In dit (lange) artikel beschrijf ik het Eisenhowerschema. Dit concept wordt toegeschreven aan de Amerikaanse president Eisenhower die het voor zichzelf gebruikte en er zijn medewerkers mee opvoedde. Het concept is vooral beroemd geworden door Covey. In mijn jarenlange ervaring met dit concept heb ik er mijn eigen betekenissen en begrippen aan toegevoegd. Wie meer [...]
Procesdenken in de 24-uurs zorg: kan dat?
Voorbeeld Value Stream Mapping
Deze week had ik een interessant gesprek met een directeur van een aantal voorzieningen voor volwassen verstandelijk gehandicaptenzorg. De zoektocht was of het mogelijk is om in situaties van verblijf (dus 24-uurs zorg en begeleiding) te leren denken in processen. Deze vraag geldt uiteraard ook in andere situaties die hier op lijken (jeugdzorg, pleegzorg, intramurale GGZ enz.).
Processen en tijd
In mijn optiek is het karakteristiek van een proces dat het een sequentie is van gebeurtenissen/acties die zich afspelen in de tijd. Bij de bakker is dat makkelijk te zien. Je kijkt naar wat hij doet en in welke volgorde en je ziet daarmee het proces. Hoe beter je kijkt, hoe meer je ziet. Bij die situaties waarin een mens de vertegenwoordiger/gebruiker is van een proces is dat al weer een stuk moeilijker. Ik ga naar het ziekenhuis. Ik (en mijn zorgpas) maken een proces door van aan elkaar geschakelde acties die uiteindelijk op moet leveren dat ik weer gezond ben. In de situatie van bijvoorbeeld een volwassenen verstandelijk gehandicapte die in een instelling verblijft is dat helemaal moeilijk te zien. Globaal gezien is het vaak gewoon leven: opstaan, ontbijten, naar de dagactiviteit gaan, enz.. Hoe kun je dat nu toch leren zien als een proces?
Ritmes
Ik denk dat de voorlopig beste optie is om je als procesdenker in te leven in het dag-, week-, jaarritme van de ‘bewoner’ (zoals die vaak wordt genoemd). Dat inleven zou kunnen bestaan uit bijvoorbeeld deze werkvormen:
- ‘A day in the life of…’ Dit is een geschreven, getekend, gefotografeerd, gefilmd verslag van een dag uit het leven van..
- Een dag meelopen met de ‘bewoner’ en heel precies vastleggen (meten) wat er gebeurd op welk moment en wie hij/zij daarbij ontmoet in welke functie.
- Een Value Stream Map(waardestroomtekening) maken van een dag. Je kunt dat doen door eerst op een groot lang vel papier zwembanen te tekenen (zie plaatje). Iedere zwembaan staat voor een functie in de context van de bewoner. Door middel van plakkertjessymbolen kun je met een club het dagritme van de bewoner weergeven op dit papier. Hij/zij gaat van de ene naar de andere zwembaan en doet daar iets of ondergaat iets. Vervolgens kun je van ieder zo zichtbaar geworden processtap met elkaar beoordelen of het, voor de ‘bewoner’ een situatie van waardetoevoeging is of niet. VA staat dan voor Value Adding, BNVA staat voor Business Non Value Adding en NVA staat voor niet waarde toevoegend. VA krijgt een gele sticker, BNVA een gele en NVA een rode (zie deze blogpost voor een nader uitleg van dit principe).
Leren zien
Dit soort activiteiten kunnen ervoor zorgen dat we steeds beter leren zien wat het proces is. In de situaties waar mensen dragers zijn van een proces zijn er mijn ervaring twee zaken van belang. De eerste is je bewust te zijn van het standaard proces. Dit standaard proces is bewust vormgegeven op basis van de eigen missie, kernwaarden en visie. De tweede zaak van belang, is het gegeven dat mensen altijd zorgen voor variëteit en dat dit nu juist een karakteristiek is van mensenwerk en er dus ook mág zijn. Het is alleen de kunst om met elkaar te blijven zien wat mogelijk is met de beschikbare capaciteit in relatie tot de opgetelde dagritmes van de betreffende leef/woongroep. Een strikt organisatorisch onderscheid tussen wonen en dagactiviteiten bemoeilijkt het leren zien van het proces aanzienlijk en maakt een meebewegende inzet van capaciteit vele malen complexer.
Wat levert het op?
De hierboven beschreven insteek is een lerende insteek. Het levert ontwikkeling van het inlevend waarnemen op. Vervolgens volgen uit deze waarnemingen beelden, inzichten, oordelen die leiden tot voorstellen voor veranderingen/verbeteringen die maken dat het BNVA deel verminderd wordt en er meer ruimte ontstaat voor VA-werk. Dat is een inspirerender manier van werken dan steeds technocratisch kaasschaven in deze zorgwereld waar er tenslotte altijd sprake is van schaarste van middelen.
Wie heeft er nog andere ervaring? tips? trucs?
Meer waarde toevoegen dus meer verdienen
Op 5 februari verscheen er een artikel van Jacco van der Pol op Lifehacking dat een mooi inzicht en leuke ideeën geeft voor P&O-ers. De titel van het artikel is ‘Horizontaal carriëre maken’. Ik vind het een relevant en fris betoog. Hieronder de integrale tekst en de link.
‘Onlangs schreef ik het artikel ‘De waarde van [...]
Einde jaar routine (6 tips)
Dit jaar heb ik geëxperimenteerd met een nieuwe vorm van het afsluiten van het jaar. Mijn inspiratie heb ik gehaald uit een, in de vorm van een podcast gepubliceerd, interview van Kelly Forrester met David Allen (GTDConnect). Ik parafraseer hier de inhoud van dit gesprek in 6 tips in de mix met mijn ervaringen.
Tip 1. [...]
Hoe snel typt u? (hier een kleine test voor blindtypen/sneltypen)
in het verlengde van de mailtips kreeg ik een reactie van Sandy:
“tav punt 8 (leer blind typen) kwam ik een voorbeeld tegen die 40 dagen per jaar bespaarde op http://www.ticken.nl/Typecursus/Over-blind-typen-leren.html:
“stel dat je vier uur per werkdag bezig bent met typen. Dat is ongeveer 20 uur typen per werkweek, 90 uur per maand en 920 uur [...]
23 mailtips van Taco
Van de lifehackingsite speciaal voor iedereen 23 mailtips van mijn GTD collega Taco Oosterkamp van Meereffect. Meer tips voor GTD kun je naast de blogposts op deze site, ook vinden op zijn website of gratis toegezonden krijgen als je je abonneert op zijn nieuwsbrief. Geniet van de eigen stijl van Taco en let vooral op [...]
Tickler File (Kietel-archief)
De meeste kantoorwerkers hebben een ladenblok met daarin een stoffige rij nauwelijks in gebruik zijnde mappen. Dat kan beter! Dus hierbij een beschrijving van wederom een degelijk stuk gereedschap uit de schatkist van slim werken. De tickler file is in de basis niets anders dan een papieren piepsysteem (’kietel’ in de letterlijke vertaling). In de [...]
De omweg is de kortste weg (de omgekeerde tijd)
In de blogpost Tijd: die wonderlijke vriend…. maakte ik een rij van vier soorten omgang met tijd. Dat onderwerp blijft razend boeiend omdat tijd een fenomeen is dat ons allen ‘boeit’ en ‘bindt’. Daarnaast is het ook de basis van Timemanagement dat weer de voorloper is van GTD. Gisteren werd ik attent gemaakt op een [...]
ABC XYZ Analyse (Hoe vaak en hoe regelmatig?)
Deze week werk ik aan een opdracht bij een financiële dienstverlener om aldaar de basisprocessen in kaart te brengen. Ik doe dat nu eens niet door de gang van het proces te tekenen met de medewerkers die de processen uitvoeren (VSM= value stream mapping) maar met de ABC en XYZ analyse. Vandaag dus wederom een [...]
Staple to order (niet jezelf vast aan het formulier)
‘Staple to order’ oftewel jezelf vastnieten aan een formulier is een van de instrumenten uit de lean gereedschapskist. Ik gebruik de techniek om de horizontale weg in de ruimte en tijd zichtbaar te maken van een proces dat verbonden is met een formulier. En dat is vaak heel boeiend! Om deze methodiek beleefbaar te maken [...]
Mijn agenda is een lijst!
Als ik er goed over nadenk is het opvallend hoe goed ik heb leren vertrouwen op mijn agenda. Ik weet niet wat ik volgende week donderdagmiddag moet doen en toch voel ik mij er heel rustig onder. Al mijn afspraken staan namelijk in een betrouwbare lijst met dagen en uren die ik altijd bij me [...]
Tijd: die wonderlijke vriend…
Op de blog lifehacking.nl staat een vers artikel van Jasper Jobse over tijd. Toen ik dit las kwam bij me boven dat ik een keer aan tafel heb gezeten met een werelddeel-directeur van Unilever (80 fabrieken in alle landen van Europa). Ik heb hem toen gevraagd hoe hij met zijn tijd om ging om met [...]
RSS abonnement?
Email abonnement?
Volg mij op Twitter: 
Ad van der Hulst