Administratieve verspilling 4 wachten

Collectieve Productiviteit

afbeelding-11Deze post beschrijft nr 4 van de 7 verspillingen. Een inleiding op dit thema is hier te vinden.

Beschrijving

Wachten als verspillingsbron  lijkt evident en een open deur. Maar bij wachten is de ellende dat goed waarnemen nog niet zo eenvoudig is. De mens die staat te wachten is uiteraard vrij goed waar te nemen. Het wordt al wat lastiger als spullen wachten. En nog moeilijker wordt het wanneer we gaan bekijken wat er allemaal aan het wachten is in mailboxen, postbakken, tassen, dozen, stapels enz. Deze vorm van verspilling is gerelateerd aan opslaan. Maar het echte wachten vindt plaats daar waar een proces tijdelijk stokt om allerlei heel praktische redenen. Er is derhalve een subtiel verschil tussen het archiveren van spullen waar geen actie meer aan vast zit (referentie-archief, dossier e.d.) en het wachten van iets waar een actie (als onderdeel van een proces) aan vast zit. We hebben het hier over de laatste vorm want dat is de verspilling.

Een concreet voorbeeld van een proces waar wachten in verborgen is heb ik beschreven in de blogpost Staple to order. Ik wil hier het verborgen wachten er expliciet uithalen. In het voorbeeld gaat het om een indiensttredingsformulier. Het feitelijke werk bestaat uit bijdragen van de volgende rollen:

  1. secretaresse: doet het formulier in het postvak van de personeelsadviseur (1 minuut);
  2. personeelsadviseur: haalt het op en gebruikt het formulier tijdens het gesprek en brengt het daarna weer terug naar de secretaresse (45 minuten);
  3. secretaresse: maakt er een kopie van en maakt bijkomende documenten (aanstellingsbrief en arbeidsovereenkomst) en brengt het naar de overkant (30 minuten);
  4. de bestuurssecretaresse: verplaatst het setje naar de Raad van bestuur (1 minuut);
  5. Raad van bestuur ondertekent (0,5 minuut);
  6. bestuurssecretaresse verplaatst het setje weer terug (1 minuut);
  7. secretaresse: haalt op en bergt op (5 minuten).

De totale tijd waar er met of aan het document wordt gewerkt is derhalve 1 uur 18,5 minuten. De feitelijke doorlooptijd van het proces is 7 x 24 uur = 168 uur. In dit geval is de wachttijd derhalve 168 minus 1 uur 18,5 minuut. In een verhouding uitgedrukt is de waardetoevoegende tijd 0.78 % van de procestijd. Dat kan uiteraard beter.

Waar te beginnen?

  • Kijk goed naar het bestaansrecht van het formulier. Is het zowiezo nodig. Als je helemaal vrij zou kunnen denken en organiseren hoe zou je dan doen (in dit geval de nieuwe medewerker in een scherm zelf zijn gegevens in laten voeren)?
  • Kijk vervolgens naar de vormgeving en de kwaliteit van het formulier (staat er niet veel te veel en dubbel op)?
  • Verminder het aantal functionarissen dat iets doet met het formulier doet (in dit geval kan bijvoorbeeld de personeelsadviseur zelf de brieven en de arbeidsovereenkomst uitdraaien als daar goede samenvoegsjablonen voor zijn en kan de bestuurssecretaresse er  tussen uit).
  • Zorg ervoor dat voor dergelijke veel en regelmatig voorkomende klussen er minstens iedere dag iemand aanwezig is die het proces voort kan zetten.
  • En tot slot: knok een robbertje met controllers/accountants en AOIC-mensen die overal functiescheiding willen.

Resultaat van dit al

De nieuwe medewerker heeft de dag na het gesprek de aanstellingsbrief en arbeidsovereenkomst op de mat. De gegevens kloppen want de medewerker heeft ze tenslotte zelf ingevoerd. Er ontstaat geen ‘werkvoorraad’ (lees achterstand).

Met plezier gelezen? Dan is abonneren op Ad's Blog misschien wel een goed idee. Ontvang een pdf ebook over de weekreview als dank direct in je inbox.

Beoordeel deze tip:

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars nog geen beoordelingen
Loading...

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *