aan Jerre).
De rest van de serie vind je hier.
Laden...
Ondanks veel irrationele, emotionele en reptielbrein-gebonden weerstand, oneigenlijke argumentatie en angst voor verlies van control is remote/thuiswerken een heel goed idee wanneer je productieve medewerkers wilt. En ja, uiteraard zijn er schaduwkanten die je op moet lossen. Daarover dit artikel. Als ik het woord thuiswerken gebruik dan kan dat ook werken in de bibliotheek of Starbucks zijn.
Wanneer kan thuiswerken niet (dan hebben we dat gehad)
Thuiswerken kan niet op die momenten dat je fysieke aanwezigheid onlosmakelijk is verbonden met je werk. De bakker, de onderwijzer, de receptionist, de dokter en een heleboel andere diensten vragen om fysieke aanwezigheid.
Wanneer kan thuiswerken wel
Iedereen die ontwerpt, engineert, schrijft, ontwikkelt, boekhoudt, klantenservice verzorgt, kortom iedereen die kenniswerk doet kan thuiswerken. En het hoeft echt niet alle dagen van de week.
De meest gehoorde argumenten tegen thuiswerken (uit het boek Remote)
- Synergie ontstaat pas wanneer we bij elkaar in 1 ruimte zijn.
- Hoe weet ik zeker dat er wel gewerkt wordt?
- Thuis is er allerlei afleiding.
- Alleen bij ons hebben we een veilig netwerk.
- Als er 1 schaap over de dam is wil iedereen het.
- We verliezen onze bedrijfscultuur.
- En wat doen we dan met acute zaken?
- We hebben veel geïnvesteerd in deze werkplekken.
- Dit werkt niet bij ons soort organisatie (wij zijn te groot, te klein, bijzonder etc).
Ze vallen allemaal onder het kopje: ‘People like us do things like this’ [Seth Godin]. Kortom al deze argumenten klinken mooi maar verwoordingen van oude denken en weerstand tegen veranderingen. Er zou heel veel over te zeggen zijn maar hieronder een paar weerleggingen.
- Synergetische werkbijeenkomsten gaan prima met video-calls.
- Leidinggeven gaat over richting geven, voorwaarden scheppen en resultaten definiëren, daarvoor hoef je niet je club de hele dag om je heen te hebben. En natuurlijk wordt er gewerkt als er duidelijke resultaatsafspraken zijn!
- Op je werk is minimaal even veel afleiding als thuis (en waarschijnlijk meer).
- Veiligheid is een issue maar kan betrekkelijk eenvoudig op worden gelost (zie hieronder)
- Functies en mensen zijn verschillend, waar het kan en gewild wordt is het aan de orde.
- De cultuur is een uitdrukking van ‘zo zijn onze manieren’ en uiteraard kun je die beïnvloeden (en het zal moeten wil je talent aan je binden en behouden).
- Voor acute zaken bel je, voor snelle reactie chat je, voor zaken die een dag kunnen wachten is e-mail prima. Kwestie van samenwerkingshygiëne en eerst even nadenken voor dat je in de ‘nu-nu-nu-stand’ stapt.
- Werkplekken over omdat veel mensen thuiswerken? Gefeliciteerd: scheelt schoonmaak, koffie, onderhoud enz.
- Gebruik maken van thuiswerken kan in ALLE organisaties. Er zijn lijsten van zeer grote bedrijven die in het kader van risico-spreiding (als er een orkaan komt en de stroom valt uit op Head Quarters loopt de tent gewoon door) thuiswerken promoten.
Dus gewoon experimenteren en kijken wat er gebeurt.
De nu al voorspelbare voordelen
- geen woonverkeer reistijd meer
- kortere overleggen
- duidelijker resultaten + projecten
- méér productiviteit voor iedereen
- ontwikkelen van vertrouwen en afhankelijkheden in samenwerking
- aantrekkelijker werkgever voor jong talent
Wat moet je in ieder geval voorwaardelijk regelen:
Goede samenwerkingstool inrichten waarmee je minimaal:
- projecten en acties kunt organiseren
- een snelle chat hebt
- een emailvervanger hebt (zodat je alle draadjes bij elkaar hebt)
- tijdlijnen & deadlines in zicht kunt houden
- bestanden per project bij elkaar hebt staan
Mijn tip zou zijn: kijk naar Basecamp (flat fee van $ 99 ongeacht aantal projecten en gebruikers)
Een video-chat tool
Mijn tip: kijk naar Zoom in zijn basisvariant.
Nadenken over de veiligheid
- alleen https websites gebruiken (moet altijd)
- geen automatische log-in’s gebruiken
- degelijke wachtwoorden gebruiken en dus een goede password manager gebruiken (tip 1Password)
- op de email two-factor-authentificatie (dit is belangrijk omdat er zo geen reset van wachtwoorden mogelijk is)
- encryptie op alle harde mobile harde schijven (ter voorkoming van elende bij verlies of diefstal)
- alle mobiele telefoons op afstand kunnen wissen
Dat is het voor nu!
Wil je me een keer uitleggen waarom het toch niet kan? Of samen met mij nadenken hoe het wel kan? Stuur me een bericht en we spreken wat af.
Laden...
Dit is geen mekkerblog over ’Het Nieuwe Werken’. Wel een stand-van-zaken-inzichten-blog op basis van mijn ervaring van de afgelopen jaren.
Waarom zijn kantoortuinen ontstaan, wat waren de motieven?
- Versterken van samenwerking.
- Snellere en kortere communicatielijnen.
- Minder papier meer digitaal.
- Tijd en plaatsonafhankelijk werken.
- Aantal werkplekken afstemmen op het realistisch aanwezig aantal medewerkers (minder werkplekken ivm parttimers en thuiswerkers) en dus bedrijfsmatig, financieel voordeel.
De paradox waar kantoortuinen last van hebben.
Medewerkers worden geacht hun weg te vinden in twee strijdige verwachtingen van de organisatie
- werk geconcentreerd aan het toevoegen van waarde voor de klant
- wees de hele dag bereikbaar voor samenwerking en afstemming
De mix daarvan in een bepaalde functie bepaalt of een kantoortuin een goed idee is.
Wanneer werkt een kantoortuin?
- Voor medewerkers met kortcyclische taken (administratie, secretariaat etc).
- Voor medewerkers die voordeel hebben bij directe verbale en non-verbale afstemming (sales, inkoop-verkoop).
- Voor callcenters.
- Voor groepen engineers wanneer er een bibliotheek-stemming gerealiseerd kan worden.
Wanneer werkt een kantoortuin niet?
- Voor medewerkers die ‘diep werk’ moeten leveren (beleidsmedewerkers, ontwikkelaars, managers).
- Voor medewerkers die werken met privacy gevoelige en vertrouwelijke zaken (HR en directiesecretariaat).
Ik zie het meest in een goede mix van ‘op de zaak’ werken in een sociale context als een kantoortuin, werken op een stilteplek (voor de ‘topsport’-zaken) en thuis werken voor het ordinaire ongestoord meters maken.
Het lijkt mij daarnaast een dringende zaak om heel kritisch te kijken naar de noodzaak van 9-5 op dezelfde plek zijn. Tenslotte is dat in veel gevallen oud denken dat zeker weten niet werkt met schaars jong talent. Afgezien van alle fileleed.
Afstemming gaat op steeds meer plekken met Skype, Zoom, GoToMeeting en andere video & chat-tools. Dat went snel en geeft een boel meer flex in de agendavoering. En afspraken worden vanzelf korter.
Een (software) bedrijf dat compleet ‘remote’ is ingericht met medewerkers verspreid over continenten en tijdzones is ‘Basecamp’ . Hun leringen en inzichten zijn o.a. vastgelegd in Remote van Jason Fried . Ook zeer leerzaam als je geen software maakt.
Laden...
Bij kenniswerk (werk waar jij meer van weet dan je baas) is het voor relaxte productiviteit wijs om zo duidelijk mogelijke gewenste resultaten af te spreken met je baas. Je kunt dan aan de slag met deze duidelijke doelen en deze in je eigen flow, tempo en volgorde plannen en doen. Er is geen enkele reden om meer te bewegen, lawaai te maken, aandacht te vragen dan strikt noodzakelijk voor het behalen van je resultaten.
Als de gewenste resultaten onduidelijk zijn is er de automatische reflex om zichtbaar druk-druk-druk te zijn. Je krijgt dan de menselijke neiging om je onmisbaarheid, committment en toewijding aan de zaak zichtbaar te maken door zichtbaar te zijn en vooral in de aanwezigheid van anderen manifest te zijn. Met als mogelijke consequentie dat je hen afleidt.
Wil je daar weg van blijven dan is het dus zaak om je resultaten zo helder te maken dat ze als een magneet worden voor jouw intelligentie, tijd en aandacht.
Hoe doe je dat?
Stel je zelf de volgende 3 vragen en probeer de antwoorden ‘voor je te zien’. Visueel denken is de clou bij resultaten.
- Wat is er veranderd in de wereld als ik dit doel heb bereikt?
- Hoe ziet mijn resultaat er uit (dus kleur, vorm, hoeveelheid, omvang etc.)?
- Wat draagt mijn resultaat bij aan de waarde die we voor klanten proberen te realiseren?
Met het beantwoorden van deze 3 vragen heb je de grootste slag geslagen. Stem daarna met je baas af of jullie klokken/verwachtingen gelijk zijn en je kunt relaxt aan de slag.
Kun je je voor stellen wat voor verschil het maakt voor een samenwerkingscultuur of iedereen druk-druk-druk is, of iedereen zoemend bezig is met heldere resultaten?
De foto is het resultaat van een nieuwe vakantiehobby: #zenandthartofniksdoen
Laden...
1. Notulen: Nee, tenzij!
Het maken van notulen is vrijwel altijd overproductie. En dus vrijwel altijd corvee voor diegene die de sjaak is (beroepshalve of letterlijk als corvee).
Soms is de vergadering zelf zonder waarde. Tijdens de Personal Lean workshop doen we vergaderaudit die de waarde van de vergaderingen in kaart brengt.
Notulen worden opgesteld, verzonden, gelezen (?), geprint, besproken – tekstueel en inhoudelijk – , bijgesteld, vastgesteld en opgeborgen. Alleen omdat we dat zo gewend zijn. Opschrijven dat de voorzitter de vergadering opent en weer sluit, wat wie gezegd heeft en wat de discussielijn was, heeft vrijwel nooit toegevoegde waarde.
Wanneer wel notuleren?
In die doodenkele gevallen dat er een ‘historisch besluit’ genomen gaat worden, kan het handig zijn om vast te leggen wat de argumenten waren, wie welk oordeel had en hoe het besluit tot stand is gekomen. Hoe vaak maak je een historische besluit?
En omdat het wettelijk moet bij Raden van Toezicht, Raden van Commissarissen en dat soort gremia.
Hoe dan wel vastleggen wat de afspraken zijn? Een van de deelnemers zet zijn laptop open, opent een mailtje (of een OneNote pagina in een Kanaal in MS Teams) en legt het minimale vast. Na einde bijeenkomst zet hij/zij alle deelnemers in het ‘aan’-veld en drukt op ‘send’. Tegen de tijd dat iedereen op zijn werkplek is, staan de afspraken al netjes te wachten in de inbox.
Voldoet in het overgrote deel van de bestaande vergaderingen, bijeenkomsten enz. Is sneller, praktischer en scheelt een boel corvee (nog los van de kosten van de inzet van een beroepsondersteuner).
2. Actielijsten maken: Heeft mijn voortdurende aandacht (?!)
Veel vergadernotulen hebben een soort aanhangsel dat actielijst heet. Op deze lijst staan de afspraken uit de vorige vergaderingen die nog niet af te vinken zijn als ‘gedaan’. Als ik MT-vergaderingen bijwoon, wil het nog al eens voorkomen dat deze actielijst besproken wordt en voorzien van dit soort commentaar:
- ‘Mag erop blijven staan.’
- ‘Ben ik nog mee bezig’
- ‘Staat er zo lang op, mag er wel af”
- en soms zelfs
- ‘Zou ík dat doen?’
- enz, enz.
Mij bekruipt soms het gevoel dat de actielijst feitelijk een Misschien-Ooit-lijst is met het karakter: “Het heeft onze voortdurende aandacht (maar in de werkelijkheid verandert er niets).
3. Rondvraag: vuilnisbak van losse eindjes?
Op de meeste vooraf geformuleerde vergader-agenda’s staat ergens het onderwerp ‘rondvraag’. Het idee ervan is dat zaken die op dat moment aandacht vragen maar niet als agendapunt zijn opgevoerd toch een plek krijgen. In mijn ervaring kan dit punt voor veel gedoe zorgen als de voorzitter niet heel strak de touwtjes in handen heeft. Ontsporingen die ik regelmatig zie:
- De rondvraag staat als eerste punt op de agenda en kost veel tijd waarmee de aandacht voor geplande en voorbereide agendapunten onder druk komt en de creatieve energie al opgesoupeerd is.
- De rondvraag staat als laatste punt op de agenda en kost veel tijd waarmee de agenda uit zijn geplande tijd vliegt en mensen in de problemen komen met andere verplichtingen.
- De rondvraag wordt een ‘vuilnisbak’ van allerlei onduidelijke zaken, ergernisjes, losse eindjes enz.
Dus:
- Geen rondvraag op de agenda zetten en als u toch iets dergelijks wilt er ‘mededelingen’ van maken en aan het begin van de vergadering vastzetten in een strikte snelle ronde langs de deelnemers.
- Van alle punten die echt op het allerlaatst toch ‘vreemd aan de orde van de dag’ op de agenda moeten, zeer kritsch bekijken of het niet ‘latest, loudest’-dingen zijn en als dat zo is, de indieners ervan feedback geven ter lering voor volgende keren.
PS: Voor wie eens een grondige review/audit wil doen van al zijn vergaderingen kan hier een instrument met toelichting daarvoor downloaden.
Deel je ervaringen in de commentaren hieronder ter lering en vermaak!
Laden...
Niet alles wat handig lijkt, is dat ook. Wat mij betreft geldt dat ook voor S.M.A.R.T.
Huhh? Wie kan er nu tegen zijn om met S.M.A.R.T. serieus na te denken over het concreet maken van doelen?
Ik!
Want ik zie veel te vaak invuloefeningen die ‘voorschrift’, ‘kwaliteitsbeleid’ of ‘protocol’ zijn. Alle vakjes moeten vol met specifieke, meetbare, geaccepteerde enz. doelen. De intelligentie, energie en tijd die daarmee gemoeid is levert te weinig op. En.. heeft de kans om een doel in zichzelf te worden. Dus pas op: Niet het S.M.A.R.T.-formuleren van doelen is het doel. Het resultaat behalen dat verbonden is met het doel is het doel. Daarmee is S.M.A.R.T. formuleren te vaak een vorm van (bureaucratische) verspilling op de weg naar behalen van concrete resultaten.
Wanneer je als manager je medewerkers wil helpen concreter worden t.a.v. overeengekomen resultaten kun je beter een andere weg bewandelen. Vraag simpelweg:
Wat is de gewenste uitkomst?
Wat is de eerst mogelijke concrete actie?
Als opdrachtgever en opdrachtnemer daar hetzelfde beeld bij hebben is het doel defacto S.M.A.R.T.
Zie hier voor een eerdere blogpost over dit fenomeen.
Vraag: ben jij wel een fan van SMART? of loop je aan tegen dat wat ik hierboven beschrijf? Deel je gedachten heronder ajb.
Laden...
Larry Page (38 jaar) is sinds een tijdje CEO van Google . Hij volgde Eric Schmidt op die kritiek heeft gekregen op zijn manier van besturen. Het probleem dat ontstond was dat de samenhang tussen alle Google activiteiten dreigde te verdwijnen. Larry heeft in zijn verantwoordelijkheid als CEO ongetwijfeld allerlei bijzondere managementbesluiten te nemen om die samenhang weer terug te krijgen maar één keus is wel heel opvallend.
Alle topbestuurders van de divisies (Zoekmachine, YouTube, Applicaties, Android) hebben verplicht een werkplek in één gezamenlijke ruimte. Door deze superbazen fysiek bij elkaar te houden, zijn de communicatielijnen kort en is het vanzelfsprekender om bij te houden wat de ander doet en het gezamenlijke belang te blijven dienen. Ik vond het een mooie, elegante (deel-)oplossingvoor dit vraagstuk. Larry is een man met visie dat mag duidelijk zijn!
Laden...
In deze wereld waarin er heel veel seniorwerkers zijn en, omdat we nu eenmaal vergrijzen, wat minder jong aanstormend talent is er één ding dat iedereen ergens in zijn carrière moet leren om effectief te zijn. En dat ene is niet ingewikkeld, niet moeilijk te begrijpen maar wel cruciaal.
Het zijn niet organisaties die dingen doen
maar mensen in organisaties.
Alles begint bij concrete mensen die dingen doen en daarmee doelen realiseren. Vandaar het belang van een helder beeld van de gewenste toekomst gebaseerd op het bestaansrecht als organisatie. Voor de individuele mens heeft dit als consequentie dat denken in concrete resultaten, gewenste uitkomsten en helder gedefinieerde acties het onvermijdelijke begin is van alle belangrijke, strategische en organisatiecultuur betreffende zaken.
Laden...
De pretzels die je niet meer krijgt
Regelmatig krijg ik een reactie van mensen die mij bevragen op wat ik doe. Ik vertel uiteraard iets over Lean thinking en de eerste reactie is dan: O ja, Lean en Mean. De wenkbrauw gaat omhoog en ik hoor ze bijna denken ‘Oppassen, dat is zo’n harde snijder’.
Voor mij hebben Lean en Mean niets met elkaar te maken. Lean staat voor slank en Mean voor gemeen. Deze foute combinatie is vanuit een dwingend command & control perspectief rigoureus alles terugbrengen naar het absolute minimum ten behoeve van de cijfers, de RvC (in de zorg RvB), de aandeelhouders enz.
Leanthinking gaat over over continue verbeteren en dús over innovatie. Leanthinking ís innovatief denken ten gunste van de klant en en gaat dus automatisch over de lange termijn. Kostenreductie, kaasschaven, formatie terugbrengen voor de korte termijn hebben niets te maken met innovatie.
Een fout voorbeeld:
In 2005 had Northwest Airlines (zuster van onze KLM) grote financiële problemen. Onder de vlag van Lean werd een groot programma ingezet gericht op kostenreductie om te kunnen concurreren met de Easy Jets van deze wereld. De doelen van de operatie:
1. Stoppen met verzorgen van (gratis) maaltijden
2. Niet langer pretzels en gratis kranten en tijdschriften uitdelen
3. Verkopen van een zakje snoepjes voor een dollar
Besparing: $ 2.000.000 in het eerste kwartaal.
Totaal verlies op de hele lijn in dat kwartaal $ 450.000.000!
Les: Stoppen met zoutjes is niet Lean: het is gewoon Mean.
Leanthinking gaat over meer doen van wat er toe doet, door te stoppen met dingen die er niet toe doen. Wat er toe doet is dat wat de klant van waarde acht. Wat er niet toe doet is verschijnt als onbalans, overbelasten van processen en mensen, en de 7 verspillingen. Dat deze acties leiden tot kostenbesparingen is vaak het geval. Maar bovenal is de actie het weglaten van zaken die vanuit het verdiepte inzicht in het proces geen toegevoegde waarde hebben. Dit weglaten is prettig want het maakt het proces simpeler en eleganter voor iedereen die een rol heeft in het proces.
(nagekomen bericht van een lezer: MEAN BETEKENT NIET GEMEEN
De correcte vertaling van het woordje Mean is niet “gemeen” maar “vaardig, lastig te verslaan”. Voorbeelden zijn: “He is a Lean and Mean Fighting Machine” en “She has a mean backhand”)
Laden...
Niet alles wat handig lijkt, is dat ook. Wat mij betreft geldt dat ook voor S.M.A.R.T.