60/40 procent regel voor managen van tijd

40 % van de werktijd die beschikbaar is wordt opgevuld door adhoc (je weet dat het komt maar je weet niet wanneer) + het minimale van de eigen functie zoals email verwerken, vergaderingen voor- en nabereiden. DEZE 40 % IS HARD. Als die niet beschikbaar is in de formele werktijd komt deze claim terecht aan de privé-kant en ga je noodzakelijkerwijs thuis email verwerken en stukken lezen, voorbereiden.

60 % van de werktijd kan worden gebruikt voor overleg, bila’s, klantbezoek, conferenties enz. Gebruik je meer dan 60 % dan komt de 40 % vast van hierboven (dus inclusief adhoc) in de verdrukking en ga je er dus thuis-tijd in stoppen.

Alles hangt dus af van de totale 100% tijd hoe dit uitpakt:
Een 36 urige werkweek leidt tot: 21,6 uur vrij planbaar + 14,4 uur voor de harde 40 %
Een 40 urige werkweek leidt tot: 24 uur vrij planbaar + 16 uur voor de harde 40 %
Een 50 urige werkweek leidt tot: 30 uur vrij planbaar + 20 uur voor de harde 40 %
Een 60 urige werkweek leidt tot: 36 uur vrij planbaar + 24 uur voor de harde 40 %

Wat leert dit ons: Kijk naar hoeveel tijd je besteedt aan de 60 % kant. Je weet dan hoeveel tijd je HARD MOET RESERVEREN/BESTEDEN aan de 40 % kant. Er is geen ontkomen aan (en als je eerlijk bent is dat ook makkelijk te zien).

P.S. Uiteraard heb ik er geen oordeel over. De wetmatigheid blijft gelden bij elke omvang werkweek. 

Nagekomen:

Les McKeown benoemt hetzelfde percentage in een artikel voor INC.

Citaat:

“Balance hard and soft landscape in your schedule. Hard landscape items (scheduled meetings, calls and other time-specific events) are to leadership what systems and processes are in organizations. They are necessary to ensure the delivery of consistent quality in the face of complexity–but death to creativity, flexibility and innovation when overdone.

In my observation, once your calendar has more than 60 percent of its time blocked out for hard landscape activities, your ability to lead strategically begins to erode. By the time calls, meetings and other scheduled activities hit 80 percent of your reasonably available time, the chances of you leading at all are close to zero–you have effectively become a manager.

Review your calendar for the next two weeks: What can you drop, defer or delegate to make time for “soft” activities, like a strategic review of the next (or last) quarter, or an impromptu discussion with a key colleague–or a visit to a key customer?”

Met plezier gelezen? Schrijf je in en krijg iedere vrijdag om 10 uur een update van nieuwe artikelen Ontvang als dank direct de handleiding weekreview (pdf ebook).

PS: Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.

Beoordeel deze tip:

2 beoordelingen

Laden...