Categories for Lean
Misschien is een collega inmiddels heel handig met Teams, Zoom, Asana etc. en ben je zelf nog een beetje aan het rondklunzen.
Een goede manier om snel van elkaar te leren is een ‘Sit In’. Het werkt heel simpel.
- Breng binnen je team in kaart wie goed is in wat.
- Daarna wie wenselijk wat zou moeten kunnen.
- Link wie iets nog niet kan, met wie dat juist goed kan.
- En laat ze een half uur met elkaar rondklikken.
Deze Sit In is een hele snelle en simpele manier om barrières (‘ik ben nu eenmaal een digibeet’) te nemen. Het is leuk om te doen en eenvoudig om te organiseren.
Je kunt voor het in kaart brengen van alles prima de vaardighedenmatrix gebruiken.
Laden...
Vergaderingen die verschuiven van kantoor naar remote worden onderworpen aan een waardetest. Blijft de toegevoegde waarde van dit specifieke overleg overeind nu we door omstandigheden elkaar niet meer treffen in één ruimte?
Als dat niet het geval is dan kunnen er twee dingen aan de hand zijn:
- De vergadering is zo afhankelijk van de live ontmoeting dat het online heel moeilijk is om dezelfde waarde te creëren.
- De vergadering had al te weinig gewicht en dit is een goed moment om er afscheid van te nemen of helemaal om te vormen.
Ga er bij twijfel maar vanuit dat het de tweede optie is!
Leer van online vergaderen de volgende vuistregels en pas die ook toe als je elkaar weer live kunt ontmoeten:
- zorg voor focus (onderwerp helder, goed voorbereid, opbrengst goed vastgelegd;
- houd ze kort (zo kort als mogelijk);
- met zo min mogelijk deelnemers.
Want iedere vergadering kan tenslotte worden omgevormd tot een ‘synergetische werkbijeenkomst’!
Laden...
Vandaag maak ik (onbetaalde) reclame voor Leanforms omdat ik in de afgelopen jaren gezien heb dat Leanforms een mooie oplossing is voor ‘niet meer klein’ en ‘nog niet groot’ afdelingen en bedrijven.
Veel niet meer zo kleine organisaties en afdelingen worden compleet beheerd met Excel. Dat kan, maar bergt het risico in zich dat dezelfde data op verschillende plekken staat, formules breken doordat ‘ondeskundigen’ gebruik maken van de onbeveiligde rekenregels en overzichten te persoonlijk worden en daarmee risico’s opduiken.
Veel grote organisaties hebben ooit gekozen voor SAP of een andere vorm van ERP als overkoepelende systematiek om alle processen en data in samenhang te beheren. Ook daar zit een schaduw kant aan. Je hebt vrijwel nooit het overzicht dat voor jouw handig zou zijn en kan dat pas krijgen na onwaarschijnlijk duur maatwerk (binnen SAP of met Power BI).
Simpel gezegd komt het erop neer dat je in Leanforms webformulieren maakt waarmee je op je afdeling of in je organisatie op gestandaardiseerde wijze informatie kan verzamelen, processen kunt beheren en medewerkers kan informeren.
Iedereen die logisch kan denken, kan formulieren bouwen. De data kan opgeteld worden weergegeven als managementinformatie. Je kunt een ingebouwd piepsysteem opbouwen voor kwaliteits- en risicobeheer.
Kortom je hebt geen IT-kennis nodig, hebt geen jarenlang implementatietraject en krijgt toch precies wat je hebben wilt. Perfect voor ‘niet meer klein’ en ‘nog niet te groot’.
- Wie meer info over Leanforms wil kijkt hier.
- Wie een demo wil kijkt hier.
Leanforms is dé oplossing als je leandenker bent en iets moet met administratieve workflows – en ja – uiteraard is het veilig – werkt ook op tablet en smartphone – niet te duur – bestaat al een poos – wordt in allerlei branches gebruikt – is te koppelen etc. etc.
Laden...
Het idee om een A3 formaat te gebruiken komt van Toyota. Je dwingt jezelf met deze manier van werken om projecten gecomprimeerd weer te geven. Voorwaarde is dat je het A3 permanent tot onderwerp van reflectie houdt en dus ook steeds aanpast.
Het A3 idee is overgenomen door een aantal consultancy bureau’s (waaronder de consultancy tak van TNO) die er een methodiek van hebben gemaakt ter vervanging van grote papieren jaarplannen. Dus alle ambities komen samen op één A3. De A3 van de top is de master A3 waar de rest van de A3’s (afdelingen) is afgeleid.
Aan het A3 jaarplan komen SMART-geformuleerde resultaatslijsten en het idee is dat je daar de rest van het jaar op kunt sturen.
Nee dus! Werkt niet.
Drie grote bezwaren.
- Eenmaal per jaar nadenken over richting en doelen en vervolgens vastzetten (boekhouddenken) kan niet meer in deze wereld.
- Smart is niet Smart.
- Omdat de tijdspanne te lang is gaan we op input sturen in plaats van op klantwaarde (‘hoeveel van iets doe jij dit jaar?).
Daarmee wordt het A3 een verplichte en ‘zonde-van-de-tijd’ exercitie die als een laag boven op werkelijkheid van alledag komt te liggen – en komt als vanzelf in de categorie corvee en dus Business Non Value Adding (BNVA).
Remedie: organiseer een ruimte waar alle A3’s hangen en doe daar je MT-bijeenkomsten. Staat er een bepaald onderwerp op de agenda, ga staan bij het betreffende A3 en neem het als referentie en pas het aan als dat nodig is. Praat je nooit over de onderwerpen van de A3? Dan is dat ook duidelijk.
Wil je terug naar de bron van A3 denken. Lees dan dit boek.
Laden...
Dat was het leukste telefoontje van deze week: ‘Spreek ik met de Chef Mappenstructuur?’. En ja natuurlijk ben ik Chef Mappenstructuur.
Hoewel ogenschijnlijk een doodsaai onderwerp – vol van corvee en ellende – vind ik het altijd heel interessant om zo’n chaos om te toveren naar een mooi elegant overzicht inclusief vuistregels voor het gebruik + een routine om de boel te onderhouden.
Ik heb er al vaker over geschreven:
Over de hoofdstructuur logica
Over bestandsnamen
Mappenstructuur en 5S
Over de 9 vuistregels voor terugvinden van bestanden
Wil je ook een keer een sessie om van jouw rommelige XYZ-schijf iets moois te maken? Bel me dan op 0180 85 11 55 en vraag naar de Chef Mappenstructuur.
Laden...
Overproductie is één van de 7 verspillingen – en ook nog eens een die andere verspillingen oproept.
Bij verspillingen wordt bijzonder vaak als eerst gedacht aan over-productie. Meer maken dan er vraag is. Als kind van het Westland zie ik de stapels op de veiling doorgedraaide tomaten en komkommers nog voor me. Te veel geteeld en daardoor gewoon wegrottend achter of aan de zijkant van een kas.
Overproductie is de start van een aantal andere verspillingen. Als je iets te veel maakt dan moet je het ergens opslaan (verspilling opslag) en vervolgens moet je het daarnaar toe brengen (leidend tot de verspilling transport). Vervolgens ligt je voorraad te wachten totdat het mogelijk ooit nog eens van pas komt (de verspilling wachten).
Kortom in lean thinking wordt overproductie beschouwt als de ergste verspilling die er is.
Er is daarnaast ook nog een andere kant. Onder-produceren leidt ook tot verspilling. Als je minder doet dan gewenst door de klant dan laat je kansen en dus toegevoegde waarde, respectievelijk winst liggen. Als dit onderproduceren voortkomt uit een slechte eigen logistiek, veel herstelwerk of veel zoeken naar spullen dan zijn bij onderproductie de andere drie verspillingen aan de orde.
Het is dus van groot belang over- en onderproductie goed te leren waarnemen. Vanuit een zuiver economisch perspectief zijn over- en onderproductie in balans als de klantvraag de productie bepaalt en deze productie in flow verloopt. Deze logica wordt pull-strategie genoemd en komt in plaats van de huidig gebruikelijke push-strategie (maken en daarna ervoor zorgen dat het verkocht wordt).
Als ik mij inleef in deze verspilling kom ik op de volgende drive:
“Zo veel, vaak en snel als het kan’ is mijn strategie. Als ik machines en mensen veel zie doen, hard zie werken dan ben ik blij. Ik zie graag stapels en voorraden ontstaan, zij zijn de bewijzen van mijn inspanning en gelijk. Ik werk niet voor een ’speciale klant’ maar voor iedereen op deze planeet. Alles wat kan en mogelijk is, wil ik ook gedaan hebben. Steeds mooier, preciezer en vollediger. Klaar ben ik dus nooit. Mijn werk komt niet af. Ik heb haast en maak als het even kan zo veel mogelijk rondes door een proces heen. Ik ben bang voor kapotte spullen en machines omdat zij ervoor kunnen zorgen dat apparaten, machines en mensen niet meer verder kunnen. Ik ben bang voor een tekort aan grondstoffen en bang dat ze er niet op tijd zijn.
Ik ben bang dat mijn werkers uitvallen, weggaan of ziek worden en ik niet meer voldoende kan doen. Mij stelt het pas gerust als ik grote voorraden heb want dan is er op geen enkel moment een tekort.”
Leren Zien
Overproductie wordt zichtbaar bij de afvalstromen van een organisatie. Bij de papierbakken zie je al het te veel gemaakte print en kopieën, bij de werkplaatsen alle ‘scrap’, bij de kantine het overgeproduceerde voedsel enz. Onderproductie wordt zichtbaar in gestress, leidend tot fouten en bijna-ongelukken.
Kanban
Kanban is een kaartje of een ander visueel systeem dat er voor zorgt dat er precies dat wordt geproduceerd wat nodig is voor de volgend stap in het proces. Je verzorgt als het ware de tussenvoorraad voor de volgende stap. In de meest simpele vorm is Kanban te vinden bij McDonalds. Je vraagt een BigMac. Van de drie die er altijd onder de lamp op voorraad zijn krijg jij er een. Aan de andere kant van de tussenvoorraadkast komt een melding: BigMac bij maken. En de tussenvoorraad wordt weer aangevuld. Overigens is de McDonalds verder kampioen overproductie waar het gaat om afval.
Een ander voorbeeld voor thuiswerken kun je hier vinden.
TOC
Zoek de bottleneck in het proces en vlak ervoor zul je overproductie aantreffen. Omgekeerd is het ook geldig. Kijk naar de processtap achter de voorraad die ontstaan is, en je zult een bottleneck vinden. Er is een duidelijke theorie over overproductie, voorraden en processen die als naam TOC heeft. TOC is de afkorting van Theory Of Constraints en komt uit een in romanvorm beschreven managementboek met als titel “Het Doel” van Eliath Goldratt. Het verhaal gaat over de zwakste schakel in het proces en hoe je daar het beste mee om kunt gaan.
Eind van het proces
Kijk naar het eind van je proces en de voorraden die daar ontstaan en je ziet de overproductie tevoorschijn komen. Er is wel product maar (nog) geen klant. In administratieve omgevingen zijn dat de formulieren die wachten op de invullers. Bij uitgevers zijn dat de stapels boeken die wachten op klanten. Bij de oliebollenkraam zijn dat de inmiddels koud geworden oliebollen en appelflappen (terwijl de meeste mensen liever warme hebben).
Klein Experiment
In het huishouden is overproductie ook heel gebruikelijk. Let eens een week op de hoeveelheid eten die wel wordt bereid maar niet wordt opgegeten. Let eens op de thee en koffie die te veel gezet koud in de gootsteen verdwijnt. Wanneer je vervolgens probeert minder te koken of voor te bereiden kun je onderproductie tegenkomen. Zo precies mogelijke hoeveelheden koken en koffie en thee zetten is nog niet eens zo eenvoudig. Vandaar dat het in een complex systeem als een organisatie de intelligentie en creativiteit vergt van iedere medewerker, wil je stappen maken op dit terrein.
Laden...
Meer, meer, meer. Maximalisatie is bijna altijd een gevaarlijke en niet duurzame strategie.
Maximalisatie leidt tot sneller en groter. Sneller en groter zijn een geheid recept voor krakende of brekende processen, spullen & mensen.
Misschien is er een betere weg:
- Effectiviteit eerst. Een duidelijk doel hebben, je er aan houden en al je mini-besluiten en acties erop afstemmen.
- Efficiënt als tweede. Als je eenmaal weet wat je wilt (in de richting van je doel) en je moet het in variaties vaker doen, stop er tijd, intelligentie, aandacht en geld in om het gemakkelijker en slimmer te doen.
- Optimaal. Nu is het tijd voor de juiste balans. Zo snel dat het nog te beheersen is, zo vaak dat het niet breekt.
En als het helemaal, helemaal te standaardiseren is, en je weet heel zeker dat er genoeg klanten op jouw toegevoegde waarde wachten, en je blijft aan de goede kant van de lijn, dan kun je misschien, heel misschien wel zinnig maximaliseren.
Maximalisatie blijft wel bijna altijd een gevaarlijke en niet duurzame strategie.
Laden...
Een vaardighedenmatrix is een handig instrument voor het ontwikkelen van je medewerkers tot taakvaardige en proces-volwassen professionals. De naam is goed gekozen.
Het overzicht is ook precies van het zegt te zijn. Een overzicht van medewerkers en vaardigheden in een matrixvorm. Ik laat hieronder een voorbeeld zien van een team van restaurantwerkers zodat ik aan de hand van het voorbeeld alle onderdelen de revue kan laten passeren.
Voorbeeld
Links bovenin staat de naam van het team en het onderwerp van de matrix. In de linkerkolom de namen van de teamleden.
Bovenin van links naar rechts schrijven we de verschillende vaardigheden. In dit geval allemaal aan kelneren gerelateerde vaardigheden zoals tafeldekken, wijnschenken, flamberen enz.
Op de kruispunten van teamleden en vaardigheden staat een oordeel over de mate waarin de medewerkers de betreffende vaardigheid beheerst.
Rechts onderin staat de legenda. De meest rechtse kolom geeft ruimte voor opmerkingen.
De drie kolommen daarvoor geven een telling van het aantal vaardigheden dat het betreffende teamlid beheerst. Onder de rij met vaardigheden staat een cijfer dat aangeeft hoeveel teamleden idealiter deze vaardigheid zouden moeten bezitten.
Onder de matrix staat een telling van de werkelijkheid van dit gegeven. Dus de teamleider zou graag zien dat vijf teamleden voldoende productkennis zouden hebben. Dat zijn er aan het begin van het jaar drie.
Een opleidings- trainings- of coachingsdoel zou kunnen zijn om diegenen die deze kennis wel hebben die over te laten dragen aan diegenen die de kennis nog niet hebben. In het overzicht is goed te zien dat Jan meewerkend voorman is en alles beheerst.Til komt net kijken en moet alles nog leren.
Gebruik
Uiteraard kun je deze vorm helemaal modeleren naar je eigen werkelijkheid. In de zorg kun je er bijvoorbeeld medische handelingen in kwijt (kunnen genoeg mensen met een stoma overweg?). Bij een technisch beroep kun je er opeen volgende processtappen in kwijt. Je kunt de matrix op een zeer gedetailleerd niveau inzetten maar ook op een hoog geaggregeerd niveau. Het mooie ervan is dat je het instrument met het team samen vult en ook bepaald wat 25 %, 75% en 100% betekent.
Visueel management
De helft van de kracht van het instrument is dat het vooral ook een vorm van visueel management is. Je kunt de matrix ophangen en zo kan iedereen zien wie er wat kan. Dat geeft een stimulans om bij te leren en een stimulans om over te dragen. Voorwaarde is wel dat ook tegelijk ook gewerkt wordt aan het formuleren van standaards. Wat is een goed wijnadvies? Wat is de enige juiste manier om het nagerecht te flamberen? De standaard dient ook te worden vastgelegd in een checklist of iets dergelijks.
Sjabloon
Hieronder een lege vorm. Wie het document wil downloaden als voorbeeld voor zichzelf kan dat doen door hier te klikken.
Laden...
Herstellen gaat over alles wat maar fout gaat in een proces en vervolgens gecorrigeerd moet worden. Herstellen is een van de 7 verspillingen.
We leven met een vaag beeld dat alles in één keer goed zou moeten kunnen gaan. Dat is ongeveer nooit het geval. Het papier in het kopieerapparaat kreukelt. PC loopt vast. Een hulpmiddel kan kapot, onvindbaar of niet meer adequaat zijn. Medewerkers kunnen moe, nieuw of incompetent zijn.
Op plekken waar het kritisch is, zijn er meestal meldingssystemen ingericht om zicht te houden op de aantallen voorkomens, risico’s van fouten en bijna ongelukken.
Zoals ook de meeste andere verspillingen is er bij herstellen een optimum. Het ten koste van alles streven naar nul fouten, defecten en bijna ongelukken kan zoveel andere verspilling veroorzaken dat het niet meer logisch is als streven.
Ook ontwikkelen en leren van mensen verloopt via het maken van fouten die weer hersteld zullen moeten worden.
Bij volledig geautomatiseerde processen streven we naar ongeveer foutloos en dus naar 6 sigma, wat betekent dat er maximaal 3,4 afwijkingen voorkomen per 1.000.000 bewerkingen.
Als ik mij inleef in de verspilling Herstellen dan komt het volgende bij mij op:
“Ik ben de kracht die ervoor zorgt dat als het even kan er zaken in de herbewerking moeten. Het lijkt er wel op maar is het toch net niet. Even slordig invoeren, een paraaf vergeten, onduidelijke vraag stellen, inferieure kwaliteit van materiaal accepteren en er is weer een’ loop’ terug in het proces of er ontstaat een prachtige berg afval. En.. iedereen is daar heel druk mee.
Ik ben de kracht die het ‘bakje-in-bakje-uit’ denken levend houd en het liefst daar ook de statistieken op maakt.
- Hoeveel telefoontjes heeft u afgehandeld (dat ze later weer terug moeten bellen is toch niet uw zaak!)?
- Hoeveel klanten heeft u (verder) geholpen aan de balie (dat u met hen met een veelbelovend kluitje in het riet heeft gestuurd is toch geen probleem?).
Ik ben het bestaansrecht van de klachten-afhandelingsafdeling. Ik krijg vaak een prachtige titel mee: ’serviceafdeling’.
Ik mag graag zorgen voor rommelige en onoverzichtelijke werkplekken waar dingen makkelijk mis gaan. Ik heb een hekel aan opgeruimde ruimtes met visuele hulpmiddelen voor de logica van processen.”
Klein experiment
Herstellen gaat over zaken twee maal doen als het ook in één keer had gekund. Probeer eens op te letten hoe vaak je de backspace of delete toets gebruikt op je PC of Mac. Iedere keer dat dit gebeurt is er sprake van herwerk en dus van de verspilling herstellen. Goed (blind) kunnen typen is dan ook een gouden competentie als je veel schrijft (die ik mij overigens ook nog steeds beter aan het eigen maken ben).
Laden...
Mijn scheerapparaat heeft het definitief opgegeven. Dat gaf mij een reden om nog eens heel goed na te denken over deze gewoonte.
- Niet scheren is geen optie.
- Nieuw apparaat ook niet omdat ik nooit iets zal kunnen vinden dat op kan tegen mijn 25 jaar oude apparaat. Ik heb al eens een nieuwe gekocht en die weer weggedaan en de oude gerepareerd.
- Iedere dag naar een barber gaat niet lukken in Barendrecht.
Inmiddels heb ik een paar dingen getest en ben ik er wel uit. Terug naar de simpelste manier van natscheren.
Warm water, kokosolie (geen geklungel met bakjes schuim) en een houder met enkel los scheermesje (dus niet die lelijke plastic wegwerpdingen). Simpel, ambachtelijk, duurzaam, lichtgewicht en fun. Kortom een echte verbeterde gewoonte.
Een van de ‘rules voor life’ is: ‘vergelijk jezelf met wie jij gisteren was en niet met iemand anders’.
Iedere klein voornemen dat leidt tot een kleine verbetering is een super investering in de rest van je leven. Nu iets gemakkelijker, beter, sneller of goedkoper doen betekent een voordeel hebben voor alle dagen die nog komen.
Het zijn geen grote dramatische thema’s, je wordt er ook helemaal geen held van. Ze helpen je wel om je werk en je leven ‘waarde’-voller te maken.
Weg met corvee en weg met verspillingen. Ook op je werk zijn er zat zaken die je heel veel geven als je ze een klein beetje weet te verbeteren.
E-mailvaardigheden, je dag en week plannen, vergader/voorzitterskills, prioriteren (dus ‘nee’ zeggen wanneer het ‘nee’ moet zijn), overzicht organiseren, slim samenwerken en uiteraard een steeds betere dag en weekreview voor jezelf in-trainen.
Ik daag je uit: wil jij op een of meer van deze basis ambachtszaken echt stappen maken? Kom naar de Training Timemanagement | Personal Lean.
In één dag krijg je een vlootschouw van al deze onderwerpen. Met tientallen vuistregels, honderden tip en trucs om deze beweging aan de gang te krijgen. Je maakt je eigen 90 dagen plan en gedurende die 90 dagen krijg je ondersteuning van mij wanneer je dat wilt.
Die dag is een bewezen hele goede start van een eindeloze reis met kleine stapjes die opgeteld hele grote veranderingen brengen. En ik kan even een moment je gids zijn.
Laden...
Het primaire proces is het proces waar klanten voor betalen. De rest van de activiteiten is niet primair en daarmee direct kandidaat voor niet-doen, terugbrengen tot het realistisch minimum of automatiseren.
In dat primaire proces zijn er drie zaken van belang:
- De verwachtingen
- Het proces
- De tevredenheid
Alles start met de verwachtingen van de klant en dus met helderheid vanuit ons als leverancier (bij de slager kun je nu eenmaal geen brood kopen).
Het proces is de drager van de weg van verwachtingen naar tevredenheid. Het is de taak van team en leidinggevende om de beste, eenvoudigste en veiligste manier te zoeken om iets te doen, dat vervolgens vast te leggen om daarna in een eindeloze reis dat proces nog beter, eenvoudiger en veiliger te maken (omdat klant, wereld en techniek nu eenmaal steeds in beweging zijn).
De tevredenheid maakt van de klant een eerlijke reclame-maker voor onze dienst of product.
Zo simpel als het lijkt, zo moeilijk is het in de alledaagse rommeligheid om je blik op het primaire proces in de ontwikkelstand te houden.
Laden...
Origami en Makigami (Japanse woorden) hebben allebei iets te maken met papier.
Ori-gami is het vouwen van de meest mooie miniaturen met dun rijstpapier. Maki-gami is een lean-tool die gebruik maakt van een rol papier om processen te tekenen.
Kortom ‘gami’ betekent papier en dat is een bijzonder mooi woord.
Over Makigami is veel te zeggen. En zo veel dat het niet past in deze blog. Daarom als uitzondering vandaag een link naar een webpagina waar ik een lang stuk met afbeeldingen hebben gemaakt over deze techniek om processen in kaart te brengen in de administratieve, informatie en service hoek.
Hier kun je meer lezen over Makigami.
Laden...
Wat gebeurt er als je 5S toepast op de centrale digitale mappenstructuur? Je krijgt een heldere structuur, die makkelijk te begrijpen is, die één eigenaar heeft en door iedereen onderhouden kan worden. Hoe? Zie de vijf stappen hierna:
- Sorteren: Neem een deel van je netwerkschijf en een deel van je team en bekijk met elkaar wat er mogelijk overbodig is en parkeer dat in een tijdelijke map.
- Schikken: Maak in de structuur onderscheid naar wat levend project is, wat ‘going concern’ is en wat terugvind-archief is. Bepaal wat er daarnaast nog nodig is aan persoonlijke werkmappen.
- Schoonmaken: Schuif in elkaar wat kan. Bepaal een heldere taxonomie voor de map- en bestandsnamen en pas die toe op alle bestanden en mappen die je hebt. Ruim de parkeermap op.
- Systematiseren: Beschrijf je logica in vuistregels, de structuur waar die toe leidde, je namen-taxonomie voor mappen en bestanden, in een eerste versie procedure/checklist en bepaal wie vanaf nu de eigenaar is van de mappenstructuur en geef deze voldoende bevoegdheden.
- Stabiliseren: doe ieder kwartaal klein onderhoud en ieder jaar groot onderhoud.
Heb je geen idee wat 5S is? Kijk dan hier.
Wil je dat ik met je meedenk over jouw mappenstructuur? Laat het me weten via het contactformulier.
Laden...
