Administratieve verspilling 2 transport

Geen categorie

afbeelding-11Deze post beschrijft 1 van de 7 verspillingen. Een inleiding op dit thema is hier te vinden.

Beschrijving

Heen en weren is het transporteren van informatie, formulieren, spullen zonder dat er iets aan waarde wordt toegevoegd. Cruciaal is volgens deze beschrijving of er waarde wordt toegevoegd. Dat laatste wordt bepaald door onze “klant”. Een gemiddelde klant wil niet betalen voor het heen en weren van formulieren en spullen. Karikaturaal is het fenomeen van het formulier met de ruimte onderaan voor allerlei parafen dat eindeloos onderweg is terwijl een mens afhankelijk is van het volraken van alle vakjes. In situaties waar “echte” dingen worden gemaakt is transport een hardnekkige verspillingsvorm. Maar ook in situaties van onderwijs en zorg is voor de goede waarnemer heen en weren te traceren.

Verschijningsvormen en oorzaken

  1. Overproductie is een logische bron van transport. Als er teveel wordt gemaakt of gekocht dan moet het ergens naar toe. En uiteraard later weer teruggehaald. Een grote hoeveelheid kopieerpapier bestellen betekent dat de dozen door de leverancier ergens worden neergezet waar ze vermoedelijk in de weg staan. Vervolgens wordt met behulp van collectief corvée de spullen ergens in een hok gestapeld. Daarna halen we het papier per doos weer terug naar de plek waar het nodig is (printers, kopieerplek enz.). Remedie: uiterst slim omgaan met voorraden dat scheelt liquiditeit, ruimte, verlies en heen en weren dus.
  2. Onduidelijke bevoegdheden zijn een logische bron van heen en weren. Als je niet zeker weet of je een besluit mag nemen is de neiging groot om “voor te leggen” aan de baas, een collega of een expert. Die is natuurlijk vaak niet direct aanspreekbaar waarmee heen en weren ook nog wachttijd oplevert voor de uitvoerder. Maar uiteraard ook voor de degene die afhankelijk is van het besluit.
  3. Te veel tijd/mensen kom ik ook nogal eens tegen als bron van heen en weren. Het meest sprekende voorbeeld kwam ik tegen in een grote onderwijsorganisatie waar een jurist in dienst was genomen (eerst 1 dag, later 2, nog later 3 dagen per week) om eens goed naar de processen en formulieren/contracten te kijken. In geen-tijd was de zaak een slag ingewikkelder geworden, de processen trager en iedereen veel drukker dan voor de komst van deze functie. En uiteraard een boel meer geheen en weer. Een wonderlijk fenomeen dat in veel gedaantes optreedt. Zie ook de post over de Wet van Parkinson.
  4. Een onhandige werkplekorganisatie kan ook een bron van heen en weren zijn. Er zijn twee varianten. De eerste is veroorzaakt door onvoldoende of ondeugelijk “gereedschap”. Ook in de variant dat iemand (van de Arbo, van de facilitaire dienst) het nodig vindt dat iedereen regelmatig loopt (dus b.v. 1 centrale printer an het eind van de gang). De tweede wordt veroorzaakt door de professional zelf door niet goed na te denken over dat wat het meest en vaak nodig is (dicht bij zetten) en dat wat maar 1 x per maand nodig is (kan verder weg staan).

In dit artikel heb ik mij beperkt tot een aantal voorbeelden van interne processen van een organisatie. In latere posts zal ik nog meer voorbeelden geven van deze vorm van verspilling.

Met plezier gelezen? Abonneer je dan hieronder op Ad's Blog. Daarnaast ontvang je gelijk een pdf van de eerste twee delen van mijn handboek Personal Lean. Het eerste deel gaat over e-mailbeheer (Inbox Zero), het tweede over agendabeheer (Agenda in Balans).

Gelukt! Je krijgt gelijk de eerste twee hoofdstukken van het handboek toegestuurd.

Beoordeel deze tip:

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *