Adminstratieve verspillingen 1 overproductie

Collectieve Productiviteit

afbeelding-11Deze post beschrijft 1 van de 7 verspillingen. Een inleiding op dit thema is hier te vinden.

Beschrijving

Overproductie is het meer doen dan noodzakelijk, meer maken dan noodzakelijk of het eerder maken of doen dan noodzakelijk. De crux zit hem in het woord noodzakelijk. Wat wel of niet noodzakelijk is wordt in eerste instantie bepaald door de cliënt, klant van het proces. Het eigenaardige is dat we absoluut niet gewend zijn om zo te kijken naar onze acties. Heel vaak zijn we ook niet instaat om deze klant te bevragen op zijn oordeel over de toegevoegde waarde van dat wat wij dagelijks aan het doen zijn. Een oordeel over of iets overproductie is of niet zal vaak pas voortkomen uit het inleven in de klant en vanuit zijn/haar standpunt wakker kijken naar dat we als routines hebben. Als je in staat bent de overproductie te zien is het vaak niet moeilijk om er iets aan te doen. Met als gevolg dat het werk eenvoudiger en prettiger wordt.

Verschijningsvormen

Notulen zijn in de meeste gevallen goede voorbeelden van overproductie. Te lang, te letterlijk. Niet zinnig voor wie deel hebben genomen aan de bijeenkomst en niet bruikbaar voor wie er niet was. Een stevige evaluatie van de cultuur ten aanzien van verslaglegging en communicatie van bijeenkomsten kan veel overproductie blootleggen.
Formulieren zijn vaak ook een mooie vind-plek van deze vorm van verspilling. Hoe vaak dient een nieuwe medewerker, of klant niet zijn naam, (adres, geboortedatum enz.) in te vullen op onze formulieren?
Mail versturen in CC. De gewoonte om veel mensen een cc-tje te sturen is ontstaan omdat het ogenschijnlijk niets kost. Een mail sturen lijkt nagenoeg kosteloos. Niet zo zichtbaar zitten er uiteraard wel verspillingskanten aan. Als ik een cc ontvang ga ik deze openen lezen, er iets van vinden, iets terugsturen en/of de mail opbergen in een map. Als deze werktijd gekapitaliseerd zou worden (1 minuut werktijd kost gemiddeld € 0,33 bruto/bruto) dan zou de verspilling zichtbaar worden.
Mail opbergen in allerlei mappen en submappen. De wijd verbreide gewoonte om allerlei mappen aan te maken (voor iedere interne en externe klant een map) met daarachter weer klant-project mappen is een goed voorbeeld van overproductie. De mail programma’s waar we meestal mee werken (Outlook, Lotus Notes, Apples mail, Gmail enz.) hebben allemaal uitstekende zoekfuncties waar in een paar seconde alle mail met een bepaald zoekwoord (of reeks zoekwoorden) de gezochte mail zo te achterhalen is. Hoofdregel op dit vlak: verplaats alle verwerkte ingekomen ne verzonden mail naar een A R C H I E F  map. En stop geen tijd en energie in het archiveren van de mail.
Mail cultuul. Functionele interne mail mag ook gewoon functioneel zijn. Alle aardig bedoelde startregels kunnen worden overgelslagen als je daar een keer met elkaar over spreekt. “Beste Annemarie, zou je als je tijd hebt een willen kijken naar bijgevoegd document” kan dan worden “graag review”. Als dit verzoek ook direct in de onderwerp regel komt kan de mail verder leeg blijven. Uiteraard is het over de gewenste stijl communiceren wel van belang.
Muis gebruiken. De muis gebruiken is een menskundig heel ingewikkelde bezigheid. De gevraagde oog-handcoördinatie en precisie vraagt veel meer van ons dan het geïnternaliseerd gebruik van sneltoetsen. (Ctrl N = mail openen; Ctrl shift V = mail verplaatsen naar map enz enz). Voor wie het wil uitproberen heb een kleine instructie-mail-zonder-muis gemaakt voor mailverwerking zonder muis in Outlook. Zie voor nog veel meer sneltoetsen b.v. dit overzicht.

In dit artikel heb ik mij beperkt tot een aantal voorbeelden van interne processen van een organisatie. In latere posts zal ik nog meer voorbeelden geven van deze vorm van verspilling.

 

Met plezier gelezen? Abonneer je dan hieronder op Ad's Blog. Daarnaast ontvang je gelijk een pdf van de eerste twee delen van mijn handboek Personal Lean. Het eerste deel gaat over e-mailbeheer (Inbox Zero), het tweede over agendabeheer (Agenda in Balans).

Gelukt! Je krijgt gelijk de eerste twee hoofdstukken van het handboek toegestuurd.

Beoordeel deze tip:

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars nog geen beoordelingen
Loading...

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *